Was fragt eine Überwachungsbehörde bei einer Kontrolle von Produkten?

Dokumentation und Konformitätsnachweis stehen im Mittelpunkt

Eine Aufsichtsbehörde verlangt im Grunde genommen die Möglichkeit, festzustellen, dass ein Produkt die für es geltenden Regeln erfüllt, und das beginnt mit Papierkram: technische Dokumentation, die Konformitätserklärung und Daten darüber, wer das Produkt auf den Markt gebracht hat. Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt Marktüberwachungsbehörden die Befugnis, diese Informationen vom Hersteller, dem Importeur oder dem bevollmächtigten Vertreter anzufordern und zu überprüfen, ob das, was auf dem Papier steht, mit dem Produkt selbst übereinstimmt. Für Produkte, die unter die ESPR fallen, kommt die Information hinzu, die im digitalen Produktpass enthalten ist: eine Aufsichtsbehörde kann diesen Pass einsehen und mit der zugrunde liegenden technischen Dokumentation vergleichen, die der Hersteller aufbewahren muss.

Für Hersteller und Importeure, nicht für jedes Produkt bereits

Diese Anforderung gilt für Wirtschaftsakteure, das heißt Hersteller, Importeure und Bevollmächtigte, die unter Marktüberwachung fallende Produkte auf dem EU-Markt bereitstellen. Die Verordnung 2019/1020 ist weit gefasst und gilt für eine große Anzahl von Produktkategorien, die bereits lange unter EU-Produktgesetzgebung fallen. Die ESPR-spezifische Verpflichtung, technische Dokumentation aufzubauen und verfügbar zu halten, wie in Artikel 27 beschrieben, gilt für die Produktgruppen, für die durch eine delegierte Handlung tatsächlich Anforderungen festgelegt wurden. Für ein Produkt, für das noch keine produktspezifische ESPR-Verordnung festgelegt wurde, kann eine Aufsichtsbehörde also keine Dokumentation auf der Grundlage dieser Anforderungen anfordern, auch wenn die ESPR selbst bereits in Kraft ist. Was jedoch bereits eine Rolle spielen kann, sind die allgemeinen Marktüberwachungsbefugnisse aus 2019/1020, die nicht von einer produktspezifischen Ausarbeitung abhängen.

Was jetzt bereits gilt und was noch festgelegt werden muss

Die Verordnung 2019/1020 wird bereits seit längerer Zeit angewendet und die darin festgelegten Befugnisse der Marktüberwachungsbehörden gelten somit bereits jetzt für die Produkte, auf die diese Verordnung anwendbar ist. Die ESPR ist 2024 in Kraft getreten, aber die konkreten Anforderungen pro Produktgruppe, einschließlich der Frage, welche Informationen genau im digitalen Produktpass enthalten sein müssen und welche Dokumentation der Hersteller dafür aufbewahren muss, ergeben sich aus delegierten Handlungen, die pro Produktgruppe festgelegt werden. Für viele Produktgruppen ist noch nicht festgelegt, wann diese Handlungen wirksam werden. Bis dahin bleibt Artikel 27 weiterhin die allgemeine Richtung vor: ein Hersteller bewahrt technische Dokumentation auf und arbeitet bei Anfragen von Aufsichtsbehörden mit, aber der genaue Inhalt dieser Dokumentation hängt von den noch zu veröffentlichenden produktspezifischen Regeln ab.

So gehen Sie als Hersteller oder Importeur vor

Der erste Schritt besteht darin, zu überprüfen, ob das Produkt bereits unter eine produktspezifische ESPR-Verordnung fällt, und wenn nicht, welche andere EU-Produktgesetzgebung und damit welcher Teil der Verordnung 2019/1020 anwendbar ist. Im nächsten Schritt ist es praktisch zu wissen, wo die technische Dokumentation physisch oder digital vorliegt, wer intern dafür verantwortlich ist und ob diese Dokumentation schnell verfügbar gemacht werden kann, wenn eine Aufsichtsbehörde danach fragt. Ein dritter Punkt ist der digitale Produktpass selbst: Wenn ein Produkt darunter fällt, ist es wichtig, dass die Daten im Pass mit dem übereinstimmen, was in der technischen Dokumentation steht, denn eine Aufsichtsbehörde kann beide nebeneinander vergleichen. Schließlich ist es ratsam, vorher klar zu haben, wer in der Organisation mit einer Aufsichtsbehörde kommuniziert, damit eine Anfrage nicht liegen bleibt und zwischen verschiedene Abteilungen fällt. Dies sind beschreibende Anhaltspunkte; was eine Aufsichtsbehörde in einem konkreten Fall genau verlangt und in welchem Zeitrahmen, bestimmt die Aufsichtsbehörde selbst auf der Grundlage der Situation.

Worauf sich dies stützt: Verordnung 2019/1020 und Artikel 27 der ESPR

Die Befugnis der Überwachungsbehörden, Dokumentation und Informationen anzufordern und Produkte zu kontrollieren, ist in der Verordnung (EU) 2019/1020 über die Marktüberwachung und die Konformität von Produkten festgelegt. Die Verpflichtung von Herstellern, gemäß der ESPR technische Dokumentation zu erstellen und bereitzuhalten, ist in Artikel 27 der Verordnung (EU) 2024/1781 festgelegt. Für die genaue Ausgestaltung pro Produktgruppe, einschließlich der Inhalte des digitalen Produktpasses, ist die entsprechende delegierte Rechtsakt die maßgebliche Quelle.

Was Sie jetzt tun können

Prüfen Sie, unter welche Regelung das Produkt fällt, und überprüfen Sie, ob bereits eine produktspezifische ESPR-Verordnung erlassen worden ist; ist dies nicht der Fall, ist die Verordnung 2019/1020 die Grundlage für das, was eine Überwachungsbehörde abfragen kann. Sorgen Sie dafür, dass die technische Dokumentation in Ordnung und schnell auffindbar ist, und stimmen Sie den digitalen Produktpass damit ab, sobald dieser für das Produkt verbindlich wird. Im Zweifelsfall über den Status eines bestimmten Produkts ist der Text der betreffenden Verordnung auf EUR-Lex der Ort zur Überprüfung.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Eine Kontrolle von Produkten dreht sich im Kern um eine Frage: Können Sie nachweisen, dass das, was Sie auf den Markt bringen, die Anforderungen erfüllt? Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt den Überwachungsbehörden die Befugnis, dies zu überprüfen, und die Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR) legt in Artikel 27 fest, welche Informationen Hersteller dafür verfügbar halten müssen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern läuft dies meist auf eine Reihe konkreter Pflichten hinaus.

Technische Dokumentation verfügbar halten

Die Überwachungsbehörde kann die technische Dokumentation anfordern, die nachweist, dass ein Produkt die geltenden Anforderungen erfüllt. Dies ist kein Dokument, das Sie erst dann erstellen, wenn jemand an der Tür steht: Es muss bereits vorhanden sein, wenn das Produkt auf den Markt kommt. Praktisch bedeutet dies, dass jemand im Unternehmen wissen muss, wo diese Dokumentation liegt, in welcher Version und zu welchem Produkt oder welcher Produktvariante sie gehört. Bei Unternehmen, die mit mehreren Varianten desselben Produkts arbeiten, ist dies eines der ersten Dinge, die außer Kontrolle geraten können: Die Dokumentation ist für die eine Variante korrekt, wurde aber für die andere nicht angepasst.

Kontaktdaten und verantwortliche Person benennen

Die Verordnung (EU) 2019/1020 verlangt, dass es einen klar erkennbaren Ansprechpartner gibt: jemanden, der im Namen des Unternehmens auf Anfragen der Überwachungsbehörde antwortet. Bei einem Unternehmen dieser Größe ist dies oft ein Qualitätsmanager, ein Compliance-Mitarbeiter oder – bei kleineren Organisationen – der Geschäftsführer selbst. Es geht nicht darum, wer es ist, sondern dass es festgelegt ist und dass diese Person tatsächlich erreichbar ist und Zugang zu den richtigen Unterlagen hat.

Informationen auf Anfrage innerhalb einer festgesetzten Frist bereitstellen

Eine Überwachungsbehörde setzt bei einer Anforderung von Informationen eine Frist, innerhalb derer geantwortet werden muss. Dies ist ein Moment, in dem sich zeigt, ob die Dokumentation wirklich in Ordnung ist oder ob sie noch über verschiedene Abteilungen, Lieferanten oder E-Mail-Posteingänge verteilt ist. Ein Unternehmen, das hierauf vorbereitet ist, kann relevante Unterlagen normalerweise innerhalb weniger Stunden zusammentragen; ein Unternehmen, das nicht vorbereitet ist, bleibt beim Ermitteln stecken, wer was wo hat.

Korrekturmaßnahmen ergreifen

Wenn eine Überwachungsbehörde einen Mangel feststellt, wird von dem Hersteller oder Importeur erwartet, dass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Dies erfordert eine interne Absprache: Wer trifft diese Entscheidung, wer führt sie durch, und wie wird dokumentiert, dass sie umgesetzt wurde? Ohne diese Absprache entsteht oft Verzögerung, nicht weil das Unternehmen nicht kooperieren will, sondern weil niemand weiß, wer den ersten Schritt machen muss.

Rückverfolgbarkeit der Lieferkette

Die Marktüberwachung befasst sich nicht nur mit dem Endprodukt, sondern auch damit, woher Komponenten und Materialien stammen. Ein Unternehmen muss angeben können, von welchem Lieferanten ein bestimmtes Bauteil kommt und an wen ein Produkt weitergegeben wurde. Dies ist genau die Art von Informationen, die ein digitales Produktpaspoort strukturiert, und dies ist einer der Gründe, warum was ein Produktpaspoort bietet über die bloße Erfüllung einer Verpflichtung hinausgeht.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Die Dokumentation existiert, aber niemand kann sie schnell finden. Besonders bei Unternehmen, die mit mehreren Produktgruppen arbeiten, ist Information über verschiedene Systeme, Ordner und Personen verteilt. Bei einer Anforderung der Überwachungsbehörde kostet das Ermitteln mehr Zeit, als die festgesetzte Frist zulässt.

Die Dokumentation ist veraltet. Ein Produkt wurde geändert – eine Komponente ausgetauscht, ein Lieferant gewechselt – aber die zugrunde liegende Information wurde nicht aktualisiert. Bei einer Kontrolle zeigt sich dann ein Unterschied zwischen dem, was tatsächlich im Produkt steckt, und dem, was auf dem Papier steht.

Es gibt keine benannte Kontaktperson. Eine Anforderung der Überwachungsbehörde kommt bei einer allgemeinen E-Mail-Adresse an und bleibt dort liegen, weil niemand sich verantwortlich fühlt zu antworten.

Bestand, der bereits vor langer Zeit produziert wurde, wird nicht in der Dokumentation berücksichtigt. Unternehmen denken manchmal, dass ältere Bestände aus dem Blickfeld bleiben, während Bestand, der bereits vorhanden ist bei Inkrafttreten neuer Regeln gleichwohl Gegenstand einer Kontrolle sein kann.

Korrigierende Maßnahmen werden zwar erörtert, aber nicht dokumentiert. Es werden intern Maßnahmen eingeleitet, aber ohne schriftliche Dokumentation lässt sich nachträglich nicht nachweisen, dass und wann dies geschehen ist — etwas, das ein Aufsichtsbehörde gerade abfragt.

Was Sie dokumentieren können

Eine Übersicht darüber, welche technische Dokumentation zu welchem Produkt oder welcher Produktvariante gehört, einschließlich Versionskontrolle.
Eine interne Angabe, wer der Ansprechpartner für die Marktüberwachung ist, mit einer Vertretungsregelung bei Abwesenheit.
Ein festes Verfahren zum Sammeln und Bereitstellen von Informationen auf Anfrage, damit nicht bei jeder Anfrage erneut recherchiert werden muss, wo etwas zu finden ist.
Ein Protokoll korrigierender Maßnahmen: was ist festgestellt worden, welche Maßnahme wurde ergriffen, von wem und wann.
Eine Übersicht über Lieferanten und Abnehmer pro Produkt, zum Zweck der Rückverfolgbarkeit.
Vereinbarungen darüber, wie Produktänderungen in die zugehörige Dokumentation einfließen.

Wer dies noch nicht in Ordnung hat, kann mit dem schrittweisen Ansatz für das Produktpaspoort eine Struktur aufbauen, die nicht nur den Anforderungen des digitalen Produktpasports entspricht, sondern auch direkt einsatzbereit ist, wenn eine Aufsichtsbehörde um Informationen ersucht. Und für Unternehmen, die sehen möchten, wie dies in der Praxis aussieht, bevor die Pflicht für ihre Produktgruppe eintritt, ist es möglich, eine Testversion des Produktpasports zu erstellen und so zu erleben, welche Informationen wirklich in Ordnung sein müssen.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Rechtsvorschriften, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.