Der er ingen fast pris for et digitalt produktpas. Forordningen foreskriver, hvad der skal være i et pas, og hvordan det skal være tilgængeligt, men den nævner ingen takst. Det beløb, du i sidste ende betaler, er resultatet af dine valg: hvor mange produktgrupper det drejer sig om, hvordan dine data allerede er organiseret, og om du selv opbygger det eller får det ordnet.
De vigtigste omkostningsposter er derfor ikke lovfæstede, men de kan dog let spores. De falder groft set i tre dele: samlingen af data, den tekniske opsætning og hosting af passet, og den fysiske QR-datadrager på selve produktet. Hvis nogen ser på disse tre komponenter hver for sig, ser man hurtigt, hvor der er mest arbejde i sit eget firma.
Hvor beløbet kommer fra
Fordi forordningen ikke foreskriver en pris, bestemmes beløbet på markedet: softwareleverandører, serviceselskaber, der samler pas sammen, og trykkeri eller etikettilbydere for datadrageren bestemmer sammen, hvad et pas koster i praksis. Det forklarer også, hvorfor to virksomheder med sammenlignelige produkter kan få helt forskellige tilbud. En virksomhed med data pænt organiseret i ét system betaler normalt mindre arbejde for at organisere informationen end en virksomhed, hvor de samme data er spredt over flere regneark og e-mails.
Hvad prisen afhænger af
Det antal produktgrupper, du er aktiv i, er normalt den første faktor. En installatørvirksomhed, der leverer både varmeudstyr og elektriske komponenter, står over for flere paspaspligter, som hver har deres eget datasæt. Hvis du ikke er helt sikker på, hvilke produktgrupper dit sortiment falder ind under, kan du få det undersøgt i et par spørgsmål før der anmodes om tilbud.
En anden faktor er tilstanden af dine kildedata: er specifikationer, materialer og oprindelse allerede struktureret i et ERP- eller PIM-system, eller skal det stadig indsamles og kontrolleres? Dette vedrører også den samtale, du før eller siden fører med din softwareleverandør, da vedkommende bestemmer, om data kan leveres automatisk eller skal indtastes manuelt.
En tredje faktor er varigheden og måden at hoste på. Forordningen kræver, at et pas forbliver tilgængeligt i en længere periode, efter at et produkt er bragt på markedet. Det betyder, at omkostningerne ikke stopper, når passet er etableret, men fortsætter, så længe det skal være tilgængeligt, inklusiv vedligeholdelse af linket bag QR-koden.
Endelig tæller datadrageren selv med: at anbringe en QR-kode på emballage, etiket eller produkt er en fysisk produktionsproces med egne omkostninger til materiale, tryk og integration i eksisterende produktionslinjer.
Engangsomkostninger og løbende omkostninger
Det er nyttigt at skelne på forhånd mellem, hvad der er engangs, og hvad der bliver ved med at komme tilbage. Samlingen af den første version af et pas, opsætningen af en skabelon pr. produktgruppe og trykket af datadragere er overvejende engangsomkostninger pr. produktlinje. Opdatering af data ved ændringer i sortimentet, overvågning af ændringer i lovgivningen og vedligeholdelse af hostingen er omkostninger, der løber over hele forpligtelsesperioden. Virksomheder, der på forhånd har klaret dette skel, undgår at blive overrasket senere af omkostninger, de oprindeligt havde anslået som engangsomkostninger.
Selv bygge eller outsource
Valget mellem selv at etablere et system og at overleve dette til en part, der samler pas sammen og hoster, er for mange små og mellemstore virksomheder kernen i omkostningsvejledningen. At bygge selv kræver investering i viden, software og kapacitet til ledelse, som skal vedligeholdes i årevis efter den første opsætning. Outsourcing flytter denne byrde til et fast, overskueligt bidrag. Hvordan sådan et samarbejde ser ud i praksis, og hvilke data der er nødvendige til det, er beskrevet på siden, der forklarer, hvor informationen i et pas kommer fra. Et konkret overblik over takster pr. situation finder du på siden med priser.
Uanset hvilken vej du overvejer, er det fornuftigt først at have klarhed over, hvilke produktgrupper dit firma tilhører, og hvad forordningen præcis kræver for dem. Mere baggrund om selve forpligtigelserne, uafhængigt af omkostningerne, kan du læse på videnbanken med forklaring pr. emne. For din egen situation og for spørgsmål om, hvordan en tilsynsmyndighed håndterer dette, er en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed det rette kontaktpunkt.
Vil du først vide, hvor du står med dit eget sortiment, før du begynder at sammenligne omkostninger? Tag den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i videnbanken; begge giver inden for en halv time et konkret billede uden at du skal binde dig til noget med det samme.