Stručná odpověď
Ano, část digitálního produktového pasu si můžete připravit sami: sběr údajů o produktu, vedení technické dokumentace a určení, které informace vaše skupinové produkty vyžadují. Obtížnější se stává technická část: pas musí být v pevně stanoveném, dohledatelném formátu, musí být po dobu deseti let nebo déle dostupný prostřednictvím datového nosiče QR a musí být udržován v aktuálním stavu, dokud je produkt na trhu. To vyžaduje hosting, správu verzí a fungující propojení mezi produktem a daty — něco, co nemá většina společností jako svou hlavní činnost.
Zda je pro vaši situaci rozumné si to zařizovat sami, závisí na tom, kolik produktů a skupin produktů máte, jak často se specifikace mění a kolik času můžete interně věnovat jejich údržbě. Není to právní otázka, ale praktická úvaha, kterou si nejlépe ujasnila po prvním inventáru toho, co se vám přesně požaduje.
Co si můžete zařizovat sami
Sběr základních údajů je práce, kterou za vás nemůže nikdo dělat: pouze vy víte, z jakých materiálů se váš produkt skládá, kteří dodavatelé jsou zapojeni a jaká technická dokumentace již existuje. Také určení odpovědné osoby ve vaší organizaci — někoho, kdo ví, kde se údaje berou a kdo je kontaktní osobou pro dotazy — si zařizujete sami, bez ohledu na to, zda jste ostatní činnosti zadali na externisty.
Kromě toho si můžete sami ověřit, jaké povinnosti přesně platí pro vaši skupinu produktů. Nařízení pracuje s delegovanými zákony podle skupiny produktu a ne každá kategorie dostane pas současně nebo stejným způsobem. Kdo si to chce ověřit sám, najde v znalostní bázi s vysvětlením pro jednotlivá témata přehled podle situace, včetně umístění v oficiálním textu.
Kde si zařizování sami končí
Nařízení stanovuje požadavky na to, jak se pas technicky nabízí: jedinečný identifikační číslo, datový nosič, který zůstane skenován, a struktura, kterou mohou číst stroje, aniž by člověk musel text interpretovat. Není to záležitost na umístění PDF na vaše webové stránky. Za tím musí být systém, který údaje dlouhodobě poskytuje, i když se vaše vlastní webové stránky změní, vaše hostingová společnost skončí, nebo vaše společnost změní administrativní systém.
K tomu přichází, že data musí zůstat aktuální. Změní-li se specifikace, pas se musí změnit bez změny QR kódu nebo identifikačního čísla — jinak se propojení mezi produktem a pasem už necocení. U společnosti s jednou produktovou řadou je to pochopitelné. U společnosti s produkty v několika kategoriích, každá se svými vlastními pravidly a vlastními časy změn, se udržování velmi brzy stane úkolem, který zůstane mimo každodenní provoz společnosti.
Co za vás přebírá poskytovatel
Platforma jako prodpas.eu sestavuje pas z údajů, které poskytnete, hostuje ho po dobu požadované lhůty a dodává datový nosič QR, který splňuje technické požadavky. Práce, která zbývá, je přesně ta část, kterou můžete dělat jen vy: poskytnout správné údaje a udržovat je v aktuálním stavu, když se něco změní. Pro ty, kteří chtějí vidět, jak se toto rozdělení v praxi vypadá, je k dispozici vysvětlení, kde údaje pocházejí a jak se zpracovávají podrobný popis.
Čím se poskytovatel za vás neujímá, je odpovědnost za správnost samotných údajů. Ať si pas stavíte sami, nebo si jej necháte sestavit, výrobce nebo dovozce zůstává odpovědný za obsah, který na něm stojí. Zadání externí práce tedy přesouvá technickou práci, nikoli odpovědnost za nesprávné nebo zastaralé informace.
Dělat sám, dělat částečně, nebo zadat externí práci
Pro společnosti s jedním jednoduchým produktem a nízkým počtem změn může být vlastní správa reálnou volbou, pokud je zde někdo, kdo může zajistit technické požadavky na datový nosič. Pro společnosti s více skupinami produktů, měnícími se specifikacemi nebo nízkou interní kapacitou má smysl outsourcovat technickou část a zachovat si kontrolu nad daty. Která situace se vztahuje na vaši společnost, nelze odpovědět v obecných termínech — závisí to na vašich produktech, vašich procesech a kategoriích, ve kterých operujete.
Pokud si nejste jisti, jak se vaše situace vyvíjí, naleznete v nejčastěji kladených otázkách k této vyhlášce odpověď na řadu se opakujících pochybností. Pro individuální posouzení vaší vlastní odpovědnosti zůstává právník nebo příslušný dozorující orgán vhodnou adresou.
Chcete si nejdříve prohlédnout, kde se vaše společnost zhruba nachází, než si vyberete mezi vlastním řešením a outsourcingem? S krátkým skenováním, které v několika otázkách poskytne indikaci obdržíte zdarma první přehled, aniž byste k tomu potřebovali účet.