O erro que ocorre com mais frequência
O erro mais comum num contrato com um fornecedor de software para o passaporte de produto digital é que se acorda que virá um passaporte, mas não se estabelece quem é responsável se os dados nele contidos estiverem incorretos ou desatualizados. As empresas muitas vezes partem do princípio de que o fornecedor assume automaticamente essa responsabilidade, enquanto o regulamento coloca a obrigação na fabricante ou importadora, independentemente de quem fornece a tecnologia.
Este erro geralmente não resulta de negligência, mas de desconhecimento da divisão de funções. Um fornecedor de software constrói e aloja o passaporte, mas o conteúdo, a exatidão e a atualização são da responsabilidade da própria empresa. Se isto não estiver explicitamente no contrato, cria-se uma lacuna: o fornecedor não se sente responsável pelo conteúdo e a empresa assume que o fornecedor trata disso.
Por que esta lacuna surge tão facilmente
Um contrato de software é frequentemente redigido pelo departamento de TI ou por quem casualmente contatou o fornecedor, enquanto o conhecimento sobre o que exatamente deve estar num passaporte de produto se encontra noutro departamento, ou em lado nenhum. Por isso, o contrato aborda tempo de atividade, armazenamento e segurança, e muito pouco a questão de quem fornece os dados de origem, quem os valida e quem atua assim que um produto muda.
É precisamente aí que as coisas costumam correr mal. Um passaporte de produto não é uma fotografia de um momento; tem de estar correto durante todo o período em que o produto está no mercado. Se algo mudar no produto, na composição ou na origem, isso também tem de ser refletido no passaporte. Se o contrato não incluir nada sobre quem deteta isso e quem o processa, um passaporte fica, involuntariamente, atrasado em relação aos factos.
O que o regulamento diz sobre isto
O regulamento para passaportes de produto digital especifica principalmente o que tem de estar num passaporte e quem é considerado um fornecedor, não como deve ser um contrato com um fornecedor de software. Este último compete às próprias partes. Os organismos de controlo examinam o conteúdo e a atualidade do próprio passaporte durante as inspeções, não os acordos internos entre uma empresa e o seu fornecedor. Isto significa que um contrato incompleto pode não ser um problema legal entre si e a autoridade de controlo, mas é um problema prático entre si e o seu fornecedor quando algo corre mal.
Que dados exatamente são obrigatórios e como é que variam por grupo de produto, pode encontrar-se no texto oficial e em base de conhecimentos com as obrigações por grupo de produto. É também o local para verificar se uma lacuna no seu contrato toca algo que é obrigatório para os seus produtos específicos.
O que evita que esta lacuna se forme
Um contrato que evite este problema menciona explicitamente três coisas: quem fornece e valida os dados de origem, em que prazo uma alteração tem de ser processada no passaporte e o que acontece aos dados e ao acesso ao passaporte quando o contrato termina. Este último é frequentemente esquecido, embora um passaporte tenha um dever de retenção que dura muito mais tempo do que um contrato de software típico.
Ajuda a discutir estes pontos não apenas na assinatura do contrato, mas já na primeira conversa com um fornecedor. As questões que devem ser abordadas estão detalhadas no perguntas frequentes sobre colaboração com um fornecedor. Assim evita que descubra apenas numa inspeção ou numa alteração do produto que ninguém se sentiu responsável.
Quando isto é particularmente relevante
Este erro é mais acentuado quanto mais grupos de produtos uma empresa opera, com diferentes obrigações e prazos diferentes por grupo. Um contrato genérico único para "o passaporte do produto" raramente cobre todas as situações. Como abordamos isso na prodpas.eu, desde o fornecimento de seus dados até a hospedagem do passaporte, está explicado em a página sobre como funciona.
Para sua situação específica e para a divisão precisa de responsabilidade entre você e um fornecedor, permanece aconselhável consultar um jurista ou consultar o texto oficial do regulamento. Um contrato é, afinal, um acordo de direito privado e não influencia a forma como uma autoridade de supervisão analisa seu passaporte.
Verificar sua própria situação
Deseja ver rapidamente quais obrigações se aplicam aos seus produtos antes de conversar com um fornecedor? Faça a verificação rápida gratuita em algumas perguntas ou leia os outros tópicos na base de conhecimento. Isso lhe dá um ponto de partida concreto para a conversa, sem que você precise se tornar um jurista primeiro.