Błąd, który pojawia się najczęściej
Najczęstszy błąd w umowie z dostawcą oprogramowania do cyfrowej karty produktu polega na tym, że uzgadnia się, że karta produktu powstanie, ale nie określa się, kto jest odpowiedzialny, jeśli dane w niej zawarte będą nieprawidłowe lub przestarzałe. Firmy często założyć się, że dostawca automatycznie przejmuje tę odpowiedzialność, podczas gdy rozporządzenie nakłada obowiązek na producenta lub importera, niezależnie od tego, kto dostarcza technologię.
Ten błąd zwykle nie wynika z zaniedbania, ale z braku znajomości podziału ról. Dostawca oprogramowania buduje i hostuje kartę produktu, ale zawartość, dokładność i aktualność pozostają sprawą samego przedsiębiorstwa. Jeśli nie jest to wyraźnie określone w umowie, powstaje luka: dostawca nie czuje się odpowiedzialny za zawartość, a przedsiębiorstwo zakłada, że dostawca to ureguluje.
Dlaczego ta luka powstaje tak łatwo
Umowa dotycząca oprogramowania jest często przygotowywana przez dział IT lub przez osobę, która przypadkiem skontaktowała się z dostawcą, podczas gdy wiedza na temat tego, co dokładnie powinno się znaleźć w karcie produktu, znajduje się w innym dziale lub nigdzie. W rezultacie umowa dotyczy czasu dostępności, przechowywania i bezpieczeństwa, a prawie wcale nie dotyczy kwestii, kto dostarcza dane źródłowe, kto je sprawdza i kto podejmuje działania, gdy produkt się zmienia.
To właśnie miejsce, w którym często coś pójdzie nie tak. Karta produktu nie jest migawką; musi być dokładna przez cały okres, w którym produkt jest na rynku. Jeśli zmieni się coś w produkcie, jego składzie lub pochodzeniu, musi to być odzwierciedlone w karcie produktu. Jeśli w umowie nie ma zapisów dotyczących tego, kto to zaobserwuje i kto to przetworzy, karta produktu bez woli pozostaje w tyle za faktami.
Co mówi o tym rozporządzenie
Rozporządzenie dotyczące cyfrowych kart produktu reguluje przede wszystkim to, co powinno się znaleźć w karcie produktu i kto jest uważany za dostawcę, ale nie określa, jak powinna wyglądać umowa z dostawcą oprogramowania. To ostatnie zależy od stron. Organy nadzoru patrzą na zawartość i aktualność samej karty produktu, a nie na wewnętrzne porozumienia między przedsiębiorstwem a jego dostawcą. Oznacza to, że niekompletna umowa nie musi stanowić problemu prawnego między Tobą a organem nadzoru, ale może stanowić praktyczny problem między Tobą a dostawcą w momencie, gdy coś się nie powiedzie.
Które dane są dokładnie obowiązkowe i jak różnią się między grupami produktów, można znaleźć w tekście oficjalnym i w bazie wiedzy z obowiązkami na grupę produktów. To również miejsce, w którym można sprawdzić, czy luka w Twojej umowie dotyczy czegoś, co jest obowiązkowe dla Twoich konkretnych produktów.
Co zapobiega powstawaniu tej luki
Umowa, która zapobiega temu problemowi, wyraźnie określa trzy rzeczy: kto dostarcza i sprawdza dane źródłowe, w jakim terminie zmiana musi być przetwarzana w karcie produktu oraz co się stanie z danymi i dostępem do karty produktu po zakończeniu umowy. To ostatnie jest często zapominane, chociaż karta produktu ma obowiązek przechowywania, który trwa znacznie dłużej niż przeciętna umowa dotycząca oprogramowania.
Pomaga omówić te punkty nie dopiero przy podpisywaniu umowy, ale już podczas pierwszej rozmowy z dostawcą. Które pytania powinny być poruszone, jest omówione w często zadawanych pytaniach dotyczących współpracy z dostawcą. W ten sposób unikasz sytuacji, w której podczas kontroli lub zmiany produktu odkrywasz, że nikt nie czuł się odpowiedzialny.
Kiedy to szczególnie jest ważne
Ten błąd jest tym silniejszy, im więcej grup produktów jest objętych działalnością przedsiębiorstwa, z różnymi obowiązkami i różnymi terminami dla każdej grupy. Jeden ogólny kontrakt dla "produktpasportu" rzadko obejmuje wszystkie sytuacje. Jak podchodzimy do tego w prodpas.eu, od dostarczenia Pani/Pana danych do hostowania produktpasportu, wyjaśniono na stronie dotyczącej sposobu działania.
W przypadku Pani/Pana konkretnej sytuacji i w kwestii precyzyjnego podziału odpowiedzialności między Panią/Panem a dostawcą, wskazane jest skonsultować się z prawnikiem lub zapoznać się z oficjalnym tekstem rozporządzenia. Kontrakt jest ostatecznie umową prawa prywatnego, a nie wpływa on na to, jak organ nadzoru postrzega Pani/Pana produktpasport.
Sprawdzenie Pani/Pana własnej sytuacji
Czy chciałaby/chciałby Pani/Pan szybko zobaczyć, jakie obowiązki mają zastosowanie do Pani/Pana produktów, zanim rozpocznie Pani/Pan rozmowę z dostawcą? Dokonaj bezpłatnego szybkiego skanowania w kilku pytaniach lub przeczytaj inne tematy w bazie wiedzy. Daje Ci to konkretny punkt wyjścia do rozmowy, bez konieczności wcześniejszego samodzielnego zostania prawnikiem.