Den fejl, der oftest dukker op
Den mest almindelige fejl i en kontrakt med en softwareleverandør for det digitale produktpas er, at man aftaler, at der kommer et pas, men ikke hvem der er ansvarlig, hvis dataene i det ikke er korrekte eller bliver forældede. Virksomheder går ofte ud fra, at leverandøren automatisk tager det ansvar på sig, mens forordningen lægger forpligtelsen hos producenten eller importøren, uanset hvem der leverer teknologien.
Denne fejl opstår normalt ikke af uforsigtighed, men af ukendt rollefordeling. En softwareleverandør bygger og hoster passet, men indholdet, dets rigtighed og aktualitet forbliver sagen for virksomheden selv. Står det ikke eksplicit i kontrakten, opstår der et hul: leverandøren føler sig ikke ansvarlig for indholdet, og virksomheden går ud fra, at leverandøren ordner det.
Hvorfor det hul så nemt opstår
En softwarekontrakt udarbejdes ofte af it-afdelingen eller af den, der tilfældigvis har kontaktet leverandøren, mens viden om, hvad der præcist skal stå i et produktpas, sidder i en anden afdeling, eller endnu ikke nogen steder. Derved handler kontrakten om oppetid, lager og sikkerhed, og næsten ikke om spørgsmålet om, hvem der leverer kildedata, hvem der kontrollerer dem, og hvem der griber ind, så snart et produkt ændres.
Det sidste er præcist, hvor det ofte går galt. Et produktpas er ikke et øjebliksbillede; det skal være korrekt i hele den periode, hvor produktet er på markedet. Ændrer der sig noget ved produktet, sammensætningen eller oprindelsen, skal det også vises i passet. Står der i kontrakten intet om, hvem der signalerer det, og hvem der behandler det, forbliver et pas utilsigtet bag efter fakta.
Hvad forordningen siger herom
Forordningen for digitale produktpasportier regulerer især hvad der skal stå i et pas, og hvem der betragtes som udbyder, ikke hvordan en kontrakt med en softwareleverandør skal se ud. Det sidste er op til parterne selv. Tilsynsmyndigheder ser ved kontrols på indholdet og aktualiteten af selve passet, ikke på interne aftaler mellem en virksomhed og dens leverandør. Det betyder, at en ufuldstændig kontrakt ikke nødvendigvis er et juridisk problem mellem jer og tilsynsmyndigheden, men vel et praktisk problem mellem jer og jeres leverandør på det tidspunkt, hvor noget går galt.
Hvilke data der præcist er obligatoriske, og hvordan de varierer pr. produktgruppe, kan findes i den officielle tekst og i videnbanken med forpligtelserne pr. produktgruppe. Det er også stedet til at kontrollere, om et hul i jeres kontrakt vedrører noget, der er obligatorisk for jeres specifikke produkter.
Hvad forhindrer, at det hul opstår
En kontrakt, der forhindrer det problem, nævner eksplicit tre ting: hvem der leverer og kontrollerer kildedata, inden for hvilken frist en ændring i passet skal være behandlet, og hvad der sker med dataene og adgangen til passet, når kontrakten ophører. Det sidste bliver ofte glemt, selvom et pas har en opbevaringspligt, der løber meget længere end en gennemsnitlig softwarekontrakt.
Det hjælper at drøfte disse punkter ikke først, når kontrakten underskrives, men allerede ved det første samtale med en leverandør. Hvilke spørgsmål, der bør behandles, er udarbejdet i hyppigt stillede spørgsmål om samarbejdet med en leverandør. Sådan forhindrer I, at I først under en kontrol eller en ændring af produktet opdager, at ingen følte sig ansvarlig.
Hvornår dette især er relevant
Denne fejl bliver mere alvorlig, jo flere produktgrupper en virksomhed opererer i, med forskellige forpligtelser og forskellige frister pr. gruppe. En generisk kontrakt for "produktpasset" dækker sjældent alle situationer. Hvordan vi håndterer det hos prodpas.eu, fra leveringen af dine data til hosting af passet, er forklaret på siden om, hvordan det fungerer.
For din egen situation og for den præcise ansvarsfordeling mellem dig og en leverandør, er det stadig tilrådeligt at konsultere en jurist eller den officielle tekst i forordningen. En kontrakt er i sidste ende en privatretlig aftale, og det vejer ikke tungt i, hvordan en tilsynsmyndighed ser på dit pas.
Kontroller selv, hvor du står
Vil du hurtigt se, hvilke forpligtelser der gælder for dine produkter, før du taler med en leverandør? Tag den gratis quick-scan på få spørgsmål eller læs de andre emner i videnbasen. Det giver dig et konkret udgangspunkt for samtalen, uden at du først selv skal blive jurist.