L'errore che ricorre più frequentemente
L'errore più comune in un contratto con un fornitore di software per il digital product passport è che si concordi che il passport debba esserci, ma non si stabilisca chi è responsabile qualora i dati in esso contenuti siano inesatti o diventino obsoleti. Le aziende spesso presumono che il fornitore assuma automaticamente questa responsabilità, mentre il regolamento lascia l'obbligo al fabbricante o all'importatore, indipendentemente da chi fornisce la tecnologia.
Questo errore di solito non nasce da negligenza, ma da mancanza di chiarezza sulla ripartizione dei ruoli. Un fornitore di software realizza e ospita il passport, ma il contenuto, la correttezza e l'attualità rimangono una responsabilità dell'azienda stessa. Se questo non è esplicitamente nel contratto, si crea un vuoto: il fornitore non si sente responsabile del contenuto e l'azienda presume che il fornitore se ne occupi.
Perché questo vuoto sorge così facilmente
Un contratto software è spesso redatto dal dipartimento IT o da chi ha casualmente contattato il fornitore, mentre le conoscenze su cosa debba contenere esattamente un digital product passport si trovano in un altro dipartimento, o ancora da nessuna parte. Di conseguenza, il contratto riguarda uptime, archiviazione e sicurezza, e quasi mai la questione di chi fornisce i dati di origine, chi li verifica e chi interviene quando un prodotto cambia.
Quest'ultimo aspetto è esattamente dove spesso le cose vanno storte. Un digital product passport non è un'istantanea; deve essere corretto durante l'intero periodo in cui il prodotto è sul mercato. Se qualcosa cambia nel prodotto, nella composizione o nell'origine, anche il passport deve rifletterlo. Se nel contratto non c'è nulla su chi lo segnala e chi lo elabora, un passport rimane involontariamente indietro rispetto ai fatti.
Cosa dice il regolamento in proposito
Il regolamento per i digital product passport regola principalmente cosa deve contenere un passport e chi è considerato fornitore, non come deve essere strutturato un contratto con un fornitore di software. Quest'ultimo aspetto dipende dalle parti stesse. Le autorità di vigilanza verificano il contenuto e l'attualità del passport stesso durante i controlli, non gli accordi interni tra un'azienda e il suo fornitore. Ciò significa che un contratto incompleto potrebbe non essere un problema legale tra voi e l'autorità di vigilanza, ma può essere un problema pratico tra voi e il vostro fornitore quando qualcosa va storto.
Quali dati siano esattamente obbligatori e come questi differiscano per gruppo di prodotti si trova nel testo ufficiale e nella banca dati con gli obblighi per gruppo di prodotti. Questo è anche il luogo per verificare se un vuoto nel vostro contratto riguarda qualcosa che è obbligatorio per i vostri prodotti specifici.
Cosa previene il sorgere di questo vuoto
Un contratto che previene questo problema specifica esplicitamente tre cose: chi fornisce e verifica i dati di origine, entro quale termine una modifica nel passport deve essere elaborata, e cosa accade ai dati e all'accesso al passport quando il contratto termina. Quest'ultimo aspetto viene spesso dimenticato, mentre un passport ha un obbligo di conservazione che dura molto più a lungo di un contratto software medio.
Aiuta a discutere questi punti non solo al momento della firma del contratto, ma già nella prima conversazione con un fornitore. Quali domande dovrebbero essere affrontate è illustrato in dettaglio nelle domande frequenti sulla collaborazione con un fornitore. In questo modo evitate di scoprire solo durante un controllo o una modifica del prodotto che nessuno si sentiva responsabile.
Quando questo diventa particolarmente rilevante
Questo errore diventa più grave man mano che un'azienda opera in più gruppi di prodotti, con obblighi diversi e termini diversi per ogni gruppo. Un contratto generico per "il passaporto del prodotto" raramente copre tutte le situazioni. Come affrontiamo questo problema su prodpas.eu, dal conferimento dei vostri dati all'hosting del passaporto, è spiegato su la pagina su come funziona.
Per la vostra situazione specifica e per la precisa ripartizione della responsabilità tra voi e un fornitore, rimane consigliabile consultare un giurista o consultare il testo ufficiale del regolamento. Un contratto è in definitiva un accordo di diritto privato e non influisce su come un'autorità di vigilanza guarda al vostro passaporto.
Verificate voi stessi la vostra situazione
Volete vedere rapidamente quali obblighi si applicano ai vostri prodotti prima di parlare con un fornitore? Eseguite la quick-scan gratuita in poche domande oppure leggete gli altri argomenti nella knowledge base. Questo vi dà un punto di partenza concreto per la conversazione, senza dover prima diventare voi stessi giuristi.