¿Qué obligaciones tiene un distribuidor o comerciante de productos?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Un distribuidor o comerciante es quien incorpora productos al surtido y los vende sin haberlos fabricado ni importado de fuera de la UE. Esto suena como un papel más ligero que el del fabricante o importero, y en esencia lo es — pero el ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) establece en los artículos 30 y 31 una serie de obligaciones concretas para este eslabón de la cadena. Quien dude sobre qué función corresponde exactamente a su empresa encontrará más información al respecto en ¿Soy importador o fabricante según la ESPR?.

Comprobar que existe la ficha de producto digital

Antes de que un producto se ponga en el mercado, un distribuidor o comerciante debe comprobar que existe una ficha de producto digital y que el correspondiente soporte de datos (normalmente un código QR) está colocado en el producto, el envase o la documentación que lo acompaña. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica que el departamento de compras o el personal del almacén debe incorporar un paso de control fijo al registrar nuevos productos: ¿existe la ficha?, ¿el código QR es legible?, ¿coincide con el artículo que llega?. Esto no es una evaluación del contenido de los datos en sí, sino una comprobación de su existencia.

Comprobar que coincide la información básica

Además de la existencia de la ficha de producto, también se comprueba que determinados datos básicos coinciden con lo que figura en el producto — como el nombre del fabricante y la designación del producto. Se trata de una prueba superficial, no de una investigación profunda sobre la exactitud de todos los datos técnicos de la ficha. Para una empresa mediana, esto generalmente significa que hay una breve lista de comprobación en la recepción de mercancías, realizada por la misma persona que verifica la documentación entrante.

No suministrar en caso de duda

Cuando un distribuidor o comerciante tiene motivos para sospechar que un producto no cumple los requisitos — por ejemplo, porque falta la ficha o es claramente incorrecta — se espera que no ponga el producto en el mercado hasta que se resuelva el problema. Esto requiere un proceso interno en el que un problema identificado lleve realmente a detener un envío, en lugar de pasarlo al cliente.

Transmitir información en la cadena

Un distribuidor o comerciante también se considera un eslabón que debe poder transmitir información relevante, tanto a sus propios clientes como de vuelta al fabricante o importador cuando se identifique un problema. Para las empresas que venden a través de un mercado en línea la presentación del código QR y los datos correspondientes también debe ser correcta en ese entorno de ventas.

Colaborar con la vigilancia

A solicitud de una autoridad de vigilancia, se espera que un distribuidor o comerciante facilite información y documentación sobre el producto, y que colabore en medidas para eliminar riesgos de incumplimiento. Esto requiere que internamente haya una persona de contacto para este tipo de solicitudes y que se sepa dónde encontrar la documentación relevante (recibos, correspondencia con el proveedor, controles anteriores).

Dónde se producen los errores en la práctica

Un patrón recurrente es que un comerciante asume que la presencia de un código QR en el envase es suficiente, sin comprobar nunca si ese código realmente remite a una ficha en funcionamiento. En un muestreo — o ante una queja de un cliente final — el código resulta entonces no funcionar.

Una segunda situación es la tienda en línea que revende productos de varios proveedores y rellena automáticamente las páginas de producto basándose en una alimentación de datos, sin que nadie compruebe si el código QR que figura en esa alimentación corresponde al producto correcto. Especialmente en la compra de marca propia a través de varios canales — véase también ¿quién es responsable del pasaporte del producto en productos de marca blanca — surge confusión sobre quién ha realizado ya qué control.

Una tercera situación frecuente: un distribuidor recibe una señal de un cliente de que los datos en un pasaporte de productos no son correctos, pero no emprende ninguna acción porque "el fabricante es responsable de eso". El hecho de que el fabricante o importador sea finalmente responsable del contenido no exime al comerciante de su propio papel de tomar en serio tal señal y hacerla llegar. Lo que sucede exactamente cuando se señalan datos incorrectos y nadie actuó, se describe en ¿quién es responsable si hay datos incorrectos en el pasaporte del producto.

Una cuarta situación se presenta en empresas que compran productos de varios países de la UE y los revenden: la suposición de que un pasaporte de productos que fue aceptado en un país cumple automáticamente en todas partes. Quien actúa en varios países hace bien en profundizar en la pregunta de si existen diferentes reglas por país de la UE para el pasaporte de productos.

Una quinta situación, menos visible, surge con un fabricante fuera de la UE que vende a través de un distribuidor europeo: el distribuidor a veces asume erróneamente que el papel de importador y las obligaciones más pesadas asociadas recaen automáticamente en otro en la cadena, cuando eso depende de quién realmente introduce el producto en el mercado de la UE por primera vez — véase Mi fabricante está fuera de la Unión Europea — ¿quién se encarga del pasaporte de productos entonces?.

Lo que puede documentar

• Un procedimiento de control fijo en la recepción de mercancías: quién verifica la presencia y legibilidad del código QR, y cómo se registra eso.
• Un registro de desviaciones señaladas: qué producto, qué fecha, qué acción se tomó (entrega retenida, contacto con el fabricante, cliente informado).
• Acuerdos con proveedores sobre quién ya ha realizado qué control, especialmente en la compra a través de múltiples canales o bajo marca propia — relevante para la estructuración del proceso en torno a venta bajo marca propia.
• Un punto de contacto fijo y un protocolo breve para solicitudes de una autoridad de supervisión, incluyendo dónde se conserva la documentación y con qué rapidez se puede proporcionar.
• Un resumen del propio papel por grupo de productos, ya que la misma empresa puede ser distribuidora para un producto e importadora para otro — un buen punto de partida es la pregunta quién es responsable del pasaporte de productos de los productos.
• Una breve instrucción para el servicio de atención al cliente: cómo responder a un cliente que informa que un código QR no funciona o que los datos no son correctos.