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Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Produkten?

Vor der Lieferung überprüfen, im Zweifelsfall nicht liefern

Ein Distributor oder Händler überprüft, ob ein Produkt mit den erforderlichen Kennzeichnungen, Dokumentation und einem digitalen Produktpass versehen ist, bevor das Produkt angeboten wird, und liefert es nicht, falls dies nicht der Fall ist. Diese Parteien sind nicht der Hersteller oder der Bevollmächtigte Vertreter oder der Einführer, sondern das letzte Glied in der Kette, das das Produkt tatsächlich auf den Markt bringt und es dem Endnutzer anbietet — Einzelhandelsketten, Großhändler und Online-Shops, die Produkte von EU-Herstellern oder -Einführern weiterverkaufen, fallen darunter. Sie müssen das Produkt nicht selbst testen oder zertifizieren, aber überprüfen, ob die sichtbare und digitale Dokumentation vorhanden ist, und müssen Maßnahmen ergreifen, sobald es Grund zu der Annahme gibt, dass ein Produkt die Anforderungen nicht erfüllt.

Für wen dies gilt und für wen nicht

Die Verpflichtungen aus der ESPR für Distributoren und Händler gelten für jede Partei in der Kette, die ein Produkt auf dem Markt anbietet, ohne selbst Hersteller, Bevollmächtigter Vertreter oder Einführer zu sein. Hersteller, Bevollmächtigte Vertreter und Einführer haben eigene, weitergehende Verpflichtungen, die an anderer Stelle der Verordnung geregelt sind — sie sind verantwortlich für die Konformität des Produkts selbst und für die Erstellung des Passes. Ein Distributor oder Händler muss diese inhaltliche Konformitätsbewertung nicht erneut durchführen; die Rolle ist eine der Kontrolle und Wachsamkeit, nicht der Produktion oder des Imports. Darüber hinaus gelten diese Verpflichtungen nur für Produktgruppen, für die tatsächlich Anforderungen durch eine Delegierte Handlung gemäß ESPR festgelegt wurden. Solange für eine Produktgruppe noch keine Anforderungen festgelegt wurden, gibt es auch nichts Konkretes, das auf Grundlage dieser Verordnung überprüft werden muss.

Geltung bei produktspezifischen Anforderungen, noch nicht überall festgelegt

Die ESPR selbst ist eine Rahmenverordnung: Die Verpflichtungen für Distributoren und Händler aus den Artikeln 30 und 31 werden erst dann konkret anwendbar, wenn für eine Produktgruppe eine Delegierte Handeling mit Anforderungen festgelegt wurde und diese in Kraft tritt. Es gibt kein festes Datum, das für alle Produktgruppen gleichzeitig gilt — dieser Zeitpunkt unterscheidet sich je nach Produktkategorie und wird für jede Delegierte Handlung separat festgelegt. Bis dahin gelten für ein Produkt die bestehenden Regeln, die bereits anwendbar sind (wie etwa anwendbare Branchenvorschriften oder die geltenden Ökodesign-Anforderungen), und noch nicht die zusätzlichen Anforderungen in Bezug auf das digitale Produktpasses. Wer wissen möchte, ob eine konkrete Produktgruppe bereits unter die neuen Verpflichtungen fällt, prüft den Status der Delegierten Handlung für diese spezifische Produktgruppe.

Was dies in der Praxis bedeutet, Schritt für Schritt

Der erste Schritt ist die Überprüfung, ob die Produkte, die eingekauft und weiterverkauft werden, unter eine Produktgruppe fallen, für die bereits Anforderungen auf Grundlage einer Delegierten Handlung gemäß ESPR gelten — ohne dies gibt es noch keine konkrete Kontrollpflicht. Ist dies der Fall, besteht der nächste Schritt darin, bei Wareneingängen zu überprüfen, ob das Produkt mit den erforderlichen Kennzeichnungen versehen ist und ob das digitale Produktpasses vorhanden und abrufbar ist, beispielsweise über den QR-Code oder einen anderen Datenträger auf dem Produkt oder der Verpackung. Stellt sich bei dieser Überprüfung heraus, dass etwas fehlt oder nicht stimmt, besteht der dritte Schritt darin, das Produkt nicht anzubieten oder zu liefern, bis dies behoben ist, und den Hersteller oder Einführer darüber zu informieren. Ein vierter Schritt ist die Dokumentation dieser Überprüfungen, um gegenüber einer Behörde nachweisen zu können, dass die eigene Rolle in der Kette erfüllt wurde. Schließlich wirkt ein Distributor oder Händler bei Anfragen einer Überwachungsbehörde mit und teilt etwaige Beschwerden oder Hinweise auf Nichtkonformität der für das Produkt verantwortlichen Partei mit — in der Regel dem Hersteller oder Einführer.

Wo dies geregelt ist: Artikel 30 und 31 der ESPR

Diese Verpflichtungen folgen aus Artikel 30 und Artikel 31 der Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR), in denen die Rolle und Verantwortlichkeiten von Distributoren und Händlern innerhalb der Kette der Wirtschaftsteilnehmer festgelegt sind. Diese Artikel stehen neben den Bestimmungen über Hersteller, bevollmächtigte Vertreter und Importeure in derselben Verordnung und müssen im Zusammenhang mit den produktspezifischen delegierten Rechtsakten gelesen werden, um zu bestimmen, wann und für welches Produkt sie konkret gelten.

Wer als Distributor oder Händler wissen möchte, ob dies bereits für ein bestimmtes Sortiment gilt, kann am besten prüfen, ob für die betreffende Produktgruppe bereits ein delegierter Rechtsakt bei der ESPR erlassen wurde, und den vollständigen Text von Artikel 30 und 31 über die nachstehende offizielle Quelle lesen, um die eigene Position in der Kette richtig zu erfassen.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Distributor oder Händler ist jemand, der Produkte in sein Sortiment aufnimmt und verkauft, ohne sie selbst hergestellt oder von außerhalb der EU importiert zu haben. Das klingt nach einer leichteren Rolle als die eines Herstellers oder Importeurs, und im Kern ist es das auch – aber die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt in den Artikeln 30 und 31 durchaus eine Reihe von konkreten Verpflichtungen für dieses Glied in der Kette fest. Wer unsicher ist, unter welche Rolle das eigene Unternehmen genau fällt, findet dazu mehr bei Bin ich Importeur oder Hersteller gemäß ESPR?.

Überprüfung, ob das Produktpass vorhanden ist

Bevor ein Produkt in Verkehr gebracht wird, sollte ein Distributor oder Händler überprüfen, ob ein digitales Produktpass vorhanden ist und ob der zugehörige Datenträger (in der Regel ein QR-Code) auf dem Produkt, der Verpackung oder der Begleitdokumentation angebracht ist. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in der Praxis, dass die Einkaufsabteilung oder der Lagermitarbeiter einen festen Kontrollschritt bei der Erfassung neuer Produkte erhält: Gibt es einen Pass, ist der QR-Code lesbar, und stimmt dieser mit dem Artikel überein, der ankommt. Dies ist keine inhaltliche Bewertung der Daten selbst, sondern eine Anwesenheitskontrolle.

Überprüfung, ob die Basisdaten stimmen

Neben der Anwesenheit des Passes wird auch überprüft, ob bestimmte Basisdaten mit dem übereinstimmen, was auf dem Produkt angegeben ist – denken Sie an den Namen des Herstellers und die Produktbezeichnung. Dies ist eine oberflächliche Prüfung, keine tiefgehende Untersuchung der Richtigkeit aller technischen Daten im Pass. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies oft, dass bei der Wareneingangs eine kurze Checkliste verwendet wird, die von derselben Person ausgefüllt wird, die auch andere eingehende Dokumentation überprüft.

Nicht liefern bei Zweifeln

Wenn ein Distributor oder Händler Gründe hat anzunehmen, dass ein Produkt die Anforderungen nicht erfüllt – beispielsweise weil der Pass fehlt oder offensichtlich nicht stimmt – wird von ihm erwartet, dass das Produkt nicht in Verkehr gebracht wird, bis dies in Ordnung ist. Dies erfordert einen internen Prozess, in dem ein gemeldetes Problem tatsächlich zu einer Zurückhaltung einer Lieferung führt, anstatt dass es an den Kunden weitergegeben wird.

Informationen weitergeben in der Kette

Ein Distributor oder Händler wird auch als Glied betrachtet, das relevante Informationen weitergeben muss, sowohl an die eigenen Abnehmer als auch zurück an den Hersteller oder Importeur bei einem gemeldeten Problem. Für Unternehmen, die über einen Online-Marktplatz verkaufen, kommt hier noch eine praktische Ebene hinzu: die Anzeige des QR-Codes und der zugehörigen Daten muss auch in dieser Verkaufsumgebung stimmen.

Zusammenarbeit bei der Überwachung

Auf Anforderung einer Überwachungsbehörde wird von einem Distributor oder Händler erwartet, dass Informationen und Dokumentation über das Produkt bereitgestellt werden und dass bei Maßnahmen zur Beseitigung von Risiken der Nichtkonformität mitgewirkt wird. Dies erfordert, dass intern eine Ansprechperson für solche Anfragen benannt ist und dass bekannt ist, wo die relevante Dokumentation (Belege, Korrespondenz mit dem Lieferanten, frühere Kontrollen) zu finden ist.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein wiederkehrendes Muster ist, dass ein Händler davon ausgeht, dass die Anwesenheit eines QR-Codes auf der Verpackung ausreichend ist, ohne jemals zu überprüfen, ob dieser Code tatsächlich auf einen funktionierenden Pass verweist. Bei einer Stichprobenprüfung – oder bei einer Beschwerde eines Endkunden – stellt sich dann heraus, dass der Code ins Leere läuft.

Eine zweite Situation ist der Online-Shop, der Produkte mehrerer Lieferanten weiterverkauft und die Produktseiten automatisch basierend auf einem Feed ausfüllt, ohne dass jemand überprüft, ob der QR-Code in diesem Feed zum richtigen Produkt gehört. Besonders bei Private-Label-Einkauf über mehrere Kanäle – siehe auch wer ist für das Produktpass bei Handelsmarkenprodukten verantwortlich – entsteht hier Verwirrung darüber, wer welche Kontrolle bereits durchgeführt hat.

Eine häufig vorkommende dritte Situation: Ein Distributor erhält ein Signal von einem Kunden, dass die Daten in einem Paspoort nicht stimmen, unternimmt aber nichts, weil "der Hersteller dafür verantwortlich ist". Dass der Hersteller oder Importeur letztendlich für den Inhalt verantwortlich ist, entbindet den Händler nicht von seiner eigenen Rolle, ein solches Signal ernst zu nehmen und weiterzuleiten. Was genau passiert, wenn fehlerhafte Daten gemeldet werden und niemand Maßnahmen ergriffen hat, wird beschrieben unter wer ist verantwortlich, wenn im Produktpass falsche Daten eingetragen sind.

Eine vierte Situation ergibt sich bei Unternehmen, die Produkte aus mehreren EU-Ländern kaufen und weiterverkaufen: die Annahme, dass ein Paspoort, das in einem Land anerkannt wurde, überall automatisch genügt. Wer in mehreren Ländern tätig ist, sollte sich bemühen herauszufinden, ob unterschiedliche Regeln pro EU-Land für das Produktpassport gelten.

Eine fünfte, weniger sichtbare Situation entsteht bei einem Hersteller außerhalb der EU, der über einen europäischen Distributor verkauft: Der Distributor geht manchmal zu Unrecht davon aus, dass die Rolle des Importeurs und die damit verbundenen strengeren Verpflichtungen automatisch bei einem anderen in der Kette liegen, während dies davon abhängt, wer das Produkt tatsächlich zuerst auf den EU-Markt bringt — siehe Mein Hersteller sitzt außerhalb der Europäischen Union — wer regelt dann das Produktpassport?.

Was Sie dokumentieren können

  • Ein standardisiertes Kontrollverfahren beim Warenempfang: wer überprüft die Anwesenheit und Lesbarkeit des QR-Codes, und wie wird das abgezeichnet.
  • Ein Protokoll gemeldeter Abweichungen: welches Produkt, welches Datum, welche Maßnahme ergriffen (Lieferung zurückgehalten, Hersteller kontaktiert, Kunde informiert).
  • Vereinbarungen mit Lieferanten darüber, wer welche Kontrolle bereits durchgeführt hat, insbesondere bei Einkauf über mehrere Kanäle oder unter eigenem Markennamen — relevant beim Aufbau des Prozesses rund um Verkauf unter eigenem Markennamen.
  • Eine feste Kontaktstelle und ein kurzes Protokoll für Anfragen einer Überwachungsbehörde, einschließlich der Aufbewahrungsorte von Dokumentation und wie schnell diese bereitgestellt werden können.
  • Ein Überblick über die eigene Rolle pro Produktgruppe, da dasselbe Unternehmen für das eine Produkt Distributor und für das andere Importeur sein kann — ein guter Ausgangspunkt ist die Frage wer ist verantwortlich für das Produktpassport von Produkten.
  • Eine kurze Anleitung für den Kundenservice: wie wird auf einen Kunden reagiert, der meldet, dass ein QR-Code nicht funktioniert oder Daten nicht stimmen.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Rechtsvorschriften, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.