Ce cere un inspector în timpul unui control pe produse?

Documentația și dovada de conformitate sunt esențiale

O autoritate de supraveghere a pieței solicită în esență capacitatea de a stabili că un produs respectă regulile aplicabile acestuia, iar aceasta începe cu documente: documentația tehnică, declarația de conformitate și date privind cine a pus produsul pe piață. Regulamentul (UE) 2019/1020 conferă autorităților de supraveghere a pieței competența de a solicita aceste informații fabricantului, importatorului sau reprezentantului autorizat, și de a verifica dacă ceea ce se găsește pe hârtie corespunde cu produsul în sine. Pentru produsele care se încadrează în ESPR, se adaugă informațiile incluse în pașaportul digital al produsului: o autoritate de supraveghere poate consulta acest pașaport și îl poate compara cu documentația tehnică subiacentă pe care fabricantul trebuie să o păstreze.

Pentru fabrickde și importatori, nu pentru fiecare produs

Această solicitare se aplică operatorilor economici, adică fabricanților, importatorilor și reprezentanților autorizați, care oferă pe piața UE produse care se află sub supravegherea pieței. Regulamentul 2019/1020 este larg și se aplică unui număr mare de categorii de produse care se află deja de mai mult timp sub legislația UE privind produsele. Obligația specifică ESPR de a construi și menține disponibilă documentația tehnică, conform articolului 27, se aplică grupurilor de produse pentru care prin act delegat s-au stabilit cerințe efective. Pentru un produs pentru care nu a fost încă adoptată o verordiune ESPR specifică pentru produse, o autoritate de supraveghere a pieței nu poate solicita deci documentație pe baza acestor cerințe, chiar dacă ESPR în sine este deja în vigoare. Ceea ce poate fi deja relevant sunt competențele generale de supraveghere a pieței din 2019/1020, care nu depind de o implementare specifică pentru produse.

Ce se aplică deja și ce trebuie stabilit

Regulamentul 2019/1020 se aplică deja de mai mult timp și competențele autorităților de supraveghere a pieței stipulate în acesta se aplică deci deja produselor la care se aplică acest regulament. ESPR a intrat în vigoare în 2024, dar cerințele concrete pe grup de produse, inclusiv întrebarea privind ce informații trebuie să se găsească exact în pașaportul digital al produsului și ce documentație trebuie să o păstreze fabricantul în acest scop, decurg din acte delegate care se stabilesc pe grup de produse. Pentru multe grupuri de produse nu este încă stabilit când vor intra în vigoare aceste acte. Până la acel moment, articolul 27 continuă să stabilească linia generală: un fabricant păstrează documentația tehnică și colaborează la cererile autorităților de supraveghere, dar conținutul exact al acestei documentații depinde de regulile specifice pentru produse care urmează să fie publicate.

Cum abordezi aceasta ca fabricant sau importator

Primul pas constă în a verifica dacă produsul se încadrează deja într-o verordiune ESPR specifică pentru produse, și dacă nu, care altă legislație UE privind produsele și deci care parte din Regulamentul 2019/1020 se aplică. Apoi, este practic să știi unde se află documentația tehnică fizic sau digital, cine este responsabil pentru aceasta în cadrul organizației, și dacă această documentație poate fi ușor găsită dacă o autoritate de supraveghere o solicită. Un al treilea punct este pașaportul digital al produsului în sine: dacă un produs se încadrează în acesta, este important ca datele din pașaport să corespundă cu ceea ce se găsește în documentația tehnică, căci o autoritate de supraveghere poate pune ambele una lângă alta. În fine, este înțelept să clarificați dinainte în cadrul organizației cine comunică cu o autoritate de supraveghere, astfel încât o cerere să nu rămână pe drumul dintre diferitele departamente. Acestea sunt puncte de atenție descriptive; ceea ce solicită exact o autoritate de supraveghere într-un caz concret și în ce termen, este stabilit de autoritatea de supraveghere în sine pe baza situației.

Sursele acesteia: Regulamentul 2019/1020 și articolul 27 al ESPR

Autoritatea autorităților de supraveghere de a solicita documentație și informații și de a controla produsele este stabilită în Regulamentul (UE) 2019/1020 privind supravegherea pieței și conformitatea produselor. Obligația producătorilor de a întocmi și de a pune la dispoziție documentația tehnică conform ESPR este prevăzută în articolul 27 al Regulamentului (UE) 2024/1781. Pentru interpretarea precisă pe fiecare categorie de produse, inclusiv ceea ce trebuie să conțină pasaportul digital al produsului, actul delegat aferent este sursa care este în final determinantă.

Ce poți face acum

Verifică sub ce reglementare cade produsul și caută dacă a fost deja stabilită o reglementare ESPR specifică pentru acel produs; dacă nu este cazul, Regulamentul 2019/1020 este punctul de plecare pentru ceea ce o autoritate de supraveghere poate cere. Asigură-te că documentația tehnică este în ordine și ușor de găsit, și aliniază pasaportul digital al produsului în consecință de îndată ce acesta devine obligatoriu pentru produs. În caz de îndoielnică privind starea unui produs specific, textul regulamentului respectiv de pe EUR-Lex este locul unde trebuie să o verifici.

Pe ce se bazează aceasta

Regulamentul însuși se află pe EUR-Lex. Facem referință pentru fiecare afirmație; nu trebuie să ne credeți pe cuvânt.

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

O verificare a produselor se axează în esență pe o singură întrebare: puteți demonstra că ceea ce introduceti pe piață este conform cu cerințele aplicabile? Regulamentul (UE) 2019/1020 conferă autorităților de supraveghere competența de a verifica acest lucru, iar Regulamentul (UE) 2024/1781 (ESPR) stabilește în articolul 27 ce informații trebuie să dețină producătorii pentru acest scop. Pentru o întreprindere cu 10 până la 100 de angajați, aceasta se traduce de obicei prin mai multe obligații concrete.

Menținerea disponibilității documentației tehnice

Autoritatea de supraveghere poate solicita documentația tehnică care demonstrează că un produs este conform cu cerințele aplicabile. Nu este vorba despre un document pe care îl redactați abia când cineva bate la ușă: trebuie să existe deja, în momentul în care produsul este introdus pe piață. Din punct de vedere practic, aceasta înseamnă că cineva din cadrul întreprinderii trebuie să știe unde se află documentația respectivă, în care versiune, și la care produs sau variantă de produs se raportează. La întreprinderile care lucrează cu mai multe variante ale aceluiași produs aceasta este una dintre primele lucruri care poate ieși de sub control: documentația este corectă pentru o variantă, dar nu a fost adaptată pentru cealaltă.

Indicarea datelor de contact și a responsabilului

Regulamentul (UE) 2019/1020 cere ca să existe un punct de contact clar desemnat: o persoană care răspunde în numele întreprinderii la întrebările autorităților de supraveghere. La o întreprindere de această mărime, aceasta este adesea un manager de calitate, un angajat compliance sau — la organizații mai mici — directorul însuși. Punctul esențial nu este cine este această persoană, ci că aceasta este stabilită și că respectiva persoană este cu adevărat accesibilă și are acces la documentele potrivite.

Furnizarea informațiilor la cerere în termenul stabilit

O autoritate de supraveghere stabilește un termen în care trebuie să se răspundă la o cerere de informații. Acesta este momentul în care se arată dacă documentația este cu adevărat în regulă, sau dacă aceasta este încă dispersată în diferite departamente, furnizori sau casete de e-mail. O întreprindere pregătită pentru aceasta poate de obicei să reunească documentele relevante în câteva ore; o întreprindere nepregătită rămâne blocată în încercarea de a afla cine are ce și unde.

Aplicarea măsurilor corective

Dacă o autoritate de supraveghere constată o neconformitate, se așteaptă ca producătorul sau importatorul să ia măsuri corective. Aceasta necesită un acord intern: cine ia această decizie, cine o execută și cum se consemnează că s-a întâmplat? Fără un astfel de acord, apar adesea întârzieri, nu pentru că întreprinderea nu dorește să coopereze, ci pentru că nimeni nu știe cine trebuie să facă primul pas.

Trasabilitatea lanțului de aprovizionare

Supravegherea pieței nu privește doar produsul final, ci și de unde provin componentele și materialele. O întreprindere trebuie să poată indica de la care furnizor provine o anumită componentă și cui a fost revândut un produs. Aceasta este exact tipul de informații pe care un pașaport digital al produsului le structurează, și este una dintre motivele pentru care ceea ce produce un pașaport al produsului merge mai departe decât doar conformarea cu o obligație.

Unde merge rău în practică

Documentația există, dar nimeni nu o poate găsi rapid. Especial la întreprinderile care lucrează cu mai multe categorii de produse, informațiile sunt dispersate în diferite sisteme, dosare și persoane. La o cerere a autorității de supraveghere, găsirea acesteia durează mai mult decât permite termenul stabilit.

Documentația este depășită. Un produs a fost modificat — o componentă a fost înlocuită, un furnizor a fost schimbat — dar informațiile de bază nu au fost actualizate. La o verificare, se constată apoi o discrepanță între ceea ce se află de fapt în produs și ceea ce este menționat pe hârtie.

Nu există o persoană de contact desemnată. O cerere a autorității de supraveghere ajunge la o adresă de e-mail generală și rămâne acolo, pentru că nimeni nu se simte responsabil să răspundă.

Stocul care a fost produs cu mult timp în urmă nu este inclus în documentație. Întreprinderile cred uneori că stocul mai vechi rămâne în afara atenției, în timp ce stocul care se află deja acolo la intrarea în vigoare a noilor reguli, pot fi în continuare subiectul unui control.

Măsurile corective sunt discutate, dar nu sunt consemnate. Se întreprinde o acțiune internă, dar fără consemnare scrisă, nu se poate dovedi ulterior că și când s-a întâmplat — exact ceea ce un inspectori o cere.

Ce puteți documenta

Un inventar al documentației tehnice care se aplică fiecărui produs sau fiecărei variante de produs, inclusiv gestionarea versiunilor.
O desemnare internă a persoanei care este punctul de contact pentru supravegherea pieței, cu o backup în caz de absență.
O procedură stabilită pentru colectarea și furnizarea informațiilor la cerere, pentru a nu trebui să se investigheze din nou la fiecare cerere unde se află ceva.
Un jurnal al măsurilor corective: ce a fost stabilit, ce acțiune a fost întreprinsă, de către cine și când.
Un inventar al furnizorilor și clienților per produs, în scopul trasabilității.
Acorduri privind modul în care modificările unui produs se reflectă în documentația aferentă.

Cine nu are asta încă în ordine, poate cu abordarea pas cu pas pentru pasaportul de produs configura o structură care nu numai că se aliniază la cerințele pasaportului digital al produsului, dar este și imediat utilizabilă atunci când un inspectori solicită informații. Și pentru companiile care doresc să vadă cum arată asta în practică înainte ca obligația să intre în vigoare pentru grupa lor de produse, este posibil să creeze o versiune de test a pasaportului de produs și să experimenta ce informații trebuie cu adevărat să fie în ordine.

Aceasta nu constituie consiliere juridică. Această pagină oferă informații generale despre regulamentul pe care se bazează această platformă. Nu cunoaștem situația dvs. În caz de îndoieli cu privire la propria situație, consultați un jurist sau autoritatea de supraveghere competentă.

Scris cu ajutorul AI pe baza surselor de mai sus, verificat de o persoană pe 2026-08-22. Ceva nu e în regulă? Ne-o spuneți — corecțiile primesc prioritate.