Es gibt keine feste Frist in der Verordnung, die vorschreibt, innerhalb von wie vielen Tagen ein geändertes Produktpass fertig sein muss. Was in der Praxis jedoch zu einer Frist wird, ist die Zeit, die Sie selbst benötigen, um die richtigen Daten zu sammeln, genehmigen zu lassen und an die Partei weiterzugeben, die das Produktpass für Sie aktualisiert. Diese Durchlaufzeit liegt normalerweise zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen, abhängig davon, was genau sich geändert hat.
Die Verordnung sieht vor, dass die Informationen im Produktpass mit dem Produkt wie auf dem Markt übereinstimmen müssen. Ändert sich etwas am Produkt, muss das Produktpass das widerspiegeln. Wie schnell das praktisch geregelt ist, bestimmen Sie selbst weitgehend — durch die Struktur Ihres Unternehmens für solche Updates, nicht durch das Gesetz.
Was zählt als eine Änderung
Nicht jede Anpassung an einem Produkt erfordert ein neues Produktpass. Eine Änderung des Zulieferers für ein Bauteil mit gleichen Spezifikationen ist etwas anderes als eine neue Materialzusammensetzung, ein anderes Reparaturverfahren oder eine geänderte Lebensdauergarantie. Die Verordnung unterscheidet zwischen Daten, die das Produkt als Ganzes beschreiben, und Daten, die pro Stück oder Charge unterschiedlich sein können. Welche Änderungen für Ihre Produkte relevant sind, hängt von der Produktgruppe und den delegierten Vorschriften ab, die dafür gelten. Wer das für die eigene Situation überprüfen möchte, findet in der Wissensdatenbank nach Thema die Fundstelle im Originaltext.
Woher die Durchlaufzeit kommt
Die Zeit liegt selten bei der technischen Verarbeitung einer Änderung. Dieser Schritt, die Anpassung der Daten hinter dem QR-Code, ist normalerweise eine Frage von Tagen. Wo die Durchlaufzeit wirklich liegt, ist davor: das Sammeln der richtigen Daten bei einem Zulieferer, die interne Genehmigung einer geänderten Spezifikation und die Entscheidung, wer im Unternehmen feststellen darf, dass eine Änderung groß genug ist, um das Produktpass anzupassen. Bei einem Installationsbetrieb mit mehreren Produktlinien läuft das oft über die Einkaufsabteilung; bei einem kleineren Betrieb ist es oft eine Person, die das neben anderen Aufgaben macht. Beides kann funktionieren, solange klar ist, wer den Moment signalisiert.
Wo es in der Praxis hängenbleibt
Die meisten Verzögerungen entstehen nicht bei der Anpassung selbst, sondern bei der Bereitstellung. Ein Zulieferer, der ein Zertifikat erst nach einigen Wochen ausstellen kann, eine interne Abteilung, die nicht weiß, dass eine Änderung passwortrelevant ist, oder ein Softwareanbieter, der die Schnittstelle nicht automatisch mit einer Produktänderung mitnimmt: das sind die Momente, in denen eine Anpassung, die technisch in einem Tag fertig hätte sein können, Wochen dauert. Das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter darüber, wie Änderungen weitergegeben und verarbeitet werden, ist daher mindestens genauso wichtig wie das Gespräch über die erste Erstellung des Produktpass.
Was Sie vorher regeln können
Was die Durchlaufzeit am meisten verkürzt, ist eine feste Route im Unternehmen: wer meldet eine Änderung, wo kommt diese Meldung an, und innerhalb welcher Zeit wird sie verarbeitet. Das muss kein schwerfälliger Prozess sein — für viele Unternehmen reicht ein fester Ansprechpartner und eine kurze Checkliste, was eine Änderung passwortrelevant macht. Unternehmen, die ihr erstes Produktpass bereits zusammenstellen ließen, merken oft, dass eine zweite oder dritte Anpassung schneller geht, einfach weil die Daten und Ansprechpersonen bereits bekannt sind. Wer noch festlegen muss, wie dieser Prozess aussieht, kann mit ein paar Fragen sehen, wo das Unternehmen derzeit steht und von dort aus eine Route abstecken.
Die Hosting-Laufzeit von zehn Jahren, die zu einem digitalen Produktpass gehört, bedeutet, dass ein Produkt über diesen gesamten Zeitraum einen gültigen Pass benötigt — nicht nur bei der erstmaligen Einführung. Wie dieser Prozess hinter den Kulissen abläuft und woher die Daten stammen, wird erläutert auf der Seite darüber, wie die Daten verarbeitet werden. Ob eine spezifische Änderung in Ihrer Situation einen angepassten Pass erfordert, bleibt die offizielle Fassung der Verordnung oder ein Jurist die geeignete Anlaufstelle; dieser Artikel beschreibt nur das allgemeine Bild.
Möchten Sie wissen, wie ein Änderungsprozess für Ihre Produkte konkret aussehen könnte, oder haben Sie eine Frage, die hier nicht behandelt wurde? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie in den Antworten auf häufig gestellte Fragen um zu sehen, ob Ihre Situation bereits dort aufgeführt ist.