Wie gebe ich jedem Produkt eine eindeutige Identifikationsnummer?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Jedes Produkt erhält einen eigenen, eindeutigen Identifikationscode

Artikel 12 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt vor, dass ein Produkt, das unter das digitale Produktpass fällt, mit einem eindeutigen Identifikationscode versehen wird. Dieser Code ist der Schlüssel, mit dem das Passs dieses spezifischen Produkts (oder dieser spezifischen Produktserie, je nachdem, wie das Pasport aufgebaut ist) gefunden wird. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in der Praxis, dass ein System eingeführt werden muss, mit dem jedes Produkt, jede Variante und jede Ausführung einen eigenen Code erhält — und dass dieser Code nicht versehentlich auch einem anderen Produkt zugeordnet wird. Wer bereits mit GS1-Codes, Artikelnummern oder Seriennummern arbeitet, hat dafür oft bereits die Grundlagen vorhanden; wer das nicht tut, muss eine neue Struktur einrichten, die konsequent angewendet wird, auch bei zukünftigen Produktvarianten.

Der Code muss das Produkt und sein Pasport faktisch miteinander verbinden

Es geht nicht um eine Nummer auf dem Papier, sondern um einen Code, der funktional wirkt: Scannen oder lesen Sie den Code, und das entsprechende Pasport erscheint. Artikel 11 der ESPR beschreibt die technischen Anforderungen an das digitale Produktpass insgesamt, einschließlich der Art und Weise, wie Pasport, Datenträger und Identifikationscode zusammenpassen. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass der Identifikationscode nicht unabhängig vom QR-Code oder einem anderen Datenträger auf dem Produkt sein darf — die beiden müssen zusammen ein funktionierendes Ganzes bilden. Wer sich fragt, wie diese Verknüpfung in der Praxis aussieht, findet weitere Hintergrundinformationen bei Was ist GS1 Digital Link und benötige ich das für das Produktpass?, ein System, das viele Unternehmen bereits nutzen, um Artikelcodes und Linkstrukturen zu kombinieren.

Der Code muss eindeutig bleiben, auch nach Verkauf, Reparatur oder Weiterverkauf

Ein Identifikationscode, der heute eindeutig ist, muss dies über die gesamte Lebensdauer des Produkts bleiben — auch wenn das Produkt den Besitzer wechselt, repariert wird oder Teil eines größeren zusammengesetzten Produkts wird. Für Unternehmen mit mehreren Produktlinien oder mit Produkten, die aus Teilen verschiedener Herkunft bestehen, ist dies ein Punkt, bei dem Sorgfalt erforderlich ist: Ein Code, der intern für die interne Verwaltung wiederverwendet wird (beispielsweise eine Chargennummer, die nach einer gewissen Zeit neu vergeben wird), ist nicht als Grundlage für den eindeutigen Identifikationscode des Pasports geeignet. Bei Produkten, die aus mehreren Teilen bestehen, die jeweils ein eigenes Pasport benötigen, stellt sich die Frage, wie sich diese Codes zueinander verhalten; dies wird weiter ausgearbeitet bei Erhält jedes Einzelteil einen eigenen Pass oder das Produkt als Ganzes?.

Der Code muss mit dem Register und dem Datenträger auf dem Produkt abgestimmt sein

Der Identifikationscode funktioniert nicht von selbst: Er muss im Pasport selbst erkennbar sein, über den Datenträger auf dem Produkt auffindbar sein und konsistent mit dem sein, was möglicherweise im Europäischen Register eingetragen wird. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass die Wahl eines Identifikationssystems nicht nur eine IT-Frage ist, sondern auch eine Registrierungsfrage. Mehr über das, was darin festgehalten werden muss, steht bei Was ist das Register für digitale Produktpässe und was muss ich darin eintragen?. Die physische Seite — wie dieser Code über den QR-Datenträger auf das Produkt kommt — wird bei behandelt Wie kommt der QR-Code für das Produktpass auf meine Produkte?.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine häufige Situation ist, dass ein Unternehmen seine bestehende interne Artikelnummer eins zu eins als eindeutigen Identifikationscode verwendet, ohne zu überprüfen, ob diese Nummer bereits für ein anderes Produkt wiederverwendet wurde. Interne Nummerierungssysteme sind oft nicht mit Blick auf dauerhafte Eindeutigkeit über Jahre hinweg konzipiert, und dies wird erst deutlich, wenn das Pasport bereits verknüpft ist.

Eine zweite Situation entsteht bei Produktvarianten: Die gleiche Basisausführung mit einer kleinen Änderung (andere Farbe, andere Leistung, andere Größe) erhält manchmal keinen eigenen Code, mit dem Ergebnis, dass das Pasport einer Variante versehentlich das Pasport der anderen Variante anzeigt.

Eine dritte Situation ergibt sich bei Unternehmen, die unter Lizenz produzieren oder über mehrere Produktionsstandorte arbeiten: Wenn jeder Standort sein eigenes Nummernschema ohne zentrale Abstimmung verwendet, entstehen doppelte Codes zwischen den Standorten, obwohl jeder Standort für sich selbst konsistent zu arbeiten schien.

Eine vierte Situation liegt vor, wenn der Identifikationscode zwar existiert, aber nicht mit dem Datenträger übereinstimmt, der tatsächlich auf dem Produkt angebracht ist — beispielsweise weil der QR-Code ein anderes Format oder einen anderen Link hat als der Code, der in den zugrundeliegenden Systemen verwendet wird. Ein Unternehmen bemerkt das oft erst, wenn ein Kunde oder eine Behörde den Code tatsächlich scannt und das Paspoort nicht übereinstimmt.

Eine fünfte Situation tritt bei Unternehmen auf, die ihre Produktinformationen an ein externes ERP- oder Bestandsverwaltungssystem koppeln: Wenn dieses System automatisch neue Artikelnummern bei Bestandsanpassungen generiert, kann die Verbindung mit dem ursprünglichen Identifikationscode des Pasports verloren gehen. Wie diese Verbindung stabil eingerichtet wird, ist beschrieben bei Kann ich das Produktpass an mein ERP- oder Bestandsverwaltungssystem koppeln?.

Was Sie dokumentieren können

• Eine Übersicht der gewählten Identifikationssystematik: welches Nummernformat, welche Länge, welche Struktur (beispielsweise auf Grundlage von GS1 oder eine eigene Struktur), und warum diese Systematik gewählt wurde.
• Ein internes Register oder eine Tabelle, in dem jeder vergebene Identifikationscode mit dem spezifischen Produkt, der Produktvariante und dem Produktionsstandort verknüpft ist, damit eine doppelte Zuweisung nachverfolgbar ist.
• Ein festgelegtes Verfahren für die Vergabe neuer Codes bei neuen Produkten oder Varianten, einschließlich der Angabe, wer im Unternehmen für diese Vergabe verantwortlich ist.
• Ein Kontrollschritt, in dem dokumentiert wird, dass der Identifikationscode im Paspoort, der Code auf dem Datenträger und der Code in eventuellen internen Systemen tatsächlich übereinstimmen, bevor ein Produkt das Unternehmen verlässt.
• Vereinbarungen darüber, wie mit Codes bei Reparatur, Wiederverkauf oder zusammengesetzten Produkten umgegangen wird, besonders wenn mehrere Pasporte miteinander verknüpft sind — siehe auch Kann ich mehrere Produktpässe miteinander verknüpfen?.
• Dokumentation der Vereinbarungen mit eventuellen Softwareanbietern oder ERP-Partnern über die Beibehaltung des gleichen Identifikationscodes während der gesamten Lebensdauer des Produkts.