W rozporządzeniu nie ma ustalonego terminu, który mówi, w ciągu ilu dni zmieniony paszport produktu musi być gotowy. W praktyce terminem jest czas, który sam/sama musi Pan/Pani poświęcić na zebranie właściwych danych, ich zatwierdzenie i przesłanie ich stronie aktualizującej paszport. Czas przetwarzania wynosi zwykle od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od tego, co dokładnie uległo zmianie.
Rozporządzenie stanowi, że informacje w paszporcie muszą być zgodne z produktem takim, jaki jest na rynku. Jeśli zmieni się coś w produkcie, paszport musi to odzwierciedlać. Jak szybko zostanie to praktycznie załatwione, zależy w dużej mierze od Pana/Pani — od sposobu, w jaki Pana/Pani firma jest zorganizowana do tego typu aktualizacji, a nie od przepisów prawa.
Co uważa się za zmianę
Nie każde dostosowanie produktu wymaga nowego paszportu. Zmiana dostawcy dla komponentu o tych samych specyfikacjach to co innego niż nowy skład materiałów, inny proces naprawy czy zmieniona gwarancja na okres użytkowania. Rozporządzenie rozróżnia dane opisujące produkt jako całość od danych, które mogą się różnić dla każdej sztuki lub partii. Które zmiany są istotne dla Pana/Pani produktów, zależy od grupy produktów i delegowanych przepisów, które będą dla nich obowiązywać. Kto chce to sprawdzić dla swojej sytuacji, znajduje w bazie wiedzy pogrupowanej według tematów źródło w tekście oficjalnym.
Skąd bierze się czas przetwarzania
Czas rzadko wiąże się z technicznym przetworzeniem zmian. Ten etap, dostosowanie danych za kodem QR, to zwykle sprawa kilku dni. Gdzieś indziej znajduje się czas przetwarzania: zebranie właściwych danych u dostawcy, wewnętrzne zatwierdzenie zmienionej specyfikacji i decyzja, kto w firmie może stwierdzić, że zmiana jest wystarczająco duża, aby dostosować paszport. W zakładzie montażowym z wieloma liniami produktów proces ten często przebiega przez dział zakupów; w mniejszej firmie zwykle jedna osoba zajmuje się tym obok innych zadań. Oba rozwiązania mogą się sprawdzić, o ile jasne jest, kto sygnalizuje moment.
Gdzie w praktyce zaciąga się to procesu
Większość opóźnień nie wynika z samego dostosowania, ale z dostarczenia danych. Dostawca, który certyfikat może przesłać dopiero po kilku tygodniach, dział wewnętrzny, który nie wie, że zmiana jest istotna dla paszportu, czy dostawca oprogramowania, który nie automatyzuje aktualizacji wraz ze zmianą produktu: to są momenty, kiedy dostosowanie, które technicznie mogłoby być gotowe w ciągu dnia, trwa tygodnie. Rozmowa z Pana/Pani dostawcą oprogramowania o tym, jak zmiany są przekazywane i przetwarzane, jest zatem co najmniej tak ważna jak rozmowa o pierwszym opracowaniu paszportu.
Co można wcześniej zaplanować
To, co najbardziej skraca czas przetwarzania, to ustalona ścieżka wewnątrz firmy: kto zgłasza zmianę, gdzie trafia to zgłoszenie i w jakim terminie jest przetwarzane. Nie musi to być skomplikowany proces — dla wielu firm wystarczy ustalony punkt kontaktowy i krótka lista kontrolna tego, co czyni zmianę istotną dla paszportu. Firmy, które już opracowały swój pierwszy paszport, często zauważają, że drugie lub trzecie dostosowanie przebiega szybciej, po prostu dlatego, że dane i osoby kontaktowe są już znane. Kto musi jeszcze określić, jak wygląda ten proces, może za pomocą kilku pytań zobaczyć, gdzie firma się znajduje i od tego punktu wytyczyć ścieżkę.
Okres hostingu wynoszący dziesięć lat, który towarzyszy cyfrowemu paszportowi produktu, oznacza, że produkt przez cały ten czas musi posiadać prawidłowy paszport — nie tylko w momencie jego pierwszego wprowadzenia. Sposób, w jaki proces ten jest zorganizowany na zapleczu i skąd pochodzą dane, wyjaśniono na stronie dotyczącej sposobu przetwarzania danych. W kwestii tego, czy określona zmiana w Pani sytuacji wymaga dostosowanego paszportu, wciąż właściwy tekst rozporządzenia lub prawnik stanowią odpowiedni punkt kontaktu; niniejszy artykuł zawiera jedynie ogólny obraz.
Czy chciałbyś dowiedzieć się, jak proces zmian wyglądałby konkretnie dla Twoich produktów, czy masz pytanie, które nie zostało tutaj poruszone? Dokonaj bezpłatnego quick-scan lub przejrzyj odpowiedzi na często zadawane pytania , aby zobaczyć, czy Twoja sytuacja już się tam znajduje.