Krátka odpoveď
Áno, časť digitálneho produktového pasu si môžete sami pripraviť: zbieranie údajov o produktoch, vedenie technickej dokumentácie a určenie, ktoré informácie požaduje nariadenie pre vašu skupinu produktov. Kde sa to stáva náročnejšie, je technická časť: pas musí byť v stanovenom, dohľadateľnom formáte, musí zostať dostupný desať rokov alebo dlhšie prostredníctvom QR dátového nosiča a musí byť aktuálny tak dlho, ako je produkt na trhu. Posledné uvedené si vyžaduje hosting, správu verzií a funkčné prepojenie medzi produktom a údajmi — niečo, čo väčšina podnikov nemá ako hlavnú činnosť.
To, či je pre vašu situáciu rozumné zariaďovať si to sami, závisí od toho, koľko produktov a skupín produktov máte, ako často sa menia špecifikácie a koľko času môžete interne uvoľniť na ich vedenie. Nejde o právnu otázku, ale o praktické zváženie, ktoré si najlepšie urobíte po prvej inventarizácii toho, čo sa od vás presne požaduje.
Čo si môžete urobiť sami
Zbieranie základných údajov je práca, ktorú za vás nikto iný nemôže urobiť: len vy viete, z akých materiálov sa váš produkt skladá, ktorí dodávatelia sú pri tom zapojení a ktorá technická dokumentácia už existuje. Aj určenie zodpovedného pracovníka vo vašej organizácii — niekoho, kto vie, odkiaľ údaje pochádzajú a kto je kontaktnou osobou na zodpovedanie otázok — si zariaďujete sami, bez ohľadu na to, či zvyšok outsourcujete.
Navyše si môžete sami overiť, ktoré povinnosti presne platia pre vašu skupinu produktov. Nariadenie pracuje s delegovanými aktmi na jednotlivé kategórie produktov, a nie každá kategória dostáva pas súčasne alebo rovnakým spôsobom. Kto si to chce overiť sám, nájde v znalostnej základni s vysvetlením podľa témy prehľad podľa situácie vrátane miesta v oficiálnom texte.
Kde si to regieť sám prestáva
Nariadenie stanovuje požiadavky na technické podanie pasu: jedinečné identifikačné číslo, dátový nosič, ktorý ostane skenovateľný, a štruktúru, ktorú môžu stroje čítať bez toho, aby musel človek interpretovať text. Nejde o to, že si dáte PDF na vašu webovú stránku. Musí za tým byť systém, ktorý údaje dlhodobejším spôsobom uchovávajúci, aj ak sa vaša vlastná webová stránka zmení, vaša hostingová spoločnosť skončí alebo vaša spoločnosť zmení administratívny systém.
K tomu sa pridáva, že údaje musia zostať aktuálne. Ak sa špecifikácia zmení, pas musí byť aktualizovaný bez zmeny QR kódu alebo identifikačného čísla — inak sa už nezhoduje prepojenie medzi produktom a pasom. Pre podnik s jednou produktovou líniou je to zvládnuteľné. Pre podnik s produktmi v niekoľkých kategóriách, z ktorých každá má svoje pravidlá a svoje chvíle zmien, sa vedenie stáva čoskoro úlohou, ktorá zostáva vedľa každodenného chodu podniku.
Čo za vás prevezme dodávateľ
Platforma ako prodpas.eu skladá pas z údajov, ktoré poskytujete, hostuje ho počas požadovaného obdobia a poskytuje QR dátový nosič, ktorý spĺňa technické požiadavky. Práca, ktorá ostáva, je presne tá časť, ktorú môžete urobiť iba vy: poskytnúť správne údaje a udržiavať ich aktuálne, keď sa niečo zmení. Pre tých, ktorí chcú vidieť, ako vyzerá toto rozdelenie v praxi, je vysvetlenie toho, odkiaľ údaje pochádzajú a ako sa spracovávajú popis krok za krokom.
Čo za vás dodávateľ nepreberá, je zodpovednosť za správnosť samotných údajov. Či si pas budujete sami alebo si ho necháte zostaviť, výrobca alebo dovozca zostáva zodpovedný za obsah, ktorý je na ňom. Outsourcing teda presúva technickú prácu, nie zodpovednosť za nesprávne alebo zastarané informácie.
Urobiť si to sám, urobiť si to čiastočne alebo outsourcovať
Pre podnikania s jedným jednoduchým produktom a malým počtom zmien môže byť vlastné riadenie reálnou možnosťou, pokiaľ existuje osoba, ktorá môže zabezpečiť technické požiadavky na dátový nosič. Pre podnikania s viacerými skupinami produktov, meniacimi sa špecifikáciami alebo malou internou kapacitou je vhodné zveriť technickú časť na externú správu a zachovať si vlastnú kontrolu nad údajmi. Ktorá situácia sa vzťahuje na vaše podnikanie, sa nedá odpovedať v všeobecných termínoch — to závisí od vašich produktov, vašich procesov a kategórií, v ktorých pôsobíte.
Ak si nie ste istí, ako sa vaša situácia vyvíja, nájdete v najčastejšie kladeným otázkam o tejto nariadení odpoveď na viacero opakujúcich sa pochybností. Pre individuálne posúdenie vašej vlastnej zodpovednosti je právnik alebo príslušný dohľadný orgán stále tým správnym contactom.
Chcete si najprv pozrieť, ako vaše podnikanie približne stojí, skôr ako si vyberiate medzi vlastným vykonávaním a outsourcingom? S krátkou diagnostikou, ktorá v niekoľkých otázkach dá indikáciu dostanete bezplatne prvý prehľad, bez potreby konta.