El error más frecuente
El error más común al firmar un contrato con un proveedor de software para el digital product passport es que se acuerda que el pasaporte llegará, pero no quién es responsable si los datos no son correctos o quedan obsoletos. Las empresas suelen asumir que el proveedor asume automáticamente esa responsabilidad, mientras que la Reglamentación asigna la obligación al fabricante o importador, independientemente de quién suministre la tecnología.
Este error generalmente no surge por falta de diligencia, sino por desconocimiento de la distribución de funciones. Un proveedor de software construye y aloja el pasaporte, pero el contenido, la exactitud y la actualidad del mismo siguen siendo responsabilidad de la empresa. Si esto no aparece explícitamente en el contrato, se crea una laguna: el proveedor no se siente responsable del contenido, y la empresa asume que el proveedor lo gestiona.
Por qué esta laguna surge tan fácilmente
Un contrato de software suele ser redactado por el departamento de TI o por quien casualmente se haya puesto en contacto con el proveedor, mientras que el conocimiento sobre qué debe incluir exactamente un digital product passport se encuentra en otro departamento, o aún no existe. Como resultado, el contrato trata sobre disponibilidad, almacenamiento y seguridad, y apenas aborda la cuestión de quién aporta los datos de origen, quién los verifica y quién actúa en cuanto un producto cambia.
Esto último es precisamente donde surgen los problemas. Un digital product passport no es una instantánea; debe ser correcto durante todo el periodo en que el producto esté en el mercado. Si algo cambia en el producto, la composición u origen, esto también debe reflejarse en el pasaporte. Si en el contrato no se especifica quién detecta esto y quién lo procesa, un pasaporte puede quedar inadvertidamente retrasado respecto a la realidad.
Lo que dice la Reglamentación al respecto
La Reglamentación para digital product passports regula principalmente qué debe incluirse en un pasaporte y quién se considera proveedor, no cómo debe estructurarse un contrato con un proveedor de software. Esto último depende de las partes. Los organismos de control examinan el contenido y la actualidad del propio pasaporte durante las inspecciones, no los acuerdos internos entre una empresa y su proveedor. Esto significa que un contrato incompleto puede no suponer un problema jurídico entre usted y el organismo de control, pero sí un problema práctico entre usted y su proveedor cuando algo falla.
Los datos exactamente obligatorios y cómo varían según el grupo de productos se pueden encontrar en el texto oficial y en la banco de conocimiento con las obligaciones por grupo de productos. Este es también el lugar para verificar si una laguna en su contrato afecta a algo que sea obligatorio para sus productos específicos.
Lo que evita que esta laguna se cree
Un contrato que evita este problema especifica explícitamente tres cosas: quién aporta y verifica los datos de origen, en qué plazo debe procesarse un cambio en el pasaporte, y qué ocurre con los datos y el acceso al pasaporte cuando finaliza el contrato. Esto último se olvida a menudo, aunque un pasaporte tiene una obligación de conservación que se extiende mucho más allá de un contrato de software típico.
Ayuda a discutir estos puntos no solo cuando se firma el contrato, sino ya en la primera conversación con un proveedor. Las preguntas que deben abordarse al respecto se desarrollan en las preguntas frecuentes sobre la cooperación con un proveedor. De este modo evita descubrir solo en una inspección o cuando cambia el producto que nadie se sentía responsable.
Cuándo esto es especialmente relevante
Este error es más grave cuanto más grupos de productos en los que opera una empresa, con obligaciones diferentes y plazos distintos por grupo. Un contrato genérico único para "el pasaporte del producto" rara vez cubre todas las situaciones. Cómo abordamos esto en prodpas.eu, desde el suministro de sus datos hasta el alojamiento del pasaporte, se explica en la página sobre cómo funciona.
Para su situación específica y para la división exacta de responsabilidad entre usted y un proveedor, sigue siendo recomendable consultar a un abogado o consultar el texto oficial de la normativa. Un contrato es en última instancia un acuerdo de derecho privado, y no influye en cómo una autoridad de vigilancia ve su pasaporte.
Compruebe su situación por su cuenta
¿Desea ver rápidamente qué obligaciones se aplican a sus productos antes de hablar con un proveedor? Realice el quick-scan gratuito en pocas preguntas o lea otros temas en la base de conocimientos. Esto le proporciona un punto de partida concreto para la conversación, sin que tenga que convertirse en abogado primero.