Useimmin esiintyvä virhe
Yleisin virhe ohjelmistotoimittajan kanssa tehdyssä digitaalisen tuotepassin sopimuksessa on, että sovitaan siitä, että tuotepaspi laaditaan, mutta ei sovita, kuka vastaa siitä, jos passin tiedot eivät ole oikein tai vanhenevat. Yritykset olettavat usein, että toimittaja ottaa tämän vastuun automaattisesti, vaikka asetus siirtää velvoitteen valmistajalle tai tuojalle riippumatta siitä, kuka tekniikan toimittaa.
Tämä virhe johtuu yleensä pikemminkin tietämättömyydestä kuin huolimattomuudesta. Ohjelmistotoimittaja rakentaa ja isännöi passin, mutta sen sisältö, oikeellisuus ja ajantasaisuus jäävät yrityksen itsensä vastuulle. Jos sopimuksessa ei ole sitä nimenomaisen kirjattuna, syntyy aukko: toimittaja ei koe olevansa vastuussa sisällöstä, ja yritys olettaa, että toimittaja hoitaa sen.
Miksi tämä aukko syntyy niin helposti
Ohjelmistosopimus on usein laadittu IT-osastolla tai sen henkilön toimesta, joka on sattumanvaraisesti lähestynyt toimittajaa, kun taas tieto siitä, mitä tuotepassiin täsmälleen sisältyy, on toisella osastolla tai ei vielä missään. Tämän seurauksena sopimus käsittelee käytettävyyttä, varastointia ja tietoturvaa eikä juuri kysymystä siitä, kuka toimittaa lähdetiedot, kuka tarkistaa ne ja kuka ryhtyy toimiin, kun tuote muuttuu.
Juuri viimeksi mainittu on usein se, missä menee pieleen. Tuotepaspi ei ole tilannekuva; sen on oltava oikea koko ajan, kun tuote on markkinoilla. Jos tuotteessa, sen koostumuksessa tai alkuperässä tapahtuu muutoksia, ne on otettava huomioon myös pasissa. Jos sopimuksessa ei ole mitään siitä, kuka sen havaitsee ja kuka sen käsittelee, paspi jää tahattomasti jäljessä todellisuuden perässä.
Mitä asetus siitä sanoo
Digitaalisten tuotepassien asetus sääntelee ensisijaisesti sitä, mitä pasiin on sisällyttävä ja kuka katsotaan toimittajaksi, ei sitä, miltä sopimus ohjelmistotoimittajan kanssa näyttää. Jälkimmäinen on osapuolten itsensä tehtävä. Valvontaviranomaiset tarkastavat tarkastuksissa passin itse sisältöä ja ajantasaisuutta, eivät yrityksen ja sen toimittajan välisiä sisäisiä sopimuksia. Tämä tarkoittaa, että puutteellinen sopimus ei välttämättä ole juridinen ongelma sinun ja valvontaviranomaisen välillä, mutta se on käytännön ongelma sinun ja toimittajasi välillä, kun jotain menee pieleen.
Mitkä tiedot ovat täsmälleen pakollisia ja miten ne vaihtelevat tuoteryhmittäin, löytyy virallisesta tekstistä ja tietopankista, jossa on velvoitukset tuoteryhmittäin. Siellä voit myös tarkistaa, koskettaako sopimuksesi aukko jotain, mikä on pakollista omille tuotteillesi.
Mitä estää tämän aukon syntymisen
Sopimus, joka estää tämän ongelman, nimittää nimenomaaisesti kolme asiaa: kuka toimittaa ja tarkistaa lähdetiedot, missä ajassa pasiin tehtävä muutos on oltava käsitelty, ja mitä lähdetiedoille ja pasiin pääsylle tapahtuu, kun sopimus päättyy. Viimeinen asia unohdetaan usein, vaikka pasissa on säilytysvelvollisuus, joka kestää paljon pitempään kuin tyypillinen ohjelmistosopimus.
Se auttaa, jos näitä kysymyksiä ei käsitellä sopimusta allekirjoitettaessa, vaan jo ensimmäisessä keskustelussa toimittajan kanssa. Mitkä kysymykset kuuluvat käsiteltäviksi, on laadittu usein kysyttyjen kysymysten osioon toimittajan yhteistyöstä. Näin vältyt siltä, että tuotteen tarkastuksessa tai muutoksessa huomaat, ettei kukaan tuntenut olevansa vastuussa.
Milloin tämä erityisesti tulee ajankohtaiseksi
Tämä virhe voimistuu sitä mukaa, mitä useammissa tuoteryhmissä yritys on aktiivinen, koska jokaisella ryhmällä on erilaiset velvoitteet ja erilaiset määräajat. Yksi geneerinen sopimus "tuotepassille" ei usein kata kaikkia tilanteita. Sitä, miten otamme asian käsittelyyn prodpas.eu:ssa, tiedonantostasi passin isännöintiin saakka, on selostettu osoitteessa sivulla, jolla kerrotaan, miten se toimii.
Omaa tilannettasi varten ja vastuun tarkasta jakautumisesta sinun ja toimittajasi välillä on järkevä neuvotella lakimiehen kanssa tai tutustua asetuksen viralliseen tekstiin. Sopimus on lopulta yksityisoikeudellinen sopimus, eikä se vaikuta siihen, miten valvontaviranomainen tarkastelee passiasi.
Tutki itse oma tilanteesi
Haluatko nopeasti nähdä, mitkä velvoitteet koskevat tuotteitasi ennen kuin aloitat keskustelun toimittajan kanssa? Tee ilmainen pika-analyysi muutamalla kysymyksellä tai lue muut aiheet tietopankista. Näin saat konkreettisen lähtöpisteen keskustelulle ilman, että sinun tarvitsee ensin ryhtyä lakimieheksi.