Lyhyt vastaus
Kyllä, digitaalisen tuotepassin tiedot voit valmistajana tai tuojana kerätä itse. Mikään asetus ei velvoita sinua käyttämään ulkopuolista osapuolta. Tunnet tuotteesi, toimittajasi ja tekniset dokumentaatiosi parhaiten, ja monet yritykset alkavat sisäisesti: mitä materiaaleja siinä on, mistä ne tulevat, mitä korjaus- ja kierrätystietoja on jo olemassa.
Vaikeus ei ole itse keräämisessä vaan siinä, mitä tapahtuu sen jälkeen: tietojen laittaminen oikeaan, koneluettavaan muotoon, niiden yhdistäminen rekisteriin ja varmistaminen, että QR-koodi osoittaa toimivalle sivulle kymmenen vuotta. Nämä eivät ole lakisääteisiä ulkoistamisvelvoitteita, mutta ne ovat osa-alueita, joissa sisäinen tekeminen käytännössä vaatii enemmän aikaa ja osaamista kuin useimmat yritykset etukäteen arvelevat.
Mitä voit kohtuullisesti tehdä itse
Passien ydin on sisältötietämys omasta tuotteestaan. Materiaalien koostumus, osien alkuperä, korjausoppaat, takuuehdot ja kierrätysohjeet: tämä on tieto, joka sinulla on luultavasti jo jonnekin hajallaan ostokansioisssa, tekneisissä piirustuksissa ja laatuasiakirjoissa. Näiden asiakirjojen kokoaminen on työtä, joka voi hyvin tapahtua sisäisesti, varsinkin jos tiedät, mitkä tietojen kategoriat ovat pakollisia omassa tuoteryhmässäsi.
Osiossa Tietovarastossa aiheittain kuvataan tuoteryhmittäin, mitä tietoja pyydetään, jotta sinun ei tarvitse arvata, onko jokin asiaankuuluva vai ei. Se säästää aikaa keräämisessä ja estää, että myöhemmin huomaat, että jotain puuttuu.
Mikä ei ole tarkoituksella ilmaista
Jokaisen velvoitteen yksityiskohtainen toteutus, siihen liittyvät määräajat ja kaikkien tietojen tallentamiseen tarkoitetut mallipohjat ovat tilauksen takana. Se ei ole myyntitemppu vaan käytännöllinen valinta: lyhyt vastaus ja riskinarvio aiheittain ovat ilmaisia, myös ilman tiliä, mukaan lukien virallisen tekstin löytöpaikka. Jos haluat tietää, kuinka pitkällä olet jo keräämäsi tiedoilla, voit nähdä viiden kysymyksen avulla, missä olet, ilman että siinä tarvitsisit tiliä.
Missä omatekeminen vaikeutuu
Kaksi osaa vaatii enemmän kuin pelkästään tietojen toimittamista. Ensimmäinen on tekninen muoto: tuotepassin on oltava koneen luettavissa ja sovittava yhteen Euroopan komission perustamien rekisterien kanssa. Se ei ole kysymys Excel-tiedoston lähettämisestä sähköpostilla, vaan rakenteesta, jonka järjestelmät tunnistavat. Toinen on jatkuvuus: QR-koodin on viitattava toimivalle, ajantasaiselle sivulle koko säilytysajan, myös jos yrityksesi vaihtaa ohjelmistotoimittajaa tai tuotetta muutetaan.
Asetus erottaa passin sisällön vastuun sen teknisestä toteutuksesta. Kuka toimittaa tiedot, on vastuussa niiden oikeellisuudesta myös silloin, kun teknisen tallennuksen ja QR-datavälineen hoitaa jokin muu osapuoli. Tämä ero on täsmälleen siihen syy, miksi monet yritykset tekevät sisällöllisen keräämisen itse ja ulkoistavat teknisen puolen: ei siksi, että se ei olisi sallittua tehdä itse, vaan koska rekisterikytkönnän ylläpito ja kymmenen vuoden hostingvelvoite edellyttävät eri asiantuntemusta kuin oman tuotteen tunteminen.
Käytännöllinen harkinta
Se on viisasta tehdä itse vai ei, riippuu siitä, kuinka monessa tuoteryhmässä toimitte, kuinka usein tuotteenne muuttuvat ja onko teillä jo järjestelmä teknisen dokumentaation strukturoidulle säilytykselle. Yritys, jolla on yksi vakaa tuote yhdessä tuoteryhmässä, tekee erilaisen harkinnan kuin maahantuoja, jolla on kymmeniä tuotteita useissa kategorioissa. Molemmissa tapauksissa auttaa ensin selventää, mitä tietoja teillä jo on ja mitä puuttuu, ennen kuin päätätte, kuka tekee prosessin minkä osan.
Kuinka tiedot siirtyvät toimittamastanne tuotejärjestelmän pasaporttiin ja mitkä vaiheet prosessiin kuuluvat, löydätte selostettuina osoitteesta tietoja käsittelevä sivu. Jos epäilyksiä on jokin yksityiskohta, yleisimmät kysymykset on koottu yhteen osoitteessa usein kysytyt kysymykset.
Omalla tilanteellanne ja siitä, mikä tuotteillenne on tarkkaan ottaen pakollista, oikeustieteen asiantuntija tai valvontaviranomainen on edelleen oikea yhteyshenkilö. Tämä artikkeli kuvaa yleisen linjauksen, ei erityistä tilannettanne.
Katsokaa itse lisää
Haluatteko ensin saada käsityksen siitä, missä yrityksenne on, ennen kuin päätätte tehdä vai ulkoistaa? Käyttäkää ilmaista quick-scan-työkalua tai selaile tietopankin aiheita; kumpikin antaa teille puolessa tunnissa konkreettisen käsityksen ilman, että sitoudutte mihinkään välittömästi.