Der am häufigsten vorkommende Fehler
Der am häufigsten gemachte Fehler bei einem Vertrag mit einem Softwarelieferanten für das digitale Produktpass besteht darin, dass zwar vereinbart wird, dass ein Paspoort erstellt wird, aber nicht, wer verantwortlich ist, wenn die darin enthaltenen Daten nicht korrekt sind oder veralten. Unternehmen gehen oft davon aus, dass der Lieferant diese Verantwortung automatisch übernimmt, während die Verordnung die Verpflichtung beim Hersteller oder Importeur belässt, unabhängig davon, wer die Technik liefert.
Dieser Fehler entsteht meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Unkenntnis der Rollenverteilung. Ein Softwarelieferant erstellt und hostet das Paspoort, aber der Inhalt, die Richtigkeit und die Aktualität bleiben Sache des Unternehmens selbst. Steht das nicht ausdrücklich im Vertrag, entsteht eine Lücke: Der Lieferant fühlt sich nicht für den Inhalt verantwortlich, und das Unternehmen geht davon aus, dass der Lieferant das regelt.
Warum diese Lücke so leicht entstehen kann
Ein Softwarevertrag wird oft von der IT-Abteilung oder von jemandem, der zufällig den Lieferanten angesprochen hat, aufgestellt, während das Wissen darüber, was genau in ein Produktpass gehört, bei einer anderen Abteilung sitzt oder noch gar nicht vorhanden ist. Dadurch befasst sich der Vertrag mit Verfügbarkeit, Speicher und Sicherheit und kaum mit der Frage, wer die Rohdaten liefert, wer sie überprüft und wer eingreift, sobald sich ein Produkt ändert.
Das Letztere ist genau das, wo es oft schiefgeht. Ein Produktpass ist keine Momentaufnahme; es muss während des gesamten Zeitraums, in dem sich das Produkt auf dem Markt befindet, korrekt sein. Wenn sich etwas am Produkt, seiner Zusammensetzung oder seiner Herkunft ändert, muss dies auch im Paspoort berücksichtigt werden. Wenn im Vertrag nichts darüber festgehalten ist, wer dies feststellt und wer es verarbeitet, bleibt ein Paspoort unbeabsichtigt hinter den Tatsachen zurück.
Was die Verordnung hierüber sagt
Die Verordnung für digitale Produktpässe regelt vor allem, welche Angaben in einem Paspoort enthalten sein müssen und wer als Anbieter gilt, nicht wie ein Vertrag mit einem Softwarelieferanten aussehen soll. Das Letztere bleibt den Parteien selbst überlassen. Aufsichtsbehörden prüfen bei Inspektionen den Inhalt und die Aktualität des Paspoorts selbst, nicht die internen Absprachen zwischen einem Unternehmen und seinem Lieferanten. Das bedeutet, dass ein unvollständiger Vertrag kein rechtliches Problem zwischen Ihnen und der Aufsichtsbehörde sein muss, aber wohl ein praktisches Problem zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten, wenn etwas schiefgeht.
Welche Daten genau erforderlich sind und wie diese je Produktgruppe unterschiedlich sind, finden Sie im offiziellen Text und in der Wissensdatenbank mit den Anforderungen pro Produktgruppe. Das ist auch der Ort, um zu überprüfen, ob eine Lücke in Ihrem Vertrag etwas betrifft, das für Ihre spezifischen Produkte erforderlich ist.
Was verhindert, dass diese Lücke entsteht
Ein Vertrag, der dieses Problem verhindert, benennt ausdrücklich drei Dinge: wer die Rohdaten liefert und überprüft, innerhalb welcher Frist eine Änderung im Paspoort verarbeitet sein muss, und was mit den Daten und dem Zugriff auf das Paspoort geschieht, wenn der Vertrag endet. Das Letztere wird oft vergessen, obwohl ein Paspoort eine Aufbewahrungspflicht hat, die viel länger andauert als ein durchschnittlicher Softwarevertrag.
Es hilft, diese Punkte nicht erst beim Unterzeichnen des Vertrags zu besprechen, sondern bereits bei dem ersten Gespräch mit einem Lieferanten. Welche Fragen dabei angesprochen werden sollten, finden Sie ausgearbeitet in den häufig gestellten Fragen zur Zusammenarbeit mit einem Lieferanten. So vermeiden Sie, dass Sie erst bei einer Inspektion oder einer Produktänderung feststellen, dass sich niemand verantwortlich fühlte.
Wann dies besonders relevant ist
Dieser Fehler verstärkt sich, je mehr Produktgruppen ein Unternehmen betreut, mit unterschiedlichen Anforderungen und verschiedenen Fristen pro Gruppe. Ein generischer Vertrag für "das Produktpass" deckt dann selten alle Situationen ab. Wie wir das bei prodpas.eu angehen, von der Bereitstellung Ihrer Daten bis zum Hosting des Passes, wird erläutert auf der Seite über die Funktionsweise.
Für Ihre eigene Situation und für die genaue Verteilung der Verantwortung zwischen Ihnen und einem Lieferanten ist es ratsam, einen Juristen zu konsultieren oder den offiziellen Text der Verordnung zu konsultieren. Ein Vertrag ist letztendlich eine privatrechtliche Vereinbarung, und diese spielt keine Rolle darin, wie eine Aufsichtsbehörde auf Ihren Pass blickt.
Überprüfen Sie selbst Ihre Situation
Möchten Sie schnell sehen, welche Anforderungen für Ihre Produkte gelten, bevor Sie mit einem Lieferanten sprechen? Machen Sie den kostenlosen Quick-Scan in wenigen Fragen oder lesen Sie die anderen Themen in der Wissensdatenbank. Das gibt Ihnen einen konkreten Ausgangspunkt für das Gespräch, ohne dass Sie selbst erst Jurist werden müssen.