La réponse courte
Oui, vous pouvez préparer vous-même une partie du passeport numérique du produit : la collecte des données du produit, la tenue de la documentation technique et la détermination des informations que le règlement demande pour votre catégorie de produits. La partie qui devient plus difficile est la partie technique : le passeport doit être dans un format établi et traçable, rester accessible pendant dix ans ou plus via une étiquette de données QR, et être tenu à jour tant que le produit est sur le marché. Cette dernière exigence nécessite un hébergement, une gestion des versions et un lien fonctionnel entre le produit et les données — quelque chose que la plupart des entreprises n'ont pas comme activité principale.
Le fait que l'auto-gestion soit judicieuse pour votre situation dépend du nombre de produits et de catégories de produits que vous avez, de la fréquence à laquelle les spécifications changent, et du temps que vous pouvez consacrer en interne à leur mise à jour. Ce n'est pas une question juridique mais une question pratique, et vous la résoudrez au mieux après un premier inventaire de ce qui vous est exactement demandé.
Ce que vous pouvez faire vous-même
La collecte des données de base est un travail que personne d'autre ne peut faire pour vous : seul vous savez de quels matériaux votre produit est composé, quels fournisseurs sont impliqués et quelle documentation technique existe déjà. La désignation d'une personne responsable au sein de votre organisation — quelqu'un qui sait d'où proviennent les données et qui est votre interlocuteur en cas de questions — est aussi quelque chose que vous organisez vous-même, que vous sous-traitiez le reste ou non.
De plus, vous pouvez vous-même clarifier les obligations exactes qui s'appliquent à votre catégorie de produits. Le règlement fonctionne avec des actes délégués par catégorie de produits, et chaque catégorie n'obtient pas un passeport en même temps ou de la même manière. Qui souhaite clarifier cela lui-même trouvera dans la base de connaissances avec explications par sujet un aperçu par situation, incluant la source dans le texte officiel.
Où l'auto-gestion s'arrête
Le règlement impose des exigences quant à la façon dont le passeport est techniquement présenté : un numéro d'identification unique, une étiquette de données qui reste lisible au scan, et une structure que les machines peuvent lire sans qu'un humain n'ait besoin d'interpréter le texte. Il ne s'agit pas simplement de mettre un PDF sur votre site Web. Il doit y avoir un système derrière qui rend les données disponibles à long terme, même si votre propre site Web change, si votre prestataire d'hébergement arrête ses activités, ou si votre entreprise change de système administratif.
S'ajoute à cela le fait que les données doivent rester à jour. Si une spécification change, le passeport doit changer en conséquence sans que le code QR ou le numéro d'identification change — sinon, le lien entre le produit et le passeport ne correspond plus. Pour une entreprise ayant une seule gamme de produits, c'est gérable. Pour une entreprise ayant des produits dans plusieurs catégories, chacun avec ses propres règles et ses propres moments de modification, la tenue à jour devient rapidement une tâche qui reste en parallèle des opérations commerciales quotidiennes.
Ce qu'un fournisseur reprend pour vous
Une plateforme telle que prodpas.eu assemble le passeport à partir des données que vous fournissez, l'héberge pendant la durée requise et fournit l'étiquette de données QR qui répond aux exigences techniques. Le travail qui reste est précisément la partie que seul vous pouvez faire : fournir les données correctes et les tenir à jour lorsque quelque chose change. Pour ceux qui souhaitent voir à quoi ressemble cette répartition en pratique, il y a sur une explication sur la provenance des données et leur traitement une description étape par étape.
Ce qu'un fournisseur ne reprend pas, c'est la responsabilité de l'exactitude des données elles-mêmes. Que vous assembliez le passeport vous-même ou que vous le fassiez assembler, le fabricant ou l'importateur reste responsable du contenu qui y figure. La sous-traitance déplace donc le travail technique, non la responsabilité des informations inexactes ou obsolètes.
Faire soi-même, faire en partie soi-même, ou sous-traiter
Pour les entreprises disposant d'un seul produit simple et peu de modifications, l'auto-gestion peut être une option réaliste, à condition qu'une personne soit en mesure de garantir le respect des exigences techniques relatives au support de données. Pour les entreprises opérant dans plusieurs catégories de produits, avec des spécifications variables ou disposant de peu de capacités internes, il est logique de sous-traiter la partie technique tout en gardant le contrôle des données. La situation applicable à votre entreprise ne peut pas être répondue en termes généraux — elle dépend de vos produits, de vos processus et des catégories dans lesquelles vous êtes actif.
Si vous êtes incertain quant à votre situation, vous trouverez dans les questions les plus fréquemment posées sur ce règlement une réponse à un certain nombre de cas problématiques récurrents. Pour une évaluation individuelle de votre propre responsabilité, un juriste ou l'autorité compétente reste le premier interlocuteur.
Voulez-vous d'abord voir où se situe approximativement votre entreprise avant de choisir entre l'auto-gestion et la sous-traitance? Avec un bref diagnostic qui fournit une indication en quelques questions vous obtenez gratuitement un premier aperçu, sans avoir besoin d'un compte.