Die kurze Antwort
Ja, einen Teil des digitalen Produktpasses können Sie selbst vorbereiten: das Sammeln von Produktdaten, die Verwaltung der technischen Dokumentation und die Bestimmung, welche Informationen die Verordnung für Ihre Produktgruppe verlangt. Wo es schwieriger wird, ist der technische Teil: das Passdokument muss in einem festgelegten, nachvollziehbaren Format vorliegen, zehn Jahre oder länger über einen QR-Datenträger erreichbar bleiben und aktuell gehalten werden, solange das Produkt auf dem Markt ist. Letzteres erfordert Hosting, Versionsverwaltung und eine funktionierende Verknüpfung zwischen Produkt und Daten — etwas, das die meisten Unternehmen nicht als Kernaktivität haben.
Ob Selbstregeln in Ihrer Situation sinnvoll ist, hängt davon ab, wie viele Produkte und Produktgruppen Sie haben, wie oft sich Spezifikationen ändern und wie viel Zeit Sie intern für die Verwaltung freimachen können. Das ist keine rechtliche Frage, sondern eine praktische Überlegung, und diese treffen Sie am besten nach einer ersten Bestandsaufnahme dessen, was genau von Ihnen verlangt wird.
Was Sie selbst tun können
Das Sammeln der Basisdaten ist Arbeit, die niemand anderes für Sie tun kann: nur Sie wissen, aus welchen Materialien Ihr Produkt besteht, welche Lieferanten beteiligt sind und welche technische Dokumentation bereits vorhanden ist. Auch die Benennung eines Verantwortlichen in Ihrer Organisation — jemanden, der weiß, woher die Daten stammen und der Ansprechpartner bei Fragen ist — regeln Sie selbst, unabhängig davon, ob Sie den Rest auslagern.
Darüber hinaus können Sie selbst herausfinden, welche Verpflichtungen genau für Ihre Produktgruppe gelten. Die Verordnung arbeitet mit delegierten Rechtsakten pro Produktkategorie, und nicht jede Kategorie erhält gleichzeitig oder auf die gleiche Weise ein Passdokument. Wer das selbst herausfinden möchte, findet hier der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema einen Überblick pro Situation, einschließlich der Fundstelle im offiziellen Text.
Wo das Selbstregeln aufhört
Die Verordnung stellt Anforderungen daran, wie das Passdokument technisch angeboten wird: eine eindeutige Kennnummer, einen Datenträger, der lesbar bleibt, und eine Struktur, die Maschinen auslesen können, ohne dass ein Mensch den Text interpretieren muss. Das ist nicht einfach eine PDF auf Ihrer Website. Es muss ein System dahinter stehen, das die Daten langfristig verfügbar hält, auch wenn sich Ihre eigene Website ändert, Ihr Hosting-Anbieter einstellt oder Ihr Unternehmen das Verwaltungssystem wechselt.
Hinzu kommt, dass die Daten aktuell bleiben müssen. Ändert sich eine Spezifikation, muss das Passdokument mitziehen, ohne dass sich der QR-Code oder die Kennnummer ändert — sonst stimmt die Verknüpfung zwischen Produkt und Passdokument nicht mehr. Für ein Unternehmen mit einer Produktlinie ist das überschaubar. Für ein Unternehmen mit Produkten in mehreren Kategorien, jeweils mit eigenen Regeln und eigenen Änderungsterminen, wird die Verwaltung schnell zur Aufgabe, die neben dem täglichen Betrieb liegen bleibt.
Was ein Dienstleister für Sie übernimmt
Eine Plattform wie prodpas.eu stellt das Passdokument aus den Daten zusammen, die Sie liefern, hostet es während der erforderlichen Zeit und liefert den QR-Datenträger, der den technischen Anforderungen genügt. Die Arbeit, die übrig bleibt, ist genau der Teil, den nur Sie tun können: die richtigen Daten liefern und aktuell halten, wenn sich etwas ändert. Für alle, die sehen möchten, wie diese Aufteilung in der Praxis aussieht, finden Sie hier eine Erläuterung, woher die Daten stammen und wie sie verarbeitet werden eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung.
Was ein Dienstleister nicht von Ihnen übernimmt, ist die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten selbst. Ob Sie das Passdokument selbst erstellen oder zusammenstellen lassen, der Hersteller oder Importeur bleibt verantwortlich für den Inhalt, der darauf steht. Auslagerung verlagert also die technische Arbeit, nicht die Haftung für unrichtige oder veraltete Informationen.
Selbst tun, teilweise tun oder auslagern
Für Unternehmen mit einem einfachen Produkt und wenigen Änderungen kann die Eigenregie eine realistische Option sein, sofern jemand die technischen Anforderungen an den Datenträger gewährleisten kann. Für Unternehmen mit mehreren Produktgruppen, wechselnden Spezifikationen oder geringer interner Kapazität liegt es nahe, den technischen Teil auszulagern und selbst die Kontrolle über die Daten zu behalten. Welche Situation auf Ihr Unternehmen zutrifft, lässt sich nicht in allgemeinen Begriffen beantworten — das hängt von Ihren Produkten, Ihren Prozessen und den Kategorien ab, in denen Sie tätig sind.
Wer unsicher ist, wie die eigene Situation aussieht, findet in den häufig gestellten Fragen zu dieser Verordnung Antworten auf eine Reihe wiederkehrender Zweifelsfälle. Für eine individuelle Einschätzung der eigenen Verantwortung bleiben ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde die richtige Anlaufstelle.
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