Det korte svar
Ja, en del af det digitale produktpas kan De selv forberede: indsamling af produktdata, vedligeholdelse af teknisk dokumentation og fastlæggelse af, hvilke oplysninger forordningen kræver for Deres produktgruppe. Der hvor det bliver mere kompliceret, er den tekniske del: passet skal foreligge i et fastlagt, sporbart format, være tilgængeligt i mindst ti år via en QR-databærer, og holdes ajour så længe produktet er på markedet. Sidstnævnte forudsætter hosting, versionsstyring og en fungerende forbindelse mellem produkt og data — noget som de fleste virksomheder ikke har som kerneopgave.
Om det er fornuftigt at håndtere det selv i Deres situation, afhænger af, hvor mange produkter og produktgrupper De har, hvor ofte specifikationer ændres, og hvor meget tid De internt kan afsætte til vedligeholdelse. Det er ikke et juridisk spørgsmål, men en praktisk afvejning, som De bedst tager stilling til efter en indledende kortlægning af, hvad der præcis kræves af Dem.
Hvad De selv kan gøre
Indsamlingen af grundlæggende data er arbejde, som ingen anden kan udføre for Dem: kun De ved, hvilke materialer Deres produkt består af, hvilke leverandører der er involveret, og hvilken teknisk dokumentation der allerede findes. Tilsvarende er det noget, De selv håndterer, at udpege en ansvarlig person inden for Deres organisation — en person, der ved, hvor data kommer fra, og som er kontaktperson ved spørgsmål — uanset om De outsourcer resten.
Derudover kan De selv undersøge, hvilke forpligtelser der gælder for Deres produktgruppe. Forordningen arbejder med delegerede handlinger pr. produktkategori, og ikke alle kategorier får et pas på samme tid eller på samme måde. Hvis De ønsker at undersøge det selv, finder De på videnbanken med forklaring pr. emne et overblik pr. situation, herunder kilden i den officielle tekst.
Hvor selv-håndtering ophører
Forordningen stiller krav til, hvordan passet teknisk skal præsenteres: et entydig identifikationsnummer, en databærer som forbliver scanbar, og en struktur som maskiner kan læse uden, at et menneske skal fortolke teksten. Det handler ikke om at lægge en PDF på Jeres hjemmeside. Der skal være et system bagved, som holder data tilgængeligt på lang sigt, også hvis Jeres egen hjemmeside ændres, Jeres hostingpartner lukker, eller Jeres virksomhed skifter administrationssystem.
Hertil kommer, at dataene skal forblive aktuelle. Ændres en specifikation, skal passet følge med uden at QR-koden eller identifikationsnummeret ændres — ellers stemmer forbindelsen mellem produkt og pas ikke længere. For en virksomhed med én produktlinje er det overskueligt. For en virksomhed med produkter i flere kategorier, hver med egne regler og egne ændringspunkter, bliver vedligeholdelse hurtigt en opgave, som bliver ved siden af den daglige drift.
Hvad en leverandør påtager sig for Dem
En platform som prodpas.eu sammensætter passet ud fra de data, De leverer, hoster det i den påkrævede periode og leverer den QR-databærer, som opfylder de tekniske krav. Det arbejde, der bliver tilbage, er præcis den del, som kun De kan gøre: levering af de rigtige data og opdatering af dem, når noget ændres. For dem, der ønsker at se, hvordan denne fordeling ser ud i praksis, er der på en forklaring på, hvor data kommer fra, og hvordan de behandles en trin-for-trin beskrivelse.
Hvad en leverandør ikke påtager sig for Dem, er ansvaret for dataenes korrekthed. Uanset om De bygger passet selv eller får det sammensat, forbliver fabrikanten eller importøren ansvarlig for det indhold, som står på det. Outsourcing flytter således det tekniske arbejde, ikke ansvaret for forkert eller forældet information.
Selv, delvist eller outsourcing
For bedrifter med et enkelt produkt og få ændringer kan selvforvaltning være en realistisk mulighed, forudsat at der er en person, der kan garantere de tekniske krav til datorbæreren. For bedrifter med flere produktgrupper, varierende specifikationer eller begrænset intern kapacitet er det naturligt at outsource den tekniske del og bevare kontrollen over dataene selv. Hvilken situation der gælder for din virksomhed, kan ikke besvares i almindelige vendinger — det afhænger af dine produkter, dine processer og de kategorier, du opererer i.
Hvis du er i tvivl om, hvor din egen situation ligger, finder du i de mest stillede spørgsmål om denne forordning svar på et antal tilbagevendende tvivltilfælde. For en individuel vurdering af dine egne ansvar er en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed det rigtige sted at henvende sig.
Vil du først se, hvor din virksomhed ligger, før du vælger mellem at gøre det selv og at outsource det? Med en kort scanning, der på få spørgsmål giver en indikation får du gratis et første overblik, uden at du behøver en konto til det.