Die kurze Antwort
Ja, das Sammeln der Daten für ein digitales Produktpass können Sie als Hersteller oder Importeur selbst vornehmen. Nichts in der Verordnung verpflichtet Sie, dafür einen externen Partner einzuschalten. Sie kennen Ihr Produkt, Ihre Lieferanten und Ihre technische Dokumentation am besten, und viele Unternehmen beginnen daher auch intern: welche Materialien sind enthalten, woher kommen diese, welche Reparatur- und Recyclinginformationen gibt es bereits.
Schwieriger wird es nicht beim Sammeln selbst, sondern bei dem, was danach geschieht: die Daten in das richtige, maschinenlesbarer Format bringen, sie an ein Register koppeln und dafür sorgen, dass der QR-Code zehn Jahre lang auf eine funktionsfähige Seite verweist. Das sind keine gesetzlichen Verpflichtungen zur Auslagerung, aber Bestandteile, bei denen Eigenleistung in der Praxis mehr Zeit und Wissen erfordert als die meisten Unternehmen vorher einschätzen.
Was Sie relativ eigenständig tun können
Der Kern des Passes ist inhaltliches Wissen über Ihr eigenes Produkt. Materialzusammensetzung, Herkunft von Teilen, Reparaturanleitungen, Garantiebedingungen und Recyclinganweisungen: Dies ist Information, die Sie vermutlich bereits irgendwo haben, verteilt über Einkaufsakten, technische Zeichnungen und Qualitätsdokumente. Das Zusammentragen dieser Unterlagen ist Arbeit, die gut intern erfolgen kann, zumal wenn Sie wissen, welche Datenkategorie für Ihre Produktgruppe verbindlich ist.
In der Wissensdatenbank nach Thema ist pro Produktgruppe aufgearbeitet, welche Daten abgefordert werden, sodass Sie nicht raten müssen, ob etwas relevant ist oder nicht. Das spart Zeit beim Sammeln und verhindert, dass Sie hinterher feststellen, dass etwas fehlt.
Was absichtlich nicht kostenlos ist
Die Ausarbeitung pro Verpflichtung, mit den entsprechenden Fristen und den Vorlagen zum Festhalten von allem, steckt hinter einem Abonnement. Das ist kein Verkaufstrick, sondern eine praktische Wahl: die kurze Antwort und die Risikoanzeige pro Thema sind kostenlos, auch ohne Konto, mit der Fundstelle im Originaltext dabei. Möchten Sie wissen, wie weit Sie bereits mit dem Gesammelten sind, dann können Sie das in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen, ohne dass dafür ein Konto nötig ist.
Wo Eigenleistung schwieriger wird
Zwei Bestandteile erfordern mehr als nur Datenbereitstellung. Das erste ist das technische Format: ein Produktpass muss maschinenlesbar sein und an die Register angeschlossen sein, die die Europäische Kommission einrichtet. Das ist keine Frage des E-Mail-Versands einer Excel-Datei, sondern einer Struktur, die von Systemen erkannt wird. Das zweite ist die Kontinuität: der QR-Code muss während der ganzen Aufbewahrungsfrist auf eine funktionsfähige, aktuelle Seite verweisen, auch wenn Ihr Unternehmen den Softwareleveranten wechselt oder ein Produkt angepasst wird.
Die Verordnung unterscheidet die Verantwortung für den Inhalt des Passes von seiner technischen Ausführung. Wer die Daten bereitstellt, bleibt für deren Richtigkeit verantwortlich, auch wenn die technische Speicherung und die QR-Datenträger von einer anderen Partei übernommen werden. Diese Unterscheidung ist genau der Grund, warum viele Unternehmen die inhaltliche Sammlung selbst vornehmen und die technische Seite auslagern: nicht weil das nicht selbst erlaubt wäre, sondern weil die Verwaltung einer Register-Kopplung und einer zehnjährigen Hosting-Verpflichtung eine andere Expertise erfordert als das Kennen Ihres eigenen Produkts.
Eine praktische Abwägung
Ob es sinnvoll ist, dies selbst zu tun, hängt davon ab, wie viele Produktgruppen Sie haben, wie oft sich Ihre Produkte ändern, und ob Sie bereits ein System haben, in dem technische Dokumentation strukturiert gepflegt wird. Ein Unternehmen mit einem stabilen Produkt in einer Produktgruppe hat eine andere Abwägung als ein Importeur mit Dutzenden Artikeln in mehreren Kategorien. Was in beiden Fällen hilft, ist zunächst klar zu machen, welche Daten Sie bereits haben und welche noch fehlen, bevor Sie entscheiden, wer welchen Teil des Prozesses übernimmt.
Wie die Daten von Ihrer Eingabe bis in das Paspoort gelangen, und welche Schritte dabei erforderlich sind, lesen Sie erläutert auf der Seite darüber, wie die Informationen entstehen. Wenn Sie sich noch über einen bestimmten Punkt unsicher sind, finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen übersichtlich zusammengefasst auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Für die Anwendung auf Ihre spezifische Situation und für die Frage, was für Ihre Produkte genau erforderlich ist, bleibt ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner. Dieser Artikel beschreibt die allgemeine Linie, nicht Ihren spezifischen Fall.
Selbst weiter schauen
Möchten Sie zunächst einen Eindruck davon bekommen, wo Ihr Unternehmen steht, bevor Sie sich entscheiden, ob Sie es selbst tun oder auslagern? Nutzen Sie die kostenlose Quick-Scan oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank; beide geben Ihnen innerhalb einer halben Stunde einen konkreten Überblick, ohne dass Sie sich sofort zu etwas verpflichten.