Πώς δίνω σε κάθε προϊόν έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Κάθε προϊόν λαμβάνει έναν δικό του, μοναδικό κωδικό αναγνώρισης

Το Άρθρο 12 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) προβλέπει ότι ένα προϊόν που εμπίπτει στο ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, πρέπει να προνοείται με έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης. Ο κωδικός αυτός είναι το κλειδί με το οποίο βρίσκεται το διαβατήριο εκείνου του συγκεκριμένου προϊόντος (ή εκείνης της συγκεκριμένης σειράς προϊόντων, ανάλογα με το πώς έχει δημιουργηθεί το διαβατήριο). Για μια εταιρεία με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό σημαίνει στην πράξη ότι θα πρέπει να δημιουργηθεί ένας μηχανισμός με τον οποίο κάθε προϊόν, κάθε παραλλαγή και κάθε εκδοχή λαμβάνει έναν δικό της κωδικό — και αυτός ο κωδικός δεν αποδίδεται κατά λάθος και σε κάποιο άλλο προϊόν. Όποιος εργάζεται ήδη με κωδικούς GS1, αριθμούς άρθρων ή σειριακούς αριθμούς, έχει συχνά ήδη τη βάση για αυτό· όποιος δεν το κάνει, πρέπει να δημιουργήσει μια νέα δομή που εφαρμόζεται συνεπώς, ακόμη και για μελλοντικές παραλλαγές προϊόντων.

Ο κωδικός πρέπει να συνδέει το προϊόν και το διαβατήριό του στη πράξη

Δεν πρόκειται για έναν αριθμό σε χαρτί, αλλά για έναν κωδικό που λειτουργεί λειτουργικά: σάρωση ή ανάγνωση του κωδικού, και το αντίστοιχο διαβατήριο εμφανίζεται. Το Άρθρο 11 του ESPR περιγράφει τις τεχνικές απαιτήσεις για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος στο σύνολό του, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο το διαβατήριο, ο φορέας και ο κωδικός αναγνώρισης συνδέονται μεταξύ τους. Για μια εταιρεία, αυτό σημαίνει ότι ο κωδικός αναγνώρισης δεν πρέπει να είναι ξεχωριστός από τον κωδικό QR ή άλλο φορέα δεδομένων στο προϊόν — οι δύο πρέπει να αποτελούν ένα λειτουργικό σύνολο. Όποιος αναρωτιέται πώς φαίνεται αυτή η σύνδεση στην πράξη, θα βρει περισσότερο υπόβαθρο στο Τι είναι το GS1 Digital Link και το χρειάζομαι για το διαβατήριο προϊόντος;, ένας μηχανισμός που πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ήδη για να συνδυάσουν κωδικούς άρθρων και δομές συνδέσμων.

Ο κωδικός πρέπει να παραμείνει μοναδικός, ακόμη και μετά την πώληση, την επισκευή ή την επαναπώληση

Ένας κωδικός αναγνώρισης που είναι μοναδικός σήμερα πρέπει να παραμείνει έτσι καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής του προϊόντος — ακόμη και αν το προϊόν αλλάζει ιδιοκτήτη, επισκευάζεται ή γίνεται μέρος ενός μεγαλύτερου σύνθετου προϊόντος. Για εταιρείες με πολλαπλές γραμμές προϊόντων ή με προϊόντα που αποτελούνται από εξαρτήματα διαφορετικής προέλευσης, αυτό είναι ένα σημείο όπου απαιτείται προσοχή: ένας κωδικός που χρησιμοποιείται εσωτερικά για εσωτερική διαχείριση (για παράδειγμα ένας αριθμός παρτίδας που εκδίδεται ξανά μετά την παρέλευση του χρόνου) δεν είναι κατάλληλος ως βάση για τον μοναδικό κωδικό αναγνώρισης του διαβατηρίου. Για προϊόντα που αποτελούνται από πολλαπλά εξαρτήματα που το καθένα χρειάζεται το δικό του διαβατήριο, τίθεται το ερώτημα πώς σχετίζονται αυτοί οι κωδικοί μεταξύ τους· αυτό θα αναλυθεί περαιτέρω στο Λαμβάνει κάθε εξάρτημα το δικό του διαβατήριο ή το προϊόν ως σύνολο;.

Ο κωδικός πρέπει να συμμορφώνεται με το μητρώο και με τον φορέα δεδομένων στο προϊόν

Ο κωδικός αναγνώρισης δεν λειτουργεί από μόνος του: πρέπει να είναι αναγνωρίσιμος στο ίδιο το διαβατήριο, ανιχνεύσιμος μέσω του φορέα δεδομένων στο προϊόν, και συνεπής με ό,τι ενδεχομένως καταχωρείται στο Ευρωπαϊκό μητρώο. Για μια εταιρεία, αυτό σημαίνει ότι η επιλογή ενός συστήματος αναγνώρισης δεν είναι μόνο ένα ζήτημα πληροφορικής, αλλά και ένα ζήτημα καταχώρισης. Περισσότερα σχετικά με ό,τι πρέπει να καταχωρηθεί υπάρχουν στο Τι είναι το μητρώο ψηφιακών διαβατηρίων προϊόντων και τι πρέπει να τοποθετήσω εκεί;. Η φυσική πτυχή — πώς αυτός ο κωδικός καταλήγει στο προϊόν μέσω του φορέα δεδομένων QR — αναλύεται στο Πώς τοποθετείται ο κωδικός QR για το διαβατήριο προϊόντος στα προϊόντα μου;.

Όπου τα πράγματα πάνε στραβά στην πράξη

Μια κοινή κατάσταση είναι ότι μια εταιρεία χρησιμοποιεί τον υπάρχοντα εσωτερικό της αριθμό άρθρου ένα προς ένα ως μοναδικό κωδικό αναγνώρισης, χωρίς να ελέγχει αν αυτός ο αριθμός έχει ποτέ χρησιμοποιηθεί ξανά για ένα διαφορετικό προϊόν. Τα εσωτερικά συστήματα αρίθμησης συχνά δεν έχουν σχεδιαστεί με στόχο τη μόνιμη μοναδικότητα κατά τη διάρκεια των ετών, και αυτό γίνεται ορατό μόνο όταν το διαβατήριο έχει ήδη συνδεθεί.

Μια δεύτερη κατάσταση προκύπτει με παραλλαγές προϊόντων: η ίδια βασική έκδοση με μια μικρή τροποποίηση (διαφορετικό χρώμα, διαφορετική ισχύς, διαφορετικό μέγεθος) μερικές φορές δεν λαμβάνει τον δικό της κωδικό, με αποτέλεσμα το διαβατήριο της μιας παραλλαγής να εμφανίζει κατά λάθος το διαβατήριο της άλλης παραλλαγής.

Μια τρίτη κατάσταση παρουσιάζεται σε επιχειρήσεις που παράγουν υπό άδεια ή μέσω πολλαπλών εγκαταστάσεων παραγωγής: εάν κάθε τοποθεσία χρησιμοποιεί τη δική της συστηματική αρίθμησης χωρίς κεντρική συντονισμό, προκύπτουν διπλά κωδικοί μεταξύ τοποθεσιών, ακόμη και αν κάθε τοποθεσία φαινόταν να λειτουργεί συνεπής για τον εαυτό της.

Μια τέταρτη κατάσταση είναι ότι ο κωδικός αναγνώρισης υπάρχει, αλλά δεν συμφωνεί με τον φορέα δεδομένων που τοποθετείται πράγματι στο προϊόν — για παράδειγμα επειδή ο κωδικός QR έχει διαφορετική μορφή ή διαφορετικό σύνδεσμο από τον κωδικό που χρησιμοποιείται στα υποκείμενα συστήματα. Μια επιχείρηση συνήθως το ανακαλύπτει μόνο όταν ένας πελάτης ή αρχή εποπτείας σάρωσης τον κωδικό και το διαβατήριο δεν ταιριάζει.

Μια πέμπτη κατάσταση προκύπτει σε επιχειρήσεις που συνδέουν τις πληροφορίες προϊόντος τους με ένα εξωτερικό σύστημα ERP ή απογραφής: όταν αυτό το σύστημα δημιουργεί αυτόματα νέους αριθμούς άρθρων κατά τις προσαρμογές αποθέματος, η σύνδεση με τον αρχικό κωδικό αναγνώρισης του διαβατηρίου μπορεί να χαθεί. Ο τρόπος με τον οποίο αυτή η σύνδεση γίνεται σταθερή περιγράφεται στο Μπορώ να συνδέσω το διαβατήριο προϊόντος με το σύστημα ERP ή αποθήκης μου;.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

• Μια επισκόπηση της επιλεγμένης συστηματικής αναγνώρισης: ποια μορφή αριθμών, ποιο μήκος, ποια δομή (για παράδειγμα με βάση το GS1 ή μια ίδια δομή), και γιατί επιλέχθηκε αυτή η συστηματική.
• Ένα εσωτερικό μητρώο ή πίνακας στον οποίο κάθε εκδοθεί κωδικός αναγνώρισης συνδέεται με το συγκεκριμένο προϊόν, την παραλλαγή του προϊόντος και την τοποθεσία παραγωγής, έτσι ώστε η διπλή ανάθεση να είναι ιχνηλάσιμη.
• Μια τεκμηριωμένη διαδικασία για την έκδοση νέων κωδικών για νέα προϊόντα ή παραλλαγές, συμπεριλαμβανομένου του ποιος εντός της επιχείρησης είναι υπεύθυνος για την εκδοθείσα.
• Ένα στάδιο ελέγχου στο οποίο καταγράφεται ότι ο κωδικός αναγνώρισης στο διαβατήριο, ο κωδικός στον φορέα δεδομένων και ο κωδικός σε τυχόν εσωτερικά συστήματα πράγματι συμφωνούν, πριν ένα προϊόν φύγει από τις εγκαταστάσεις.
• Συμφωνίες σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης των κωδικών κατά την επισκευή, την επαναπώληση ή τα σύνθετα προϊόντα, ιδίως όταν πολλαπλά διαβατήρια συνδέονται το ένα με το άλλο — δείτε επίσης Μπορώ να συνδέσω πολλαπλά διαβατήρια προϊόντων μεταξύ τους;.
• Τεκμηρίωση των συμφωνιών με τυχόν προμηθευτές λογισμικού ή εταίρους ERP σχετικά με τη διατήρηση του ίδιου κωδικού αναγνώρισης κατά τη διάρκεια ολόκληρης της διάρκειας ζωής του προϊόντος.