Hvordan giver jeg hvert produkt en unik identifikationskode?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Hvert produkt får sin egen, unikke identifikationskode

Artikel 12 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) foreskriver, at et produkt, der falder under det digitale produktpas, skal forsynes med en unik identifikationskode. Denne kode er nøglen til, at passet på det specifikke produkt (eller den specifikke produktserie, afhængig af hvordan passet er opsat) kan findes. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det i praksis, at der skal etableres en systematik, hvorefter hvert produkt, hver variant og hver udførelse får sin egen kode — og at denne kode ikke ved en fejltagelse også tildeles et andet produkt. Virksomheder, der allerede arbejder med GS1-koder, artikelnumre eller serienumre, har ofte allerede grundlaget hertil; virksomheder, der ikke gør det, skal etablere en ny struktur, der anvendes konsekvent, også ved fremtidige produktvarianter.

Koden skal produktet og dets pas faktisk forbinde med hinanden

Det drejer sig ikke om et nummer på papir, men om en kode, der fungerer funktionelt: scan eller læs koden, og det tilhørende pas vises. Artikel 11 i ESPR beskriver de tekniske krav til det digitale produktpas som helhed, herunder måden, hvorpå passet, bærer og identifikationskode tilslutter hinanden. For en virksomhed betyder det, at identifikationskoden ikke må være uafhængig af QR-koden eller anden datakilde på produktet — de to skal sammen udgøre et virkende hele. Virksomheder, der spørger sig selv, hvordan denne forbindelse ser ud i praksis, finder flere baggrunde ved Hvad er GS1 Digital Link, og har jeg brug for det til produktpasset?, en systematik, som mange virksomheder allerede bruger til at kombinere artikelkoder og linkstrukturer.

Koden skal forblive unik gennem hele produktets levetid, også efter salg, reparation eller videresalg

En identifikationskode, der i dag er unik, skal forblive det gennem hele produktets levetid — også når produktet skifter ejer, bliver repareret eller bliver en del af et større sammensat produkt. For virksomheder med flere produktlinjer eller med produkter, der består af dele fra forskellige kilder, er dette et punkt, hvor der kræves omhu: en kode, der internt genbruges til intern administration (for eksempel et partinummer, der efter nogen tid genudstedes), er ikke egnet som grundlag for produktets unikke identifikationskode til passet. Ved produkter, der består af flere dele, der hver især har behov for sit eget pas, opstår spørgsmål om, hvordan disse koder forholder sig til hinanden; dette udforskes videre ved Får hver komponent sit eget pas, eller får produktet som helhed et?.

Koden skal tilslutte sig registret og datakilden på produktet

Identifikationskoden fungerer ikke isoleret: den skal kunne genkendes i selve passet, være påviseligt gennem datakilden på produktet, og være konsistent med det, der eventuelt optages i det europæiske register. For en virksomhed betyder det, at valget af et identifikationssystem ikke alene er et IT-spørgsmål, men også et registreringsspørgsmål. Mere om hvad der skal registreres heri står ved Hvad er registret over digitale produktpasporter, og hvad skal jeg lægge i det?. Den fysiske side — hvordan denne kode kommer på produktet via QR-databæreren — behandles ved Hvordan kommer QR-koden for produktpasset på mine produkter?.

Hvor det går galt i praksis

En hyppig situation er, at en virksomhed bruger sit eksisterende interne artikelnummer direkte som unik identifikationskode uden at kontrollere, om dette nummer nogensinde er blevet genbrugt til et andet produkt. Interne nummersystemer er ofte ikke designet med henblik på permanent enestillethed over år, og det bliver først synligt, når passet allerede er tilsluttet.

En anden situation opstår ved produktvarianter: samme basisudførelse med en lille ændring (anden farve, anden kapacitet, anden størrelse) får sommetider ingen egen kode, med det resultat, at passet på den ene variant ved en fejltagelse viser passet på den anden variant.

En tredje situation opstår hos virksomheder, der producerer under licens eller via flere produktionslokationer: hvis hver lokation anvender sit eget nummeringssystem uden central koordinering, opstår der dobbelte koder mellem lokationer, selvom hver lokation tilsyneladende arbejdede konsistent for sig selv.

En fjerde situation er, at identifikationskoden ganske vist eksisterer, men ikke svarer til den datadrager, der faktisk påføres produktet — for eksempel fordi QR-koden har et andet format eller et andet link end den kode, der bruges i de bagvedliggende systemer. En virksomhed opdager ofte dette først, når en kunde eller tilsynsmyndighed rent faktisk scanner koden, og pasportet ikke stemmer overens.

En femte situation opstår hos virksomheder, der knytter deres produktinformationer til et eksternt ERP- eller lagersystem: når det system automatisk genererer nye artikelnumre ved lagerreguleringer, kan forbindelsen til pasportets oprindelige identifikationskode gå tabt. Hvordan den forbindelse bliver stabil indrettet, er beskrevet ved Kan jeg koppple produktpasset til mit ERP- eller lagersystem?.

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik over det valgte identifikationssystem: hvilket talformat, hvilken længde, hvilken opbygning (for eksempel baseret på GS1 eller en egen struktur), og hvorfor der blev valgt dette system.
• Et internt register eller tabel, hvori hver udstedt identifikationskode knyttes til det specifikke produkt, produktvarianten og produktionslokationen, så dobbelt tildeling kan spores.
• En fastsat procedure for udstedelse af nye koder til nye produkter eller varianter, herunder hvem inden for virksomheden, der er ansvarlig for denne udstedelse.
• Et kontroltrin, hvori det fastlægges, at identifikationskoden i pasportet, koden på datadragers og koden i eventuelle interne systemer faktisk stemmer overens, før et produkt forlader virksomheden.
• Aftaler om, hvordan koder håndteres ved reparation, videresalg eller sammensatte produkter, især når flere pasporter knyttes til hinanden — se også Kan jeg koppple flere produktpasporter til hinanden?.
• Dokumentation af aftaler med eventuelle softwareleverandører eller ERP-leverandører om at bevare den samme identifikationskode gennem hele produktets levetid.