Jaké povinnosti má distributor nebo obchodní zprostředkovatel produktů?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Distributor nebo obchodní partner je ten, kdo si vezme produkty do sortimentu a prodává je, aniž by je sám vyrobil nebo importoval z mimo EU. To zní jako lehčí role než role výrobce nebo dovozce, a v podstatě to tak je — ale ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) stanovuje v článcích 30 a 31 skutečně řadu konkrétních povinností pro tento článek řetězce. Kdo si není jistý, pod kterou roli spadá vlastní podnik, najde více informací v Jsem dovozce nebo výrobce podle ESPR?.

Ověření přítomnosti digitálního produktového průkazu

Předtím, než je produkt nabídnut na trh, by měl distributor nebo obchodní partner zkontrolovat, zda je přítomen digitální produktový průkaz a zda je odpovídající datová nosička (obvykle QR kód) umístěna na produktu, obalu nebo průvodní dokumentaci. Pro společnost s 10 až 100 zaměstnanci to v praxi znamená, že nákupní oddělení nebo skladový pracovník získá pevný kontrolní krok při příjmu nových produktů: je tam průkaz, je QR kód čitelný a odpovídá článku, který přichází. Toto není věcné posouzení samotných údajů, ale kontrola přítomnosti.

Ověření, zda základní informace souhlasí

Kromě přítomnosti průkazu se také kontroluje, zda určité základní údaje souhlasí s tím, co je na produktu — mysleme si na jméno výrobce a označení produktu. Toto je povrchnostní test, nikoli hluboké vyšetřování správnosti všech technických údajů v průkazu. Pro střední velkou společnost to často znamená krátkou kontrolní seznam při příjmu zboží, kterou provádí stejná osoba, která kontroluje také další příchozí dokumentaci.

Nedodání, pokud je zde pochybnost

Pokud má distributor nebo obchodní partner důvody se domnívat, že produkt nesplňuje požadavky — například proto, že průkaz chybí nebo jasně neodpovídá — očekává se, že produkt nebude nabídnut na trh, dokud to nebude v pořádku. To vyžaduje interní proces, ve kterém signalizovaný problém skutečně vede k pozastavení dodávky, místo aby byl předán zákazníkovi.

Předávání informací v řetězci

Distributor nebo obchodní partner je také viděn jako článek, který musí být schopen předávat relevantní informace, jak vlastním odběratelům, tak zpět výrobci nebo dovozci v případě signalizovaného problému. Pro společnosti, které prodávají prostřednictvím online tržiště zde připadá další praktická vrstva: zobrazení QR kódu a související údaje musí být také v tomto prodejním prostředí správné.

Spolupráce s dohledem

Na žádost dohledového orgánu se očekává, že distributor nebo obchodní partner poskytne informace a dokumentaci o produktu a bude spolupracovat na opatřeních ke odstranění rizik nesouladu. To vyžaduje, aby byl interně kontaktní osoba pro tento druh požadavků a aby bylo známo, kde se relevantní dokumentace (účtenky, korespondence s dodavatelem, předchozí kontroly) nachází.

Kde to v praxi selže

Opakujícím se vzorem je, že obchodní partner předpokládá, že přítomnost QR kódu na obalu je dostatečná, bez toho, aby kdy zkontroloval, zda kód skutečně odkazuje na funkční průkaz. Při kontrole vzorku — nebo při stížnosti koncového zákazníka — se kód pak ukáže být mrtvý.

Druhou situací je webový obchod, který prodává produkty od více dodavatelů a automaticky vyplňuje stránky produktů na základě feedu, bez toho, aby si někdo ověřil, zda QR kód v tomto feedu patří ke správnému produktu. Zejména u private label nákupů přes více kanálů — viz také kdo nese odpovědnost za produktový pas u produktů private label — zde vzniká zmatení o tom, kdo již kterou kontrolu provedl.

Třetí, velmi běžná situace: distributor obdrží signál od zákazníka, že údaje v pasu nejsou správné, ale nepodnikne nic, protože "výrobce za to nese odpovědnost". Skutečnost, že výrobce nebo dovozce nese nakonec odpovědnost za obsah, nezbavuje obchodníka jeho vlastní role přijmout takový signál vážně a předat ho dál. Co se přesně stane, když budou signalizovány chybné údaje a nikdo nepodnikne akci, je popsáno v kdo nese odpovědnost pokud v produktovém pasu jsou nesprávné údaje.

Čtvrtá situace se týká společností, které nakupují a prodávají dál produkty z více zemí EU: předpoklad, že pas, který byl v jedné zemi akceptován, automaticky vyhovuje všude. Kdo je činný ve více zemích, měl by si položit otázku, zda pro produktový pas platí různá pravidla pro jednotlivé země EU.

Pátá, méně viditelná situace vzniká u výrobce mimo EU, který prodává prostřednictvím evropského distributora: distributor si někdy mylně myslí, že role dovozce a s tím spojené těžší povinnosti automaticky leží na někom jiném v řetězci, zatímco to závisí na tom, kdo fakticky vložil produkt na trh EU — viz Můj výrobce sídlí mimo Evropskou unii — kdo se pak o produktový pas postará?.

Co si můžete zaznamenat

• Trvalý kontrolní postup při příjmu zboží: kdo kontroluje přítomnost a čitelnost QR kódu a jak se to zaznamenává.
• Protokol o hlášených odchylkách: jaký produkt, jaké datum, jaká opatření byly podniknuty (dodávka zadržena, kontaktován výrobce, informován zákazník).
• Dohody s dodavateli o tom, kdo jakou kontrolu již provedl, zejména při nákupu z více kanálů nebo pod vlastní značkou — relevantní při zavádění procesu týkajícího se prodeje pod vlastní značkou.
• Pevný kontaktní bod a krátký protokol pro žádosti od dohledovacího orgánu, včetně toho, kde se dokumentace uchovává a jak rychle ji lze dodat.
• Přehled vlastní role pro jednotlivé skupiny produktů, protože stejná společnost může být distributorem jednoho produktu a dovozcem jiného — dobrým výchozím bodem je otázka kdo nese odpovědnost za produktový pas produktů.
• Krátký pokyn pro oddělení péče o zákazníky: jak reagovat na zákazníka, který hlásí, že QR kód nefunguje nebo že údaje nejsou správné.