ho bisogno di un rappresentante autorizzato nell'UE per il passaporto del prodotto

Cosa deve fare concretamente

Un rappresentante incaricato — nel regolamento ESPR indicato come «rappresentante incaricato» — non è obbligatorio per tutti. La questione sorge soprattutto per le aziende che immettono prodotti sul mercato dell'UE mentre il fabbricante stesso si trova fuori della UE. L'articolo 28 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) disciplina quando e come viene designato un tale rappresentante incaricato, e che cosa assume.

In breve: se nella UE è già presente un importatore che immette il prodotto sul mercato, di solito non è necessario un rappresentante incaricato separato — l'importatore assume allora alcuni degli obblighi che altrimenti ricadrebbero sul fabbricante. Un rappresentante incaricato diventa rilevante in strutture in cui il fabbricante fuori della UE fa vendere i prodotti direttamente nella UE, ad esempio tramite un proprio negozio online o tramite una piattaforma di mercato, senza che vi sia un importatore nel senso classico. Chi si trova in tale situazione, legga in il mio fabbricante si trova fuori della UE — chi si occupa allora del passaporto del prodotto? come tale ripartizione dei ruoli si concretizza nella pratica.

Cosa ci si aspetta da lei

Stabilire se serve effettivamente un rappresentante incaricato

Per un'azienda con 10-100 dipendenti, questo significa innanzitutto: acquisire chiarezza sul proprio ruolo nella catena di approvvigionamento. Chi importa il prodotto stesso e lo immette sul mercato dell'UE è un importatore e ha gli obblighi ad esso associati — non è necessario un mandatario, ma ci sono le proprie responsabilità derivanti dall'articolo 29 dell'ESPR. I dubbi sulla ripartizione dei ruoli sono esattamente dove spesso le cose vanno male; la pagina sono un importatore o un fabbricante secondo l'ESPR? fornisce un primo orientamento.

Redigere un mandato scritto

Se un fabbricante al di fuori dell'UE designa un mandatario, l'articolo 28 richiede una procura scritta che specifichi quali compiti svolge il mandatario. Per un'azienda, questo significa che deve esistere un documento concreto — non un accordo verbale o un'e-mail informale, ma una procura che specifichi quali obblighi vengono delegati e quali no.

Il mandatario deve essere effettivamente in grado di agire

Non si tratta di una semplice insegna. Il mandatario deve essere in grado di presentare la documentazione, su richiesta delle autorità di vigilanza, inclusi i dati associati al passaporto digitale del prodotto. Per un'azienda, questo significa che il mandatario deve avere accesso alla documentazione tecnica sottostante e non solo al passaporto stesso.

Essere punto di contatto nei controlli doganali

L'articolo 15 dell'ESPR collega il passaporto digitale del prodotto ai controlli doganali per i prodotti in entrata sul mercato dell'UE. Un mandatario che svolge questo ruolo potrebbe ricevere domande dalla dogana sulla presenza e il contenuto del passaporto. Per un'azienda con capacità giuridica limitata, questo significa che deve essere disponibile una persona competente nel momento in cui una spedizione viene fermata.

Tenere traccia di chi è responsabile di quale compito

Con più gruppi di prodotti e più fabbricanti al di fuori dell'UE, può accadere che per ogni fabbricante sia designato un mandatario diverso, oppure che alcuni prodotti passino attraverso un importatore mentre altri no. Per un'azienda di queste dimensioni, questo significa che una panoramica interna — quale prodotto, quale fabbricante, quale ruolo, quale mandatario — non è un lusso superfluo ma la base per rispondere rapidamente durante un controllo.

Dove le cose vanno male in pratica

Un'azienda presume che il negozio online del fabbricante al di fuori dell'UE "ovviamente" abbia già organizzato un mandatario, senza che ciò sia mai stato formalmente documentato. Durante un controllo, si scopre che non c'è nessuno a cui si possa imputare il compito di presentare la documentazione.

Un importatore pensa che, poiché comunque acquista da un fabbricante al di fuori dell'UE, automaticamente è considerato un mandatario. Tuttavia, il ruolo di importatore e il ruolo di mandatario sono due cose diverse con obblighi diversi, e nella pratica vengono spesso confusi.

Un'azienda vende prodotti con il proprio marchio realizzati da un fabbricante al di fuori dell'UE e presume erroneamente che il ruolo di titolare del marchio renda superflua la questione di un mandatario. Chi opera in questa situazione, troverà in vendo prodotti con il mio marchio — quali obblighi mi spettano? un approfondimento su ciò che effettivamente cambia e non cambia in questa situazione.

Una procura viene redatta, ma è formulata in modo così generico ("il mandatario tutela tutti gli interessi del fabbricante nell'UE") che non è possibile dedurre se il passaporto digitale del prodotto vi rientra concretamente.

Il mandatario viene designato all'inizio della collaborazione, ma nessuno rivede questo accordo quando l'assortimento di prodotti si espande a nuovi gruppi di prodotti con esigenze diverse — con la conseguenza che la procura non corrisponde più a ciò che viene effettivamente venduto.

Cosa potete documentare

• Una procura scritta che specifichi concretamente quali compiti relativi al passaporto digitale del prodotto spettano al mandatario, in conformità all'articolo 28 dell'ESPR.
• Una panoramica interna per ogni gruppo di prodotti e per ogni fabbricante di chi ricopre quale ruolo: fabbricante, importatore o mandatario.
• Dati di contatto del mandatario che siano effettivamente raggiungibili nel momento in cui la dogana pone domande su una spedizione, conformemente a quanto previsto dall'articolo 15 dell'ESPR nei controlli alle frontiere.
• Un accordo su chi ha accesso alla documentazione tecnica dietro il passaporto del prodotto, affinché il mandatario possa trasmetterla su richiesta.
• Una data fissa per rivedere la procura e la ripartizione dei ruoli, ad esempio in caso di ampliamento dell'assortimento o di modifica della struttura dell'importazione.
• Una nota su cosa accade se la collaborazione con il fabbricante o il mandatario cessa — chi si assume allora gli obblighi in corso.

Chi combina questa documentazione con una chiara visione della propria posizione nella catena evita che la domanda "chi lo regola adesso" emerga solo nel momento in cui un'autorità di vigilanza la pone già. Per le imprese che oltre a questa domanda dubitano anche della loro più ampia responsabilità, offre chi è responsabile del passaporto del prodotto dei prodotti? una panoramica più ampia della ripartizione dei ruoli entro la quale il mandatario è uno dei possibili anelli.