Czy potrzebuję upoważnionego przedstawiciela w UE do paszportu produktu

Co konkretnie należy zrobić

Pełnomocnik — w ESPR określany jako "upoważniony przedstawiciel" — nie jest obowiązkowy dla wszystkich. Pytanie pojawia się głównie w przypadku przedsiębiorstw wprowadzających produkty na rynek UE, podczas gdy producent znajduje się poza UE. Artykuł 28 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) reguluje, kiedy i jak wyznaczany jest taki upoważniony przedstawiciel, oraz jakie obowiązki przejmuje dana osoba lub organizacja.

Krótko mówiąc: jeśli na rynku UE już jest importer wprowadzający produkt, zwykle nie jest potrzebny oddzielny upoważniony przedstawiciel — importer przejmuje wówczas część obowiązków, które w innym przypadku ciążyłyby na producencie. Upoważniony przedstawiciel staje się istotny w konstrukcjach, w których producent znajdujący się poza UE sprzedaje produkty bezpośrednio w UE, na przykład poprzez własny sklep internetowy lub platformę handlową, bez udziału importera w klasycznym sensie. Jeśli znalazł się Pan w takiej sytuacji, przeczyta Pan więcej informacji u nas w punkcie mój producent znajduje się poza UE — kto zajmie się productpaspoort? w jaki sposób podział ról przejawia się w praktyce.

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Ustalenie, czy w ogóle potrzebny jest upoważniony przedstawiciel

Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego 10 do 100 pracowników oznacza to przede wszystkim: uzyskanie jasności co do własnej roli w łańcuchu. Kto sam importuje produkt i wprowadza go na rynek UE, jest importerem i ma obowiązki z tym związane — nie jest potrzebny pełnomocnik, ale są własnymi obowiązkami wynikającymi z artykułu 29 ESPR. Wątpliwości dotyczące takiego podziału ról to dokładnie miejsce, gdzie często dochodzi do błędów; strona czy jestem importerem lub producentem zgodnie z ESPR? stanowi w tym zakresie pierwszy punkt orientacyjny.

Sporządzenie pisemnego mandatu

Jeśli producent spoza UE jednak wyznaczy pełnomocnika, artykuł 28 wymaga pisemnej pełnomocni, w której określono, jakie zadania wykonuje pełnomocnik. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że musi istnieć konkretny dokument — nie umowa ustna lub swobodna wiadomość e-mail, ale pełnomocnia, która określa, które obowiązki są przekazywane, a które nie.

Pełnomocnik musi być faktycznie zdolny do działania

Nie chodzi o tabliczkę z nazwą. Pełnomocnik musi być w stanie, na żądanie władz nadzorujących, dostarczyć dokumentację, w tym dane związane z cyfrowym paszportem produktu. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że pełnomocnik musi mieć dostęp do podstawowej dokumentacji technicznej, a nie tylko do samego paszportu.

Punkt kontaktowy w przypadku kontroli celnych

Artykuł 15 ESPR łączy cyfrowy paszport produktu z kontrolami celnymi produktów wchodzących na rynek UE. Pełnomocnik pełniący tę rolę może spotkać się z pytaniami celników na temat obecności i zawartości paszportu. Dla przedsiębiorstwa o ograniczonej zdolności prawnej oznacza to, że osoba dysponująca wiedzą fachową musi być dostępna w momencie zatrzymania przesyłki.

Utrzymywanie przeglądu, kto ma jakie zadanie

W przypadku wielu grup produktów i wielu producentów spoza UE może się zdarzyć, że dla każdego producenta wyznaczony jest inny pełnomocnik, lub że niektóre produkty przychodzą przez importera, a inne nie. Dla przedsiębiorstwa tej wielkości oznacza to, że wewnętrzny przegląd — który produkt, który producent, jaka rola, który pełnomocnik — to nie zbędny luksus, ale podstawa do szybkiego odpowiadania w przypadku kontroli.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Przedsiębiorstwo zakłada, że sklep internetowy producenta spoza UE "automatycznie" zorganizował sobie pełnomocnika, bez tego, że kiedykolwiek zostało to formalnie ustalone. Podczas kontroli okazuje się, że nikt nie może być wskazany jako osoba mogąca dostarczyć dokumentację.

Importer myśli, że dlatego, że już kupuje od producenta spoza UE, automatycznie liczą się jako pełnomocnik. Rola importera i rola pełnomocnika to jednak dwie różne rzeczy z różnymi obowiązkami, i w praktyce są często mieszane.

Przedsiębiorstwo sprzedaje produkty pod własną marką wyprodukowane przez producenta spoza UE i błędnie zakłada, że rola posiadacza marki eliminuje pytanie o pełnomocnika. Dla kogoś, kto tutaj operuje, znajduje się w sprzedaję produkty pod własną marką — jakie obowiązki mnie dotyczą? uzupełnienie tego, co w takiej sytuacji faktycznie się zmienia, a co nie.

Pełnomocnia zostaje wprawdzie sporządzona, ale sformułowana tak ogólnie ("pełnomocnik reprezentuje wszystkie interesy producenta w UE"), że nie można ustalić, czy cyfrowy paszport produktu konkretnie pod to podpada.

Pełnomocnik wyznaczany jest na początku współpracy, ale nikt nie przeanalizuje tej umowy na nowo, gdy asortyment produktów rozszerza się o nowe grupy produktów, do których mają zastosowanie inne wymagania — w wyniku czego pełnomocnia nie pokrywa się już z rzeczywiście sprzedawanym asortymentem.

Co możesz udokumentować

• Pisemna pełnomocnia, która konkretnie określa, jakie zadania związane z cyfrowym paszportem produktu przypadają pełnomocnikowi, w zgodzie z artykułem 28 ESPR.
• Wewnętrzny przegląd dla każdej grupy produktów i dla każdego producenta, kto pełnia jaką rolę: producent, importer lub pełnomocnik.
• Dane kontaktowe pełnomocnika, który jest rzeczywiście dostępny w momencie, gdy organy celne zadają pytania dotyczące przesyłki, zgodnie z wymogami artykułu 15 rozporządzenia ESPR przy kontrolach na granicy.
• Umowa dotycząca tego, kto ma dostęp do dokumentacji technicznej stojącej za pasportem produktu, aby pełnomocnik mógł ją udostępnić na żądanie.
• Stały termin do przeglądu pełnomocnictwa i podziału ról, na przykład przy rozszerzeniu asortymentu lub zmianie struktury importu.
• Nota dotycząca tego, co się dzieje, gdy współpraca z producentem lub pełnomocnikiem się kończy — kto wtedy przejmuje bieżące obowiązki.

Kto połączy to zapisanie z jasnym obrazem własnej pozycji w łańcuchu, uniknie sytuacji, że pytanie "kto to właściwie teraz rozwiązuje" pojawia się dopiero w momencie, gdy organ nadzoru już o to pyta. Dla firm, które oprócz tego pytania mają również wątpliwości co do swojej szerszej odpowiedzialności, kto jest odpowiedzialny za produktpas produktów? zapewnia szerszy przegląd podziału ról, w ramach którego pełnomocnik jest jednym z możliwych ogniw.