ai-je besoin d'un mandataire dans l'UE pour le passeport produit

Ce que vous devez concrètement faire

Un représentant mandaté — désigné dans l'ESPR comme « mandataire » — n'est pas obligatoire pour tout le monde. La question se pose surtout pour les entreprises qui mettent des produits sur le marché de l'UE alors que le fabricant est établi hors de l'UE. L'article 28 de l'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) réglemente quand et comment un tel mandataire est désigné, et ce qu'il prend en charge.

Pour résumer : s'il y a déjà un importateur dans l'UE qui met le produit sur le marché, il n'y a généralement pas besoin d'un mandataire distinct — l'importateur assume alors une partie des obligations qui incomberaient autrement au fabricant. Un mandataire devient pertinent dans des constructions où le fabricant, établi hors de l'UE, fait vendre des produits directement dans l'UE, par exemple via sa propre boutique en ligne ou via une marketplace, sans qu'il y ait un importateur au sens classique entre les deux. Qui se trouve dans une telle situation, lit à mon fabricant est établi hors de l'UE — qui s'occupe alors du passeport du produit ? comment cette répartition des rôles se décline en pratique.

Ce qui est attendu de vous

Déterminer s'il y a besoin d'un mandataire

Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie en premier lieu : clarifier son propre rôle dans la chaîne. Celui qui importe lui-même le produit et le met sur le marché de l'UE est importateur et a les obligations qui en découvent — pas de mandataire nécessaire, mais les responsabilités propres découlant de l'article 29 du DEPC. Le doute sur cette répartition des rôles est précisément ce qui cause souvent des problèmes ; la page suis-je importateur ou fabricant selon le DEPC ? vous donne une première aide.

Rédiger un mandat écrit

Si un fabricant établi hors de l'UE désigne un mandataire, l'article 28 exige un mandat écrit précisant les tâches que le mandataire exécute. Pour une entreprise, cela signifie qu'il doit exister un document concret — pas un accord oral ou un simple email, mais un mandat qui énumère quelles obligations sont transférées et lesquelles ne le sont pas.

Le mandataire doit pouvoir agir effectivement

Il ne s'agit pas d'une simple plaque nominative. Le mandataire doit être en mesure de soumettre, à la demande des autorités de surveillance, de la documentation, y compris les données associées au passeport numérique du produit. Pour une entreprise, cela signifie que le mandataire doit avoir accès à la documentation technique sous-jacente et non seulement au passeport lui-même.

Être le point de contact lors des contrôles douaniers

L'article 15 du DEPC lie le passeport numérique du produit aux contrôles douaniers des produits qui entrent sur le marché de l'UE. Un mandataire qui remplit ce rôle peut être confronté à des questions de la part des douanes concernant la présence et le contenu du passeport. Pour une entreprise ayant une capacité juridique limitée, cela signifie que quelqu'un ayant les compétences requises doit être accessible au moment où un envoi est arrêté.

Tenir à jour un aperçu des tâches de chacun

En cas de multiples groupes de produits et de multiples fabricants établis hors de l'UE, il peut arriver qu'un mandataire différent soit désigné pour chaque fabricant, ou que certains produits transitent par un importateur tandis que d'autres non. Pour une entreprise de cette envergure, cela signifie qu'un aperçu interne — quel produit, quel fabricant, quel rôle, quel mandataire — n'est pas un luxe superflu mais la base pour pouvoir répondre rapidement lors d'un contrôle.

Où les choses se compliquent en pratique

Une entreprise suppose que la boutique en ligne du fabricant établi hors de l'UE a « naturellement » désigné un mandataire, sans que cela ait jamais été consigné par écrit. Lors d'un contrôle, il s'avère qu'il n'y a personne d'identifiable pour soumettre la documentation.

Un importateur pense que, parce qu'il achète déjà auprès d'un fabricant établi hors de l'UE, il est automatiquement considéré comme mandataire. Or le rôle d'importateur et le rôle de mandataire sont deux choses différentes avec des obligations différentes, et sont souvent confondus dans la pratique.

Une entreprise vend sous sa propre marque des produits fabriqués par un fabricant établi hors de l'UE, et suppose à tort que le rôle de titulaire de la marque rend la question du mandataire superflue. Celui qui fait des affaires ici trouvera chez je vends des produits sous ma propre marque — quelles obligations ai-je ? un complément sur ce qui change et ce qui ne change pas dans cette situation.

Un mandat est bien rédigé, mais il est formulé de manière tellement générale (« le mandataire gère tous les intérêts du fabricant dans l'UE ») qu'il ne peut pas en être déduit si le passeport numérique du produit s'y applique concrètement.

Le mandataire est désigné au début de la collaboration, mais personne ne réexamine cet accord quand l'assortiment de produits s'élargit à de nouveaux groupes de produits soumis à d'autres exigences — avec pour conséquence que le mandat ne correspond plus à ce qui est effectivement vendu.

Ce que vous pouvez documenter

• Un mandat écrit qui énumère spécifiquement les tâches relatives au passeport numérique du produit qui incombent au mandataire, conformément à l'article 28 du DEPC.
• Un aperçu interne par groupe de produits et par fabricant indiquant qui remplit quel rôle : fabricant, importateur ou mandataire.
• Coordonnées du mandataire qui sont réellement accessibles au moment où la douane pose des questions sur un envoi, conformément à ce que l'article 15 du RSPR attend lors des contrôles aux frontières.
• Un accord sur qui a accès à la documentation technique derrière le passeport, afin que le mandataire puisse la transmettre sur demande.
• Une date fixe pour examiner le mandat et la répartition des rôles, par exemple en cas d'extension de l'assortiment ou de modification de la structure d'importation.
• Une note sur ce qui se passe si la coopération avec le fabricant ou le mandataire cesse — qui assume alors les obligations en cours.

Quiconque combine cette documentation avec une compréhension claire de sa propre position dans la chaîne d'approvisionnement évite que la question « qui gère cela maintenant » ne surgisse que lorsqu'une autorité de contrôle la pose déjà. Pour les entreprises qui, au-delà de cette question, hésitent également sur leur responsabilité plus large, l'offre qui est responsable du passeport produit des produits ? un aperçu plus large de la répartition des rôles au sein de laquelle le mandataire est l'un des maillons possibles.