Det misstag som förekommer oftast
Det vanligaste misstaget i ett kontrakt med en mjukvaruleverantör för det digitala produktpasset är att man överens om att ett pass ska komma till stånd, men inte om vem som är ansvarig om uppgifterna i det inte stämmer eller blir föråldrade. Företag utgår ofta från att leverantören automatiskt tar på sig det ansvaret, medan förordningen placerar skyldigheten hos tillverkaren eller importören, oavsett vem som levererar tekniken.
Det här misstaget uppstår vanligtvis inte på grund av vårdslöshet utan på grund av okunnighet om rollfördlingen. En mjukvaruleverantör bygger och hanterar passet, men innehållet, korrektheten och aktualiteten i det förblir en angelägenhet för företaget själv. Står det inte uttryckligt i kontraktet uppstår det ett glapp: leverantören känner sig inte ansvarig för innehållet, och företaget utgår från att leverantören löser det.
Varför detta glapp så lätt uppstår
Ett mjukvarekontrakt utarbetas ofta av IT-avdelningen eller av den som råkat kontakta leverantören, medan kunskap om vad som exakt måste finnas i ett produktpass sitter i en annan avdelning, eller ännu ingenstans. Därför handlar kontraktet om drifttid, lagring och säkerhet, och knappt alls om frågan vem som tillhandahåller källdata, vem som kontrollerar dem och vem som ingriper när en produkt ändras.
Det senare är precis där det ofta går fel. Ett produktpass är ingen ögonblicksbild; det måste stämma under hela perioden som produkten är på marknaden. Ändras något i produkten, sammansättningen eller ursprunget måste det också återspeglas i passet. Står det ingenting i kontraktet om vem som signalerar det och vem som behandlar det förblir ett pass oavsiktligt bakom fakta.
Vad förordningen säger om detta
Förordningen för digitala produktpass reglerar huvudsakligen vad som måste finnas i ett pass och vem som betecknas som leverantör, inte hur ett kontrakt med en mjukvaruleverantör ska se ut. Det senare är upp till parterna själva. Vid tillsynskontroller tittar tillsynsmyndigheterna på innehållet och aktualiteten i själva passet, inte på de interna avtal mellan ett företag och dess leverantör. Det betyder att ett ofullständigt kontrakt inte behöver vara ett juridiskt problem mellan er och tillsynsmyndigheten, men väl ett praktiskt problem mellan er och er leverantör när något går fel.
Vilka uppgifter som är obligatoriska och hur dessa skiljer sig per produktgrupp kan hittas i den officiella texten och i kunskapsbanken med skyldigheterna per produktgrupp. Det är också stället för att kontrollera om ett glapp i er kontrakt påverkar något som är obligatoriskt för era specifika produkter.
Vad förhindrar att detta glapp uppstår
Ett kontrakt som förhindrar detta problem anger uttryckligen tre saker: vem som tillhandahåller och kontrollerar källdata, inom vilken tidsram en förändring i passet måste behandlas, och vad som händer med data och tillgång till passet när kontraktet upphör. Det senare glöms ofta, medan ett pass har en bevaringsskyldighet som varar mycket längre än ett genomsnittligt mjukvarekontrakt.
Det hjälper att diskutera dessa punkter inte först vid undertecknandet av kontraktet, utan redan vid det första samtalet med en leverantör. Vilka frågor som bör behandlas då är utarbetade i vanliga frågor om samarbetet med en leverantör. Så förhindrar ni att ni först vid en inspektion eller en förändring i produkten upptäcker att ingen kände sig ansvarig.
När detta särskilt spelar en roll
Det här felet blir starkare ju fler produktgrupper ett företag är verksamt i, med olika skyldigheter och olika tidsfrister per grupp. Ett generiskt kontrakt för "produktpasset" täcker då sällan alla situationer. Hur vi hanterar det på prodpas.eu, från leverans av dina uppgifter till hosting av passet, är förklarat på sidan om hur det fungerar.
För din egen situation och för den exakta fördelningen av ansvar mellan dig och en leverantör är det lämpligt att rådgöra med en jurist eller konsultera den officiella texten för förordningen. Ett kontrakt är i slutändan en privaträttslig överenskommelse, och den väger inte in i hur en tillsynsmyndighet ser på ditt pass.
Kontrollera din egen situation själv
Vill du snabbt se vilka skyldigheter som gäller för dina produkter innan du talar med en leverantör? Gör den kostnadsfria quick-scan på några frågor eller läs de andra ämnena i kunskapsbanken. Det ger dig en konkret utgångspunkt för samtalet utan att du först behöver bli jurist själv.