Det korte svar
Ja, som producent eller importør kan du selv indsamle dataene til et digitalt produktpaspoort. Intet i forordningen tvinger dig til at benytte en ekstern part hertil. Du kender dit produkt, dine leverandører og din tekniske dokumentation bedst, og mange virksomheder starter derfor også internt: hvilke materialer indeholder det, hvor kommer de fra, hvilke reparations- og genanvendelsesoplysninger findes der allerede.
Hvor det bliver sværere, er ikke selve indsamlingen, men hvad der sker bagefter: at sætte dataene i det rigtige, maskinelæsbare format, at kæde dem til et register, og at sikre, at QR-koden i ti år forbliver knyttet til en fungerende side. Disse er ikke lovpligtige opgaver at outsource, men snarere dele, hvor intern udførelse i praksis kræver mere tid og viden, end de fleste virksomheder forventer på forhånd.
Hvad du rimeligt kan gøre selv
Kernen i pasporttet er faglig viden om dit eget produkt. Materialsammensetning, komponenternes herkomst, reparationsvejledninger, garantiperioder og genanvendelsesanvisninger: det er oplysninger, du sandsynligvis allerede har liggende et sted, spredt over indkøbsdossier, tekniske tegninger og kvalitetsdokumenter. Samling af disse papirer er arbejde, der sagtens kan foretages internt, især hvis du ved, hvilken datakategori der er obligatorisk for din produktgruppe.
I videnbanken pr. emne er der for hver produktgruppe udspecificeret, hvilke data der efterspørges, så du ikke behøver at gætte på, om noget er relevant eller ej. Det sparer tid ved indsamlingen og forhindrer, at du bagefter opdager, at der mangler noget.
Hvad der bevidst ikke er gratis
Udspecificeringen af hver forpligtelse med de tilhørende frister og skabeloner til dokumentation af alt sidder bag et abonnement. Det er ikke et salgstrick, men et praktisk valg: det korte svar og risikoindikationen for hvert emne er gratis, også uden konto, sammen med referencer til den officielle tekst. Hvis du vil vide, hvor langt du allerede er kommet med, hvad du har indsamlet kan du se det i fem spørgsmåluden at skulle have en konto.
Hvor selvstændig udførelse bliver sværere
To dele kræver mere end blot datainput. Den første er det tekniske format: et produktpaspoort skal være maskinelæsbart og kompatibelt med de registre, som Europa-Kommissionen etablerer. Det er ikke en sag om at sende en Excel-fil, men om en struktur, som systemer genkender. Den anden er kontinuiteten: QR-koden skal under hele opbevaringsperioden være knyttet til en fungerende, aktuel side, selv hvis dit firma skifter softwareleverandør eller et produkt ændres.
Forordningen skelner mellem ansvar for indholdet af pasporttet og dets tekniske gennemførelse. Den part, som leverer dataene, forbliver ansvarlig for deres rigtighed, selv hvis den tekniske lagring og QR-datadrageren håndteres af en anden part. Denne sondring er præcis grunden til, at mange virksomheder selv foretager det faglige indsamlingsarbejde og outsourcer den tekniske del: ikke fordi det ikke må gøres selv, men fordi vedligeholdelsen af en registerkoblingen og en tiårig hostingforpligtelse kræver anden ekspertise end kendskabet til dit eget produkt.
En praktisk afvejning
Om det giver mening at gøre det selv, afhænger af, hvor mange produktgrupper du har, hvor ofte dine produkter ændres, og om du allerede har et system, hvor teknisk dokumentation vedligeholdes struktureret. En virksomhed med ét stabilt produkt i én produktgruppe har en anden afvejning end en importør med duetvis af artikler i flere kategorier. Hvad der hjælper i begge tilfælde, er først at få klarhed over, hvilke data du allerede har, og hvilke der mangler, før du beslutter, hvem der skal gøre hvilken del af processen.
Hvordan dine data kommer fra din indsendelse til produktpasset, og hvilke trin der hører til, kan du læse forklaret på siden om hvordan informationen fremkommer. Tvivler du stadig på et specifikt punkt, så findes de mest stillede spørgsmål samlet på siden med hyppigt stillede spørgsmål.
For at udfylde din egen situation, og for at få svar på, hvad der præcis er obligatorisk for dine produkter, er en juridisk konsulent eller den relevante tilsynsmyndighed det rigtige kontaktpunkt. Denne artikel beskriver den generelle linje, ikke dit konkrete tilfælde.
Se selv videre
Vil du først få et indtryk af, hvor din virksomhed står, før du træffer beslutningen om at gøre det selv eller outsource? Lav den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i videnbanken; begge giver dig inden for en halv time et konkret billede uden at du straks binder dig til noget.