Chyba, která se vyskytuje nejčastěji
Nejčastější chyba v kontraktu s poskytovatelem softwaru pro digitální produktový pas spočívá v tom, že se sice domluví na tom, ŽE pas vznikne, ale ne NA TOM, kdo nese odpovědnost, pokud údaje v něm nejsou správné nebo zastarají. Firmy často předpokládají, že tuto odpovědnost poskytovatel automaticky přebírá, zatímco nařízení povinnost ukládá výrobci nebo dovozci, bez ohledu na to, kdo techniku dodává.
Tato chyba obvykle nevzniká z nedbalosti, ale z neznalosti rozdělení rolí. Poskytovatel softwaru pas vytváří a hostuje, ale obsah, jeho správnost a aktuálnost zůstávají věcí samotné firmy. Pokud to není v kontraktu explicitně uvedeno, vzniká mezera: poskytovatel se necítí odpovědný za obsah a firma předpokládá, že to poskytovatel řeší.
Proč tato mezera tak snadno vzniká
Softwarový kontrakt je často vypracován IT oddělením nebo tím, kdo náhodou poskytovatele kontaktoval, zatímco znalosti o tom, co přesně musí být v produktovém pasu, se nacházejí v jiném oddělení nebo nikde. Výsledkem je, že se kontrakt zabývá dostupností, úložištěm a bezpečností a téměř vůbec ne tím, kdo dodává zdrojové údaje, kdo je kontroluje a kdo zasáhne, když se produkt změní.
To poslední je právě to, kde se často pokazí. Produktový pas není snímek jednoho okamžiku; musí být správný po dobu, kdy je produkt na trhu. Pokud se cokoliv na produktu, jeho složení nebo původu změní, musí se to projevit i v pasu. Není-li v kontraktu nic o tom, kdo to signalizuje a kdo to zpracuje, pas neúmyslně zaostane za skutečností.
Co o tom říká nařízení
Nařízení o digitálních produktových pasech upravuje především to, CO musí v pasu být a kdo je považován za poskytovatele, ale nikoli to, jak by měl kontrakt se софtwarem poskytovatelem vypadat. To je na samotných stranách. Kontrolní orgány se při inspekcích zaměřují na obsah a aktuálnost samotného pasu, ne na vnitřní dohody mezi firmou a jejím poskytovatelem. To znamená, že nekompletní kontrakt nemusí být právním problémem mezi vámi a kontrolním orgánem, ale může být praktickým problémem mezi vámi a vaším poskytovatelem v okamžiku, kdy se něco pokazí.
Které údaje jsou přesně povinné a jak se liší podle skupiny produktů, najdete v oficiálním textu a v znalostní bázi s povinnostmi pro jednotlivé skupiny produktů. To je také místo, kde si ověříte, zda mezera ve vašem kontraktu souvisí s něčím, co je pro vaše konkrétní produkty povinné.
Co zabraňuje vzniku této mezery
Kontrakt, který tomuto problému zabraňuje, explicitně jmenuje tři věci: kdo dodává a kontroluje zdrojové údaje, v jaké lhůtě musí být změna v pasu zpracována a co se stane s údaji a přístupem k pasu, když se kontrakt skončí. Poslední bod se často zapomíná, přestože pas má povinnost uchovávat údaje dlouho déle než typický softwarový kontrakt.
Pomáhá, pokud se o těchto bodech nejedná až při podepisování smlouvy, ale už při prvním rozhovoru s poskytovatelem. Které otázky by zde měly zaznímat, naleznete podrobně vypracované v často kladených otázkách o spolupráci s poskytovatelem. Takto se vyhnete situaci, kdy se teprve při kontrole nebo při změně produktu dozvíte, že si nikdo nebral odpovědnost.
Kdy je to zvlášť důležité
Tato chyba se projevuje silněji, čím více se podnik zabývá více skupinami produktů s různými povinnostmi a různými termíny pro každou skupinu. Jediná obecná smlouva pro "digitální produktový pas" pak zřídka pokrývá všechny situace. Jak to řešíme na prodpas.eu, od poskytnutí vašich údajů až po hosting pasu, je vysvětleno na stránce o tom, jak to funguje.
Pro vaši konkrétní situaci a pro přesné rozdělení odpovědnosti mezi vámi a dodavatelem se doporučuje poradit se s právníkem nebo se obrátit na oficiální text nařízení. Smlouva je nakonec dohodou soukromého práva a ta nehraje roli v tom, jak se dohled díval na váš pas.
Ověřit si sami, kde stojíte
Chcete si rychle ověřit, které povinnosti platí pro vaše produkty, než se pustíte do rozhovoru s dodavatelem? Proveďte bezplatný quick-scan v několika otázkách nebo si přečtěte další témata v naší znalostní bázi. To vám poskytne konkrétní výchozí bod pro rozhovor, aniž byste se nejdříve museli stát právníkem.