Krótka odpowiedź
Tak, zbieranie danych do cyfrowego paszportu produktu może pan jako producent lub importer sam wykonać. Nic w rozporządzeniu nie zmusza pana do angażowania zewnętrznej strony do tego celu. Pan najlepiej zna swój produkt, swoich dostawców i swoją dokumentację techniczną, i wiele firm zaczyna też wewnętrznie: jakie materiały się w nim znajdują, skąd pochodzą, jakie informacje naprawcze i recyklingowe już są dostępne.
Tam, gdzie robi się trudniej, nie jest samo zbieranie danych, lecz to, co się dzieje potem: umieszczenie danych w odpowiednim, czytelnym maszynowo formacie, powiązanie ich z rejestrem i zapewnienie, że kod QR przez dziesięć lat będzie wskazywać na działającą stronę. To nie są obowiązki ustawowe do outsourcingu, ale części, w których samodzielne wykonanie w praktyce wymaga więcej czasu i wiedzy, niż większość firm wcześniej zakłada.
Co można wykonać w miarę samodzielnie
Rdzeń paszportu to wiedza merytoryczna o pana własnym produkcie. Skład materiałowy, pochodzenie części, instrukcje naprawy, okresy gwarancji i instrukcje recyklingu: to informacje, które pan prawdopodobnie już gdzieś ma, rozproszone po teczkach zakupowych, rysunkach technicznych i dokumentach jakości. Zgromadzenie tych dokumentów to praca, którą można bez problemu wykonać wewnętrznie, zwłaszcza jeśli pan wie, które dane obowiązkowe dotyczą pana grupy produktów.
W bazie wiedzy pogrupowanej według tematów dla każdej grupy produktów wyszczególniono, jakie dane się żąda, aby pan nie musiał domyślać się, czy coś jest istotne, czy nie. To oszczędza czas przy zbieraniu i uniemożliwia odkrycie później, że coś brakuje.
Co świadomie nie jest darmowe
Szczegółowe omówienie dla każdego obowiązku, wraz z odpowiadającymi mu termianmi i szablonami do wszystkiego zarejestrowania, znajduje się za subskrypcją. To nie jest sztuczka handlowa, lecz praktyczny wybór: krótka odpowiedź i wskaźnik ryzyka dla każdego tematu są darmowe, również bez konta, z wskazaniem na oficjalny tekst. Jeśli pan chce wiedzieć, jak daleko już pan zaszedł z tym, co pan już zebrał, może to w pięciu pytaniach zobaczyć, gdzie pan stoi, bez konieczności posiadania konta.
Tam, gdzie samodzielne wykonanie robi się trudniejsze
Dwie części wymagają czegoś więcej niż tylko dostarczenia danych. Pierwszą jest format techniczny: paszport produktu musi być czytelny maszynowo i być zgodny z rejestrami, które ustanawia Komisja Europejska. To nie kwestia wysłania pliku Excel, lecz struktury rozpoznawanej przez systemy. Drugą jest ciągłość: kod QR musi przez cały okres przechowywania wskazywać na działającą, aktualną stronę, nawet jeśli pana firma zmieni dostawcę oprogramowania lub produkt zostanie zmodyfikowany.
Rozporządzenie rozróżnia odpowiedzialność za zawartość paszportu od jego wykonania technicznego. Kto dostarcza dane, pozostaje odpowiedzialny za ich poprawność, nawet jeśli przechowywanie techniczne i nośnik danych QR są zapewniane przez inną stronę. To rozróżnienie to dokładnie powód, dla którego wiele firm sama wykonuje zbieranie merytoryczne, a techniczną stronę outsourcuje: nie dlatego, że nie mogłoby się tego robić samodzielnie, lecz dlatego, że utrzymanie koperty rejestru i dziesięcioletniej odpowiedzialności za hosting wymaga innej wiedzy specjalistycznej niż znajomość pana własnego produktu.
Praktyczne rozważanie
To czy warto zrobić to samodzielnie, zależy od tego, ile grup produktów posiadacie, jak często wasze produkty się zmieniają i czy mieć już system, w którym dokumentacja techniczna jest systematycznie przechowywana. Przedsiębiorstwo z jednym stabilnym produktem w jednej grupie produktów ma inne uwarunkowania niż importer z dziesiątkami artykułów w wielu kategoriach. To, co w obu przypadkach pomaga, to najpierw jasno określić, jakie dane już posiadacie i które jeszcze brakują, zanim zdecydujecie, kto wykonuje którą część procesu.
Jak dane od waszej dostawy trafiają do paszportu i jakie kroki się z tym wiążą, przeczytacie wyjaśnione na stronie o tym, jak powstają informacje. Jeśli macie wątpliwości dotyczące konkretnego punktu, najczęściej zadawane pytania są przejrzyście zebrane na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami.
W kwestii wypełnienia waszej konkretnej sytuacji i pytania, co dokładnie jest obowiązkowe dla waszych produktów, prawnik lub właściwy organ nadzoru pozostają właściwym punktem kontaktowym. Niniejszy artykuł opisuje ogólne zasady, a nie waszą konkretną sytuację.
Samodzielne dalsze poszukiwania
Czy chcielibyście najpierw zorientować się, w jakiej sytuacji znajduje się wasz biznes, zanim podejmecie decyzję o samodzielnym wykonaniu lub outsourcingu? Weźcie udział w bezpłatnej quick-scan lub przejrzyjcie tematy w bazie wiedzy; obie opcje dadzą wam w ciągu pół godziny konkretny obraz bez natychmiastowych zobowiązań.