Quais obrigações tem um distribuidor ou comerciante de produtos?

O que deve fazer concretamente

O que se espera de si

Um distribuidor ou comerciante é aquele que coloca produtos em seu sortimento e os vende sem os ter fabricado ou importado de fora da UE. Isto soa como um papel mais leve do que o do fabricante ou importador, e é de facto — mas a ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) estabelece nos artigos 30 e 31 várias obrigações concretas para este elo da cadeia. Quem tiver dúvidas sobre em que categoria exatamente se enquadra o seu negócio encontra mais informações em Sou importador ou fabricante segundo o ESPR?.

Verificar se o passaporte de produto existe

Antes de um produto ser colocado no mercado, um distribuidor ou comerciante deve verificar se existe um passaporte de produto digital e se o suporte de dados correspondente (geralmente um código QR) foi aplicado no produto, na embalagem ou na documentação de acompanhamento. Para uma empresa com 10 a 100 funcionários, na prática isto significa que o departamento de compras ou o pessoal do armazém obtém uma etapa de verificação fixa aquando da receção de novos produtos: existe um passaporte, o código QR é legível e corresponde ao artigo que chega. Isto não é uma avaliação substantiva dos próprios dados, mas sim uma verificação de presença.

Verificar se as informações básicas estão corretas

Para além da presença do passaporte, também se verifica se certos dados básicos correspondem ao que está no produto — pense no nome do fabricante e na designação do produto. Trata-se de um teste superficial, não de uma investigação profunda sobre a precisão de todos os dados técnicos no passaporte. Para uma empresa de tamanho médio, isto significa frequentemente que existe uma pequena lista de verificação aquando da receção de bens, executada pela mesma pessoa que também verifica outra documentação recebida.

Não fornecer se houver dúvida

Quando um distribuidor ou comerciante tem razões para suspeitar que um produto não cumpre os requisitos — por exemplo, porque falta o passaporte ou claramente não está correto — espera-se dele que não coloque o produto no mercado até que isto esteja resolvido. Isto requer um processo interno em que um problema sinalizado efectivamente resulte na retenção de uma entrega, em vez de ser transferido para o cliente.

Transmitir informações na cadeia

Um distribuidor ou comerciante também é visto como um elo que deve conseguir transmitir informações relevantes, tanto aos seus próprios clientes como de volta ao fabricante ou importador quando há um problema sinalizado. Para empresas que vendem através de um mercado online há uma camada prática adicional: a apresentação do código QR e dos dados correspondentes também deve estar correcta nesse ambiente de vendas.

Cooperar com a supervisão

Quando solicitado por uma autoridade supervisora, espera-se que um distribuidor ou comerciante forneça informações e documentação sobre o produto e que coopere com medidas para eliminar riscos de não-conformidade. Isto exige que haja internamente um ponto de contacto para este tipo de pedidos e que se saiba onde encontrar a documentação relevante (recibos, correspondência com o fornecedor, verificações anteriores).

Onde corre mal na prática

Um padrão recorrente é um comerciante assumir que a presença de um código QR na embalagem é suficiente, sem nunca verificar se esse código realmente aponta para um passaporte funcional. Numa amostra — ou numa reclamação de um cliente final — o código então não funciona.

Uma segunda situação é a loja online que revende produtos de múltiplos fornecedores e preenche automaticamente as páginas de produtos com base numa feed, sem que alguém verifique se o código QR nessa feed corresponde ao produto correcto. Especialmente na compra de marca própria através de múltiplos canais — veja também quem é responsável pelo passaporte do produto para produtos com marca própria — surge confusão sobre quem já executou qual verificação.

Uma terceira situação comum: um distribuidor recebe um sinal de um cliente de que os dados num passaporte do produto não estão corretos, mas não toma medidas porque "o fabricante é responsável por isso". O facto de o fabricante ou importador ser responsável pela conteúdo não desobriga o comerciante de cumprir a sua própria função de levar a sério tal sinal e transmiti-lo. O que exactamente acontece quando dados incorretos são sinalizados e ninguém agiu encontra-se descrito em quem é responsável se houver dados incorretos no passaporte do produto.

Uma quarta situação ocorre em empresas que compram e revendem produtos de vários países da UE: a suposição de que um passaporte aceite num país cumpre automaticamente os requisitos em toda a parte. Quem opera em vários países fará bem em aprofundar-se na questão de saber se existem diferentes regras por país da UE para o passaporte do produto.

Uma quinta situação, menos visível, surge com um fabricante fora da UE que vende através de um distribuidor europeu: o distribuidor por vezes assume incorrectamente que a função de importador e as obrigações mais pesadas associadas cabem automaticamente a outro na cadeia, quando na realidade depende de quem coloca efectivamente o produto no mercado da UE pela primeira vez — ver O meu fabricante situa-se fora da União Europeia — quem regula o passaporte do produto?.

O que pode documentar

• Um procedimento fixo de controlo aquando da recepção de mercadorias: quem verifica a presença e legibilidade do código QR, e como é que isso é registado.
• Um registo de desvios sinalizados: qual o produto, que data, que medida foi tomada (envio retido, fabricante contactado, cliente informado).
• Acordos com fornecedores sobre quem já realizou que controlo, especialmente na compra através de vários canais ou sob marca própria — relevante ao estruturar o processo relativo a venda sob marca própria.
• Um ponto de contacto fixo e um protocolo breve para pedidos de uma autoridade de supervisão, incluindo o local onde a documentação é guardada e com que rapidez pode ser fornecida.
• Uma visão geral do seu próprio papel por grupo de produtos, já que a mesma empresa pode ser distribuidora para um produto e importadora para outro — um bom ponto de partida é a questão quem é responsável pelo passaporte do produto de produtos.
• Uma breve instrução para o serviço de atendimento ao cliente: como responder a um cliente que relata que um código QR não funciona ou que os dados estão incorretos.