Il n'y a pas de délai fixe dans le règlement qui stipule dans combien de jours un passeport de produit modifié doit être prêt. Ce qui crée un délai en pratique, c'est le temps dont vous avez vous-même besoin pour rassembler les données correctes, les faire approuver et les transmettre à la partie qui met à jour le passeport pour vous. Ce délai de traitement varie généralement de quelques jours à quelques semaines, selon ce qui a précisément changé.
Le règlement stipule que les informations du passeport doivent correspondre au produit tel qu'il est sur le marché. Si quelque chose change dans le produit, le passeport doit le refléter. La rapidité avec laquelle cela est réglé en pratique dépend largement de vous — de la façon dont votre entreprise est organisée pour ce type de mises à jour, et non pas de la loi.
Ce qui compte comme une modification
Chaque adaptation d'un produit ne nécessite pas un nouveau passeport. Un changement de fournisseur pour un composant ayant les mêmes spécifications est différent d'une nouvelle composition des matériaux, d'un autre processus de réparation ou d'une garantie de durée de vie modifiée. Le règlement distingue les données qui décrivent le produit dans son ensemble des données qui peuvent varier par exemplaire ou par lot. Les modifications pertinentes pour vos produits dépendent du groupe de produits et des règles déléguées qui s'appliqueront à ce sujet. Celui qui souhaite vérifier cela pour sa propre situation trouvera dans le base de connaissances par sujet la source dans le texte officiel.
D'où vient le délai de traitement
Le temps ne réside que rarement dans le traitement technique d'une modification. Cette étape, l'adaptation des données derrière le code QR, est généralement une affaire de jours. Le délai se situe plutôt avant : rassembler les données correctes auprès d'un fournisseur, faire approuver en interne une spécification modifiée, et décider qui au sein de l'entreprise peut dire qu'une modification est suffisamment importante pour adapter le passeport. Chez une entreprise d'installation avec plusieurs lignes de produits, cela passe souvent par le service des achats ; chez une petite entreprise, c'est souvent une personne qui le fait en plus d'autres tâches. Les deux peuvent fonctionner, tant qu'il est clair qui signale le moment.
Où cela s'enlise en pratique
La plupart des retards ne se produisent pas lors de l'adaptation elle-même, mais lors de la livraison. Un fournisseur qui ne peut envoyer un certificat qu'après quelques semaines, un département interne qui ne sait pas qu'une modification est pertinente pour le passeport, ou un éditeur de logiciels qui ne fait pas fonctionner l'intégration automatiquement avec une modification de produit : ce sont les moments où une adaptation qui aurait techniquement pu être prête en un jour prend des semaines. La discussion avec votre éditeur de logiciels sur la façon dont les modifications sont transmises et traitées est donc au moins aussi importante que la discussion sur la première mise en place du passeport.
Ce que vous pouvez organiser à l'avance
Ce qui raccourcit le plus le délai de traitement, c'est un parcours fixe au sein de l'entreprise : qui signale une modification, où aboutit cette signalisation, et dans quel délai est-elle traitée. Cela n'a pas besoin d'être un processus lourd — pour de nombreuses entreprises, un point de contact fixe et une courte liste de contrôle de ce qui rend une modification pertinente pour le passeport suffisent. Les entreprises qui ont déjà fait assembler leur premier passeport remarquent souvent qu'une deuxième ou une troisième adaptation est plus rapide, simplement parce que les données et les contacts sont déjà connus. Celui qui doit encore déterminer à quoi ressemblera ce processus peut avec quelques questions voir où en est l'entreprise maintenant et de là tracer un parcours.
La période d'hébergement de dix ans associée à un passeport numérique de produit signifie qu'un produit doit disposer d'un passeport valide pendant toute cette période — pas seulement lors de sa première mise sur le marché. Le fonctionnement de ce processus en arrière-plan et l'origine des données sont expliqués sur la page sur la manière dont les données sont traitées. Pour déterminer si une modification spécifique de votre situation nécessite un passeport adapté, le texte officiel du règlement ou un juriste reste le point de contact approprié ; cet article décrit uniquement le tableau général.
Voulez-vous savoir à quoi concrètement ressemblerait un processus de modification pour vos produits, ou avez-vous une question qui n'a pas été abordée ici ? Effectuez l'analyse rapide gratuite ou parcourez les réponses aux questions fréquemment posées pour voir si votre situation y figure déjà.