No existe un plazo fijo en la verordación que establezca en cuántos días debe estar listo un pasaporte de producto modificado. Lo que sí establece un plazo en la práctica es el tiempo que usted necesita para recopilar, aprobar y transmitir los datos correctos a la parte que actualiza el pasaporte. Ese plazo suele oscilar entre unos pocos días y algunas semanas, dependiendo de lo que haya cambiado exactamente.
La verordación establece que la información del pasaporte debe coincidir con el producto tal como se comercializa. Si algo cambia en el producto, el pasaporte debe reflejarlo. La rapidez con que se resuelva esto en la práctica depende en gran medida de usted mismo: de cómo esté organizada su empresa para este tipo de actualizaciones, no de la ley.
Lo que cuenta como una modificación
No todo ajuste en un producto requiere un nuevo pasaporte. Un cambio de proveedor de un componente con las mismas especificaciones es diferente a una nueva composición de materiales, un proceso de reparación distinto o una garantía de vida útil modificada. La verordación distingue entre datos que describen el producto en su conjunto y datos que pueden variar según el ejemplar o lote. Las modificaciones relevantes para sus productos dependen del grupo de productos y de las normas delegadas aplicables. Quien desee verificar esto en su situación específica, encontrará en la banco de conocimientos por tema el punto de referencia en el texto oficial.
De dónde procede el plazo de tramitación
El tiempo rara vez se consume en el procesamiento técnico de una modificación. Ese paso, la actualización de los datos detrás del código QR, suele ser cuestión de días. El plazo de tramitación se consume antes: en la recopilación de los datos correctos con un proveedor, en la aprobación interna de una especificación modificada, y en la decisión de quién dentro de la empresa puede autorizar que una modificación es lo suficientemente importante para ajustar el pasaporte. En una empresa de instalación con varias líneas de productos, esto suele hacerse a través del departamento de compras; en una empresa más pequeña, suele ser una sola persona que lo hace junto a otras tareas. Ambos pueden funcionar, siempre que quede claro quién identifica el momento.
Dónde se atasca en la práctica
La mayor parte de los retrasos no se producen en la actualización en sí, sino en la presentación. Un proveedor que no puede enviar un certificado hasta pasadas algunas semanas, un departamento interno que no sabe que una modificación es relevante para el pasaporte, o un proveedor de software que no hace que el acoplamiento avance automáticamente con una modificación del producto: estos son los momentos en los que una actualización que técnicamente podría estar lista en un día, tarda semanas. Por eso, la conversación con su proveedor de software sobre cómo se comunican y procesan los cambios es al menos tan importante como la conversación sobre la configuración inicial del pasaporte.
Lo que puede organizar con anticipación
Lo que más reduce el plazo de tramitación es una ruta fija dentro de la empresa: quién notifica una modificación, dónde llega esa notificación, y en qué plazo se procesa. No tiene que ser un proceso complicado; para muchas empresas es suficiente un punto de contacto fijo y una breve lista de verificación de lo que hace que una modificación sea relevante para el pasaporte. Las empresas que ya han encargado la compilación de su primer pasaporte suelen notar que un segundo o tercer ajuste es más rápido, simplemente porque los datos y las personas de contacto ya son conocidos. Quien aún tiene que determinar cómo debería verse ese proceso, puede con algunas preguntas ver dónde se encuentra ahora la empresa y a partir de ahí establecer una ruta.
El período de alojamiento de diez años asociado a un digital product passport significa que un producto necesita un pasaporte válido durante todo ese período — no solo en el momento de la primera introducción. Cómo se organiza ese proceso tras bastidores y de dónde proceden los datos se explica en la página sobre cómo se procesan los datos. Para la cuestión de si un cambio específico en su situación requiere un pasaporte ajustado, el texto oficial de la norma o un abogado siguen siendo el interlocutor indicado; este artículo describe solo la imagen general.
¿Desea saber cómo sería concretamente un proceso de modificación para sus productos, o tiene una pregunta que no se ha tratado aquí? Realice el análisis rápido gratuito o consulte las respuestas a preguntas frecuentes para ver si su situación ya está incluida.