Chyba, ktorá sa vyskytuje najčastejšie
Najčastejšia chyba pri zmluve s poskytovateľom softvéru pre digitálny produktový pas spočíva v tom, že sa síce dohodne na tom, že produktový pas bude, ale nie na tom, kto zodpovedá za to, ak sú údaje v ňom nesprávne alebo zastarané. Spoločnosti často predpokladajú, že poskytovateľ túto zodpovednosť automaticky preberá, zatiaľ čo nariadenie povinnosť kladie na výrobcu alebo dovozcu, bez ohľadu na to, kto poskytuje techniku.
Táto chyba zvyčajne nevznikne z nedbanlivosti, ale z neznalosti rozdelenia úloh. Poskytovateľ softvéru buduje a hostuje produktový pas, ale obsah, jeho správnosť a aktuálnosť zostávajú záležitosťou samotnej spoločnosti. Ak to nie je výslovne uvedené v zmluve, vzniká medzera: poskytovateľ sa necíti zodpovedný za obsah a spoločnosť predpokladá, že ho poskytovateľ zariadi.
Prečo táto medzera tak ľahko vzniká
Zmluva o softvéri je často vypracúvané IT oddelením alebo tým, kto náhodou oslovil poskytovateľa, zatiaľ čo poznatky o tom, čo presne musí byť v produktovom pase, má iné oddelenie, alebo nikde. Zmluva sa preto zameriava na dostupnosť, úložisko a bezpečnosť a len málo na otázku, kto dodáva zdrojové údaje, kto ich kontroluje a kto zasahuje, keď sa produkt zmení.
Práve to je miesto, kde sa to často pokazí. Produktový pas nie je snímkou okamihu; musí byť správny počas celej doby, kedy je produkt na trhu. Ak sa niečo zmení na produkte, jeho zložení alebo pôvode, musí sa to premietať aj v produktovom pase. Ak v zmluve nie je nič o tom, kto to signalizuje a kto to spracuje, produktový pas nepámoovo zaostáva za faktami.
Čo o tom hovorí nariadenie
Nariadenie o digitálnych produktových pasoch upravuje predovšetkým to, čo musí byť v pase a kto sa považuje za ponúkajúceho, nie to, ako by mala vyzerať zmluva s poskytovateľom softvéru. Posledné menované je na stranách samotných. Dozorné orgány pri kontrolách sledujú obsah a aktuálnosť samotného produktového pasu, nie interné dohody medzi spoločnosťou a jej poskytovateľom. To znamená, že neúplná zmluva nemusí byť právnym problémom medzi vami a dozorným orgánom, ale môže to byť praktický problém medzi vami a vašim poskytovateľom v momente, keď sa niečo pokazí.
Ktoré údaje sú presne povinné a ako sa líšia podľa skupiny produktov, nájdete v oficiálnom texte a v znalostnej základni s povinnosťami podľa skupiny produktov. To je tiež miesto, kde si overíte, či medzera v zmluve súvisí s niečím, čo je pre vaše konkrétne produkty povinné.
Čo zabráni tomu, aby táto medzera vznikla
Zmluva, ktorá tomuto problému predchádza, výslovne uvádza tri veci: kto dodáva a kontroluje zdrojové údaje, v akej lehote sa musí zmena premietať do produktového pasu a čo sa stane s údajmi a prístupom k produktovému pasu, keď sa zmluva skončí. Posledné menované sa často zabudne, hoci produktový pas má povinnosť uchovávať si, ktorá trvá oveľa dlhšie ako typická zmluva o softvéri.
Pomáha, ak sa tieto body nepreberajú až pri podpise zmluvy, ale už pri prvej konverzácii s poskytovateľom. Ktoré otázky by sa mali v tejto súvislosti riešiť, nájdete podrobne rozpracované v často kladených otázkach o spolupráci s poskytovateľom. Týmto spôsobom sa vyhnete tomu, že až pri kontrole alebo zmene produktu zistíte, že sa nikto necítil zodpovedný.
Kedy sa to predovšetkým uplatňuje
Táto chyba sa zosilňuje v prípade, že podnik pôsobí v niekoľkých produktových skupinách s rôznymi povinnosťami a rôznymi lehôtami na jednotlivé skupiny. Jedna generická zmluva na "digitálny produktový pas" zriedka pokrýva všetky situácie. Ako to riešime na prodpas.eu, od podania vašich údajov až po hosting pasu, je vysvetlené na stránke o tom, ako to funguje.
Pre vašu konkrétnu situáciu a presné rozdelenie zodpovednosti medzi vami a dodávateľom je stále vhodné poradiť sa s právnikom alebo si preštudovať oficiálny text nariadenia. Zmluva je napokon privatnoprávnym dohodnutím a nemá vplyv na to, ako sa regulačný orgán na váš pas pozerá.
Skontrolujte si sami, kde stojíte
Chcete si rýchlo pozrieť, aké povinnosti platia pre vaše produkty skôr, ako sa budete rozprávať so svojím dodávateľom? Urobte si bezplatný rýchla kontrola v niekoľkých otázkach alebo si prečítajte ďalšie témy v knowledge base. To vám poskytne konkrétny východiskový bod pre rozhovor bez toho, aby ste sa najprv museli stať právnikom.