benötige ich einen bevollmächtigten Vertreter in der EU für das Produktpass

Nur relevant, wenn sich der Hersteller selbst außerhalb der EU befindet

Ein bevollmächtigter Vertreter — in der ESPR als "bevollmächtigter Vertreter" bezeichnet — ist nur erforderlich, wenn der Hersteller des Produkts außerhalb der EU ansässig ist und dieser Hersteller selbst niemanden in der EU hat, der die Verpflichtungen in seinem Namen übernimmt. Ein Hersteller, der in der EU ansässig ist, benötigt keinen bevollmächtigten Vertreter: er regelt die Verpflichtungen rund um das Produktpass selbst. Für einen Hersteller außerhalb der EU ist das anders. Er kann sich dafür entscheiden, einen bevollmächtigten Vertreter in der EU zu benennen, der dann schriftlich bevollmächtigt ist, einen Teil der Aufgaben aus der ESPR im Namen des Herstellers auszuführen. Das ist keine Verpflichtung an sich, sondern eine Möglichkeit, die neben — oder anstelle der — Rolle des Einführers bestehen kann.

Für wen dies gilt und für wen nicht

Dieses Thema betrifft nur Hersteller außerhalb der EU und dann speziell die Frage, wer in der EU für die Verpflichtungen rund um das Produktpass verantwortlich ist. Ein bevollmächtigter Vertreter ist etwas anderes als ein Einführer: ein Einführer ist derjenige, der das Produkt tatsächlich aus einem Drittland auf den EU-Markt bringt, und hat gemäß Artikel 29 der ESPR eigene Verpflichtungen — unter anderem muss er überprüfen, ob das Produktpass vorhanden ist und den Anforderungen entspricht, bevor das Produkt auf den Markt kommt. Ein bevollmächtigter Vertreter ist jemand, den der Hersteller selbst schriftlich bestimmt, um (einen Teil seiner) Verpflichtungen in seinem Namen auszuführen; das kann also eine separate Partei sein, unabhängig vom Einführer. Wer selbst Hersteller ist und in der EU ansässig ist, fällt hier nicht unter: die Frage "wer ist der bevollmächtigte Vertreter" ist dann nicht relevant, sondern die Frage wer ist verantwortlich für das Produktpassport von Produkten. Auch wer unsicher ist, ob er tatsächlich Hersteller oder Einführer ist, findet dort mehr Orientierung auf Bin ich Importeur oder Hersteller gemäß ESPR? Distributoren und Händler, die Produkte bereits mit Passport eingekauft haben, haben mit dieser Figur meist nichts zu tun; ihre eigenen Verpflichtungen sind beschrieben auf Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Produkten?

Was derzeit feststeht

Artikel 28 der ESPR regelt die Möglichkeit eines bevollmächtigten Vertreters als Teil der Verordnung, die mittlerweile in Kraft ist, aber die konkreten Verpflichtungen rund um das digitale Produktpass werden pro Produktgruppe weiter durch delegierte Verordnungen präzisiert. Ein festes, allgemeines Datum, an dem "der bevollmächtigte Vertreter verpflichtend wird", existiert nicht als separate Angabe — das hängt damit zusammen, wann das Produktpass für eine bestimmte Produktgruppe gültig wird. Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt für diese Produktgruppe die bestehende Situation gültig, ohne die zusätzlichen Anforderungen aus der ESPR. Wer wissen möchte, ob und wann dies für ein eigenes Produkt relevant ist, findet einen ersten Anhaltspunkt auf Gilt der digitale Produktpass für meine Produkte?

Wie dies in der Praxis geklärt wird

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, wo der Hersteller genau ansässig ist und ob es bereits einen Akteur in der EU gibt, der die Rolle des Einführers erfüllt — häufig ist dies derjenige, der das Produkt tatsächlich einkauft und einführt. Ist dieser Einführer vorhanden, gelten die Verpflichtungen aus Artikel 29 bereits für ihn: überprüfen, ob das Passdokument vorhanden und vollständig ist, und dies nachweisen können. Ein bevollmächtigter Vertreter kommt dort nicht automatisch hinzu; der Hersteller kann jedoch selbst beschließen, neben oder anstelle dieses Einführers einen bevollmächtigten Vertreter für spezifische Aufgaben aus der Verordnung zu benennen. Der zweite Schritt besteht dann darin, zu überprüfen, was diese schriftliche Vollmacht genau umfasst: welche Aufgaben der bevollmächtigte Vertreter im Namen des Herstellers erfüllen darf und muss, und welche Verantwortungen beim Hersteller selbst verbleiben. Der dritte Schritt ist die praktische Seite: wer stellt sicher, dass die Daten für das Passdokument vollständig und aktuell bei dem Akteur ankommen, der das Passdokument zusammenstellt und hostet, und wer ist ansprechbar gegenüber Zoll oder Marktüberwachung, wenn dort Fragen entstehen — letzteres ist relevant, weil Artikel 15 der ESPR Zollkontrollen auf das digitale Produktpassdokument bei der Einfuhr regelt, und es daher immer jemanden in der EU geben muss, der erreichbar ist und darauf reagieren kann. Bei Produkten, die unter einer eigenen Marke auf den Markt kommen, stellt sich häufig eine ähnliche Frage, wer welche Rolle trägt; dies ist ausgearbeitet auf Ich verkaufe Produkte unter meiner eigenen Marke — welche Verpflichtungen entstehen mir? und, speziell für die Situation mit einem Hersteller außerhalb der EU, auf Mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt das Produktpass dann?

Wo das zu finden ist: Artikel 28, 29 und 15 der ESPR

Artikel 28 der ESPR beschreibt die Figur des bevollmächtigten Vertreters: Ein Hersteller außerhalb der EU kann schriftlich einen Akteur in der EU bevollmächtigen, um in seinem Namen bestimmte Aufgaben aus der Verordnung auszuführen. Artikel 29 der ESPR legt die eigenen Verpflichtungen von Einführern fest, einschließlich der Kontrolle der Anwesenheit und Konformität des digitalen Produktpassdokuments, bevor ein Produkt auf den Markt kommt — eine Rolle, die unabhängig von, aber in der Praxis zusammenfallen kann mit, derjenigen des bevollmächtigten Vertreters. Artikel 15 der ESPR regelt die Zollkontrollen bezüglich des digitalen Produktpassdokuments bei Produkten, die in die EU gelangen, was erklärt, warum es bei der Einfuhr immer einen erreichbaren Akteur in der EU geben muss.

Wer auf dieser Grundlage feststellen möchte, ob ein bevollmächtigter Vertreter in der eigenen Situation relevant ist, beginnt damit, den Sitz des Herstellers und das Vorhandensein eines Einführers in der eigenen Lieferkette zu überprüfen, und konsultiert im Zweifelsfall den Text der ESPR selbst über den offiziellen Link unten.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Ein bevollmächtigter Vertreter — in der ESPR als "Bevollmächtigter" bezeichnet — ist nicht für jeden verpflichtend. Die Frage stellt sich vor allem bei Unternehmen, die Produkte auf dem EU-Markt in Verkehr bringen, während der Hersteller selbst außerhalb der EU ansässig ist. Artikel 28 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt, wann und wie ein solcher Bevollmächtigter bestellt wird, und welche Aufgaben diese Person oder Organisation dann übernimmt.

Kurz gesagt: Wenn bereits ein Importeur in der EU vorhanden ist, der das Produkt in Verkehr bringt, ist in der Regel kein separater Bevollmächtigter erforderlich — der Importeur trägt dann selbst einen Teil der Verpflichtungen, die ansonsten beim Hersteller liegen würden. Ein Bevollmächtigter wird in Konstruktionen relevant, in denen der Hersteller außerhalb der EU Produkte direkt in der EU verkaufen lässt, beispielsweise über einen eigenen Webshop oder über einen Marktplatz, ohne dass dazwischen ein Importeur im klassischen Sinne tätig ist. Wer sich in einer solchen Situation befindet, liest unter mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt das Produktzertifikat dann? wie sich diese Rollenteilung in der Praxis auswirkt.

Was von Ihnen erwartet wird

Feststellen, ob überhaupt ein Bevollmächtigter erforderlich ist

Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in erster Linie: Klarheit über die eigene Rolle in der Lieferkette schaffen. Wer das Produkt selbst einführt und auf dem EU-Markt in Verkehr bringt, ist Einführer und hat die damit verbundenen Pflichten — kein Bevollmächtigter erforderlich, wohl aber die eigenen Verantwortungen aus Artikel 29 der ESPR. Unsicherheit über diese Rollenteilung ist genau dort, wo es oft schiefgeht; die Seite bin ich Einführer oder Hersteller nach der ESPR? bietet dazu erste Anhaltspunkte.

Eine schriftliche Vollmacht ausstellen

Wenn ein Hersteller außerhalb der EU einen Bevollmächtigten benennt, erfordert Artikel 28 eine schriftliche Vollmacht, in der festgehalten ist, welche Aufgaben der Bevollmächtigte erfüllt. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass ein konkretes Dokument vorliegen muss — keine mündliche Absprache oder lose E-Mail, sondern eine Vollmacht, die benennt, welche Verpflichtungen übertragen werden und welche nicht.

Der Bevollmächtigte muss tatsächlich handeln können

Es geht nicht um ein Namensschild. Der Bevollmächtigte muss in der Lage sein, auf Anfrage der Aufsichtsbehörden Unterlagen vorzulegen, einschließlich der Daten, die zum digitalen Produktpass gehören. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass der Bevollmächtigte Zugang zu der zugrunde liegenden technischen Dokumentation haben muss und nicht nur zum Pass selbst.

Ansprechpartner bei Zollkontrollen sein

Artikel 15 der ESPR verknüpft den digitalen Produktpass mit Zollkontrollen bei Produkten, die auf den EU-Markt gelangen. Ein Bevollmächtigter, der diese Rolle erfüllt, kann mit Fragen des Zolls über das Vorhandensein und den Inhalt des Passes konfrontiert werden. Für ein Unternehmen mit begrenzter rechtlicher Kapazität bedeutet dies, dass zum Zeitpunkt einer Sendungskontrolle jemand mit Sachkenntnis erreichbar sein muss.

Überblick bewahren, wer welche Aufgabe hat

Bei mehreren Produktgruppen und mehreren Herstellern außerhalb der EU kann es vorkommen, dass pro Hersteller ein anderer Bevollmächtigter benannt ist, oder dass einige Produkte über einen Einführer laufen und andere nicht. Für ein Unternehmen dieser Größe bedeutet dies, dass ein interner Überblick — welches Produkt, welcher Hersteller, welche Rolle, welcher Bevollmächtigter — keine überflüssige Luxe ist, sondern die Grundlage, um bei einer Kontrolle schnell antworten zu können.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Unternehmen geht davon aus, dass der Webshop des Herstellers außerhalb der EU "von selbst" einen Bevollmächtigten geregelt hat, ohne dass dies jemals schriftlich festgehalten wurde. Bei einer Kontrolle stellt sich heraus, dass niemand ermittelt werden kann, der die Unterlagen vorlegen könnte.

Ein Einführer meint, dass er, weil er ohnehin bei einem Hersteller außerhalb der EU einkauft, automatisch als Bevollmächtigter gilt. Die Rolle des Einführers und die Rolle des Bevollmächtigten sind aber zwei verschiedene Dinge mit unterschiedlichen Verpflichtungen, und diese werden in der Praxis oft vermischt.

Ein Unternehmen verkauft unter eigener Marke Produkte, die von einem Hersteller außerhalb der EU hergestellt werden, und geht fälschlicherweise davon aus, dass die Markeninhaber-Rolle die Frage nach einem Bevollmächtigten überflüssig macht. Wer hier tätig ist, findet bei ich verkaufe Produkte unter meiner eigenen Marke — welche Verpflichtungen bekomme ich? eine Ergänzung dazu, was in dieser Situation tatsächlich und was nicht geändert wird.

Eine Vollmacht wird zwar aufgestellt, ist aber so allgemein formuliert ("der Bevollmächtigte vertritt die Interessen des Herstellers in der EU"), dass nicht ableitbar ist, ob der digitale Produktpass konkret darunter fällt.

Der Bevollmächtigte wird bei Beginn der Zusammenarbeit benannt, aber niemand überprüft diese Absprache, wenn sich das Produktsortiment auf neue Produktgruppen mit anderen Anforderungen ausweitet — mit der Folge, dass die Vollmacht nicht mehr mit dem tatsächlich verkauften Sortiment übereinstimmt.

Was Sie dokumentieren können

Eine schriftliche Vollmacht, die konkret benennt, welche Aufgaben zum digitalen Produktpass beim Bevollmächtigten liegen, im Einklang mit Artikel 28 der ESPR.
Ein interner Überblick pro Produktgruppe und pro Hersteller, wer welche Rolle erfüllt: Hersteller, Einführer oder Bevollmächtigter.
Kontaktdaten des Bevollmächtigten, die auch tatsächlich erreichbar sind, wenn die Zollbehörden Fragen zu einer Sendung stellen, entsprechend dem, was Artikel 15 der ESPR bei Grenzkontrollen erwartet.
Eine Absprache darüber, wer Zugang zur technischen Dokumentation hinter dem Produktpass hat, damit der Bevollmächtigte diese auf Anfrage vorlegen kann.
Ein festes Datum zur Überprüfung der Vollmacht und der Rollenverteilung, beispielsweise bei Erweiterung des Sortiments oder Änderung der Importstruktur.
Eine Notiz darüber, was passiert, wenn die Zusammenarbeit mit dem Hersteller oder dem Bevollmächtigten endet — wer übernimmt dann die laufenden Verpflichtungen.

Wer diese Festlegung mit einem klaren Bild der eigenen Position in der Lieferkette kombiniert, vermeidet, dass die Frage "wer regelt das eigentlich jetzt" erst zu dem Zeitpunkt aufkommt, an dem ein Aufsichtsbeamter bereits danach fragt. Für Unternehmen, die neben dieser Frage auch unsicher sind über ihre umfassendere Verantwortung, bietet wer ist verantwortlich für das Produktpass von produkten? einen umfassenderen Überblick über die Rollenverteilung, innerhalb derer der Bevollmächtigte eine der möglichen Verbindungsstellen ist.

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