Que demande une autorité de contrôle lors d'une inspection de produits ?
La documentation et la preuve de conformité sont au cœur du sujet
Une autorité chargée de la surveillance du marché demande en substance de pouvoir établir qu'un produit est conforme aux règles applicables, et cela commence par la paperasse : la documentation technique, la déclaration de conformité et les données sur qui a mis le produit sur le marché. Le Règlement (UE) 2019/1020 donne aux autorités chargées de la surveillance du marché le pouvoir de demander ces informations au fabricant, à l'importateur ou au mandataire, et de vérifier si ce qui est écrit correspond au produit lui-même. Pour les produits relevant du ESPR, s'ajoutent à cela les informations figurant dans le passeport numérique du produit : une autorité chargée de la surveillance du marché peut consulter ce passeport et le comparer avec la documentation technique sous-jacente que le fabricant doit conserver.
Pour les fabricants et les importateurs, pas encore pour chaque produit
Cette obligation s'applique aux opérateurs économiques, c'est-à-dire aux fabricants, importateurs et mandataires, qui mettent des produits sur le marché de l'UE soumis à la surveillance du marché. Le Règlement 2019/1020 est large et s'applique à un grand nombre de catégories de produits qui relèvent déjà depuis longtemps de la législation sur les produits de l'UE. L'obligation spécifique au ESPR de compiler et de maintenir la documentation technique, comme décrit à l'article 27, s'applique aux groupes de produits pour lesquels des exigences ont effectivement été établies par voie d'acte délégué. Pour un produit pour lequel aucun règlement ESPR spécifique au produit n'a encore été établi, une autorité chargée de la surveillance du marché ne peut donc pas demander de documentation fondée sur ces exigences, même si le ESPR lui-même est déjà en vigueur. Ce qui peut déjà s'appliquer, ce sont les pouvoirs généraux de surveillance du marché énoncés dans 2019/1020, qui ne dépendent pas d'une mise en œuvre spécifique au produit.
Ce qui s'applique déjà, et ce qui doit encore être établi
Le Règlement 2019/1020 s'applique depuis longtemps et les pouvoirs des autorités chargées de la surveillance du marché qui y sont énoncés s'appliquent donc déjà aux produits auxquels ce règlement s'applique. Le ESPR est entré en vigueur en 2024, mais les exigences concrètes par groupe de produits, notamment la question de savoir quelles informations doivent figurer exactement dans le passeport numérique du produit et quelle documentation le fabricant doit conserver à cet effet, découlent d'actes délégués établis par groupe de produits. Pour de nombreux groupes de produits, la date d'entrée en vigueur de ces actes n'est pas encore fixée. Jusqu'à ce moment, l'article 27 continue de tracer la ligne générale : un fabricant compile la documentation technique et collabore aux demandes des autorités chargées de la surveillance du marché, mais le contenu précis de cette documentation dépend des règles spécifiques au produit qui doivent encore être publiées.
Voici comment vous procédez en tant que fabricant ou importateur
La première étape consiste à vérifier si le produit relève déjà d'un règlement ESPR spécifique au produit et, si ce n'est pas le cas, quelle autre législation sur les produits de l'UE s'applique et par conséquent quelle partie du Règlement 2019/1020 s'applique. Il est ensuite pratique de savoir où se trouve physiquement ou numériquement la documentation technique, qui en est responsable en interne et si cette documentation peut être rapidement produite si une autorité chargée de la surveillance du marché la demande. Un troisième point est le passeport numérique du produit lui-même : si un produit y est soumis, il est important que les données du passeport correspondent à ce qui figure dans la documentation technique, car une autorité chargée de la surveillance du marché peut comparer les deux. Enfin, il est judicieux de préciser à l'avance qui au sein de l'organisation communique avec une autorité chargée de la surveillance du marché, afin qu'une demande ne reste pas sans suite entre différents services. Ce sont des points d'attention descriptifs ; ce qu'une autorité chargée de la surveillance du marché demande exactement dans un cas concret et dans quel délai, c'est à l'autorité chargée de la surveillance du marché de le décider en fonction de la situation.
D'où cela découle : Règlement 2019/1020 et article 27 du ESPR
Les pouvoirs des autorités de surveillance pour demander de la documentation et des informations et pour contrôler les produits sont énoncés dans le Règlement (UE) 2019/1020 sur la surveillance du marché et la conformité des produits. L'obligation pour les fabricants d'établir et de tenir à disposition une documentation technique en vertu du ESPR est énoncée à l'article 27 du Règlement (UE) 2024/1781. Pour la définition précise par groupe de produits, y compris ce qui doit figurer dans le passeport numérique de produit, l'acte délégué correspondant est la source qui sera finalement déterminante.
Ce que tu peux faire maintenant
Vérifie sous quel règlement le produit relève et recherche si un règlement ESPR spécifique au produit a déjà été adopté ; si ce n'est pas le cas, le Règlement 2019/1020 est le point de départ de ce qu'une autorité de surveillance peut demander. Assure-toi que la documentation technique est à jour et facilement accessible, et fais en sorte que le passeport numérique de produit soit conforme à celle-ci dès que cela devient obligatoire pour le produit. En cas de doute sur le statut d'un produit spécifique, le texte du règlement correspondant sur EUR-Lex est l'endroit où vérifier cela.
Base juridique
- Règlement (UE) 2019/1020 (surveillance du marché et conformité des produits)
- Règlement (UE) 2024/1781 (ESPR), article 27 (obligations des fabricants)
Le règlement lui-même se trouve sur EUR-Lex. Nous faisons référence pour chaque affirmation ; vous n'avez pas besoin de nous croire.
Ce que vous devez concrètement faire
Ce qui est attendu de vous
Un contrôle des produits se résume en essence à une seule question : pouvez-vous démontrer que ce que vous mettez sur le marché satisfait aux exigences ? Le Règlement (UE) 2019/1020 confère aux autorités de surveillance le pouvoir de vérifier cela, et le Règlement (UE) 2024/1781 (ESPR) fixe à l'article 27 les informations que les fabricants doivent mettre à disposition à cette fin. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela se traduit généralement par un certain nombre d'obligations concrètes.
Tenir à disposition la documentation technique
L'autorité de surveillance peut demander la documentation technique qui démontre qu'un produit satisfait aux exigences applicables. Ce n'est pas un document que vous préparez seulement quand quelqu'un sonne à la porte : il doit être prêt au moment où le produit est mis sur le marché. Concrètement, cela signifie que quelqu'un au sein de l'entreprise doit savoir où se trouve cette documentation, en quelle version, et à quel produit ou à quelle variante de produit elle correspond. Pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs variantes du même produit , c'est l'une des premières choses qui peut devenir chaotique : la documentation est correcte pour une variante, mais n'a pas été adaptée pour l'autre.
Désigner les coordonnées et la personne responsable
Le Règlement (UE) 2019/1020 exige qu'il existe un point de contact clairement identifiable : une personne qui répond, au nom de l'entreprise, aux demandes de l'autorité de surveillance. Dans une entreprise de cette taille, il s'agit souvent d'un responsable qualité, d'un agent de conformité ou — dans les organisations plus petites — du directeur lui-même. L'important n'est pas de savoir qui c'est, mais que cela soit établi et que cette personne soit réellement accessible et ait accès aux documents appropriés.
Fournir les informations sur demande dans le délai imparti
Une autorité de surveillance fixe un délai dans lequel il faut répondre à une demande d'informations. C'est un moment qui révèle si la documentation est réellement en ordre ou si elle est encore dispersée entre différents départements, fournisseurs ou boîtes de réception. Une entreprise préparée à cela peut généralement rassembler les documents pertinents en quelques heures ; une entreprise qui ne l'est pas se heurte à des difficultés pour trouver qui a quoi et où.
Prendre les mesures correctives nécessaires
Lorsqu'une autorité de surveillance identifie une carence, le fabricant ou l'importateur est censé prendre des mesures correctives. Cela implique un accord interne : qui prend cette décision, qui la met en œuvre, et comment enregistre-t-on que c'est fait ? Sans cet accord, il y a souvent des retards, non pas parce que l'entreprise ne veut pas coopérer, mais parce que personne ne sait qui doit faire le premier pas.
Traçabilité de la chaîne d'approvisionnement
La surveillance du marché ne regarde pas seulement le produit final, mais aussi d'où proviennent les pièces et les matériaux. Une entreprise doit pouvoir indiquer de quel fournisseur provient une pièce particulière et à qui un produit a été revendu. C'est précisément le type d'information qu'un passeport produit numérique structure, et c'est l'une des raisons pour lesquelles ce qu'un passeport produit apporte va au-delà du simple respect d'une obligation.
Où les choses se compliquent en pratique
La documentation existe, mais personne ne peut la trouver rapidement. Surtout pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs catégories de produits, les informations sont dispersées dans différents systèmes, dossiers et personnes. Quand l'autorité de surveillance fait une demande, trouver les informations prend plus de temps que le délai imparti ne le permet.
La documentation est obsolète. Un produit a été modifié — une pièce remplacée, un fournisseur changé — mais les informations sous-jacentes n'ont pas été mises à jour. Lors d'un contrôle, il y a alors un décalage entre ce qui se trouve réellement dans le produit et ce qui est écrit sur le papier.
Il n'y a pas de personne de contact désignée. Une demande de l'autorité de surveillance arrive à une adresse électronique générale et y reste, parce que personne ne se sent responsable de répondre.
Les stocks produits il y a longtemps ne sont pas inclus dans la documentation. Les entreprises pensent parfois que les anciens stocks ne seront pas pris en compte, alors que les stocks qui sont déjà là peut également être soumis à un contrôle lors de l'entrée en vigueur de nouvelles règles.
Les mesures correctives sont bien discutées, mais non documentées. Une action est menée en interne, mais sans documentation écrite, il est impossible de prouver après coup que et quand cela s'est produit — c'est précisément ce qu'une autorité de surveillance demande.
Ce que vous pouvez documenter
- Un aperçu de la documentation technique applicable à chaque produit ou variante de produit, y compris la gestion des versions.
- Une désignation interne du point de contact pour la surveillance du marché, avec un dispositif de secours en cas d'absence.
- Une procédure établie pour la collecte et la fourniture d'informations sur demande, afin de ne pas devoir rechercher à nouveau où se trouve une information à chaque demande.
- Un journal des mesures correctives : ce qui a été constaté, quelle action a été prise, par qui et quand.
- Un aperçu des fournisseurs et des clients par produit, à des fins de traçabilité.
- Des accords sur la manière dont les modifications d'un produit sont répercutées dans la documentation correspondante.
Les entreprises qui n'ont pas encore mis cela en ordre peuvent utiliser l'approche étape par étape pour le passeport produit pour mettre en place une structure qui non seulement répond aux exigences du passeport produit numérique, mais est également immédiatement utilisable si une autorité de surveillance demande des informations. Et pour les entreprises qui souhaitent voir comment cela fonctionne en pratique avant que l'obligation n'entre en vigueur pour leur groupe de produits, il est possible de créer une version test du passeport produit et ainsi d'expérimenter quelles informations doivent vraiment être en ordre.
Ceci n'est pas un avis juridique. Cette page fournit des informations générales sur la réglementation couverte par cette plateforme. Nous ne connaissons pas votre situation. En cas de doute sur votre propre cas, consultez un avocat ou l'autorité compétente.
Rédigé avec l'IA sur la base des sources ci-dessus, contrôlé par un humain le 2026-08-22. Y a-t-il quelque chose qui cloche ? Faites-le nous savoir — les corrections sont prioritaires.