Hur kommer QR-koden för produktpasset på mina produkter?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Dataindikatorn måste finnas på produkten, förpackningen eller dokumentationen

Artikel 11 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) förpliktar att den digitala produktpass är tillgänglig via en dataindikator — i praktiken oftast en QR-kod. Var koden exakt ska placeras (på själva produkten, på etiketten, på förpackningen eller i bifogad dokumentation) bestäms per produktgrupp i den delegerade rättsakt som gäller för den gruppen. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta att placeringen av koden blir en del av produktionsprocessen eller förpackningslinjen, inte något som löses i efterhand med en klistermärke. Företag som levererar flera produktgrupper stöter snart på flera varianter här: en produkt får koden på en namnplåt, en annan på lådan. Om en produkt består av flera delar som vardera får sitt eget pass är det värt att i förväg bestämma om varje del får sitt eget pass eller produkten som helhet, för detta avgör också hur många koder som fysiskt måste anbringas.

Koden måste leda till rätt, aktuell data

Artikel 11 ställer krav på passens funktion: dataindikatorn måste hänvisa till det pass som hör till just den produkten, och det passet måste visa de data som är obligatoriska för den produktgruppen. Det verkar självklart, men blir tekniskt konkret först när det är klart hur en produkt får sin unika identitet. Utan ett bra system för att ge varje produkt en unik identifieringskod är det omöjligt att garantera att skanning nummer 4.582 från en produktionslinje hänvisar till exakt det passet och inte till ett annat exemplar från samma serie. För företag som arbetar med batcher, varianter eller seriell produktion är detta en av de mest underskattade delarna av processen.

Koden måste fortsätta fungera även efter försäljning

Artikel 11 kopplar till passet ett krav på varaktig tillgänglighet: uppgifterna måste kunna begäras fram även efter att produkten är såld och har bytt ägare. Det påverkar inte bara hostingsidan utan också själva den fysiska koden. En QR-kod som bleknar, lossnar eller blir oläslig på grund av slitage undergräver denna tillgänglighet lika mycket som en server som är offline. För ett företag som levererar produkter i fri luft, på arbetsplatser eller i intensiv användning är valet av material och anbringsmetod därför inte en estetisk fråga utan en som direkt hänger samman med denna förpliktelse.

Koden får inte förväxlas med ett märke eller etikett

Artikel 16 och artikel 17 i ESPR handlar om etiketter och förbudet mot förfalskade etiketter. Det är relevant för QR-koden, eftersom vissa företag vill kombinera dataindikatorn med befintligt grafiskt material — en energietikett, ett eget kvalitetsmärke, en logotyp. Reglerna kring etiketter är avsedda att förhindra förvirring om vad som är en officiell etikett och vad som inte är det. För praktiken innebär detta att QR-koden behandlas som en separat, igenkännlig indikator och inte helt enkelt bäddas in i en befintlig etikett utan att det är klart vilket element som är till för vad.

Där det går fel i praktiken

Koden tas med för sent i utvecklingsprocessen. Förpackningar och produktetiketter fastställs redan månader före produktionsstarten av marknads- eller förpackningsavdelningen. Om QR-koden då måste läggas till blir den för liten, klistras på en krökning där den inte skannar, eller trycks över en söm.

En kod för en hel batch, i stället för en unik kod per produkt. Det fungerar tills det kommer en återkallelse, garantianspråk eller en fråga från en tillsynsmyndighet om ett specifikt exemplar — då visar det sig att alla pass är identiska och ingen kan bevisa vilket pass som hör till vilken fysisk produkt.

Koden hänvisar till en sida som företaget själv hanterar utan standardstruktur. Utan användning av en standardiserad länk, sådan som diskuterad vid GS1 Digital Link, uppstår en lapptäcke av egna URL:er per produktlinje, som är svår att underhålla och inte motsvarar vad köpare, tillsynsmyndigheter eller plattformar förväntar sig.

Ingen har reflekterat över slitage eller skador. En kod som blir oläslig inom ett år på grund av UV-ljus, fukt eller användning underminerar förpliktelsen i artikel 11 att uppgifterna förblir åtkomliga. Vad som praktiskt sett händer då beskrivs under en skadad eller oläslig QR-kod.

Koden hanteras separat från ERP- eller lagersystemet. Om skapandet av den unika koden och länkningen till passet är ett manuellt steg som någon på förpackningsavdelningen lägger till, är risken för fel och eftersläpning stor. Detta är särskilt problematiskt för företag som vill undersöka om passet kan länkas till deras eget ERP- eller lagersystem, men överväger den steget först efter att de första batcherna redan är producerade.

Vad ni kan dokumentera

• En överblick per produktgrupp över var QR-koden placeras fysiskt (produkt, etikett, förpackning eller dokumentation), inklusive skälet för det valet.
• Den metod genom vilken varje produktionsenhet får en unik identifieringskod, och vilken person inom företaget som är ansvarig för att generera och kontrollera den.
• Specifikationer för materialets beskaffenhet och kodanbringingssättet, anpassat till produktens förväntade användningsförhållanden (utomhus, intensiv användning, exponering för fukt eller kemikalier).
• Ett testförfarande: hur och hur ofta kontrolleras det att ett urval av producerade koder faktiskt skannas och leder till rätt pass.
• En dokumenterad överenskommelse om vad som händer om en kod skadas före försäljning (i fabriken eller lagret) jämfört med efter försäljning hos slutanvändaren.
• Dokumentation av länkningen mellan pastsystemet och eventuella andra företagssystem, så att vid personalomsättning eller revision är det klart hur dataflödet fungerar.
• En överblick över vilka produkter som omfattas av flera pass och hur det hänger ihop vid fysisk kodanbringning, relevant när flera pass för en produkt möts på samma artikel.