La respuesta corta
Sí, parte del pasaporte de producto digital puede prepararla usted mismo: la recopilación de datos del producto, el mantenimiento de la documentación técnica y la determinación de qué información solicita la Reglamentación para su grupo de productos. Donde se complica es en la parte técnica: el pasaporte debe estar en un formato fijado y trazable, debe permanecer accesible durante diez años o más a través de un portador de datos QR, y debe mantenerse actualizado mientras el producto esté en el mercado. Esto último requiere hosting, gestión de versiones y un vínculo funcional entre el producto y los datos — algo que la mayoría de las empresas no tienen como actividad principal.
Si es prudente organizar esto usted mismo en su situación depende de cuántos productos y grupos de productos tiene, con qué frecuencia cambian las especificaciones y cuánto tiempo puede liberar internamente para mantenerlos. Esta no es una cuestión jurídica sino una evaluación práctica, que es mejor que realice después de un primer inventario de lo que exactamente se le pide.
Lo que usted puede hacer
La recopilación de los datos básicos es un trabajo que nadie más puede hacer por usted: solo usted sabe de qué materiales está hecho su producto, qué proveedores están implicados y qué documentación técnica ya existe. También la designación de una persona responsable dentro de su organización — alguien que sepa de dónde proceden los datos y sea el punto de contacto para las preguntas — es algo que usted organiza, independientemente de si externaliza el resto.
Además, usted mismo puede averiguar qué obligaciones se aplican exactamente a su grupo de productos. La Reglamentación funciona con actos delegados por categoría de producto, y no todas las categorías obtienen un pasaporte al mismo tiempo o de la misma manera. Quien quiera investigarlo por sí mismo, encontrará en el banco de conocimientos con explicaciones por tema un resumen por situación, incluyendo la referencia en el texto oficial.
Donde se detiene la organización por su cuenta
La Reglamentación establece requisitos sobre cómo se presenta técnicamente el pasaporte: un número de identificación único, un portador de datos que siga siendo scaneable, y una estructura que las máquinas puedan leer sin que una persona tenga que interpretar el texto. No se trata de poner un PDF en su sitio web. Debe haber un sistema detrás que mantenga los datos disponibles a largo plazo, incluso si su propio sitio web cambia, su proveedor de hosting cierra, o su empresa cambia de sistema administrativo.
Además, los datos deben mantenerse actualizados. Si cambia una especificación, el pasaporte debe cambiar sin que el código QR o el número de identificación cambien — de lo contrario, el vínculo entre producto y pasaporte ya no es válido. Para una empresa con una línea de productos, esto es manejable. Para una empresa con productos en varias categorías, cada una con sus propias reglas y sus propios momentos de cambio, mantenerlo se convierte rápidamente en una tarea que se queda fuera de la operación diaria del negocio.
Lo que un proveedor asume por usted
Una plataforma como prodpas.eu reúne el pasaporte a partir de los datos que usted proporciona, lo aloja durante el período requerido y entrega el portador de datos QR que cumple con los requisitos técnicos. El trabajo que queda es exactamente la parte que solo usted puede hacer: proporcionar los datos correctos y mantenerlos actualizados cuando hay cambios. Para quien quiera ver cómo se ve esta división en la práctica, está en una explicación sobre de dónde proceden los datos y cómo se procesan una descripción paso a paso.
Lo que un proveedor no asume de usted es la responsabilidad de la exactitud de los datos mismos. Ya sea que construya el pasaporte usted mismo o lo haga compilar, el fabricante o importador sigue siendo responsable del contenido que figura en él. Externalizar, por lo tanto, desplaza el trabajo técnico, no la responsabilidad de la información inexacta u obsoleta.
Hacerlo usted mismo, hacerlo parcialmente, o externalizarlo
Para empresas con un único producto sencillo y pocos cambios, la autogestión puede ser una opción realista, siempre que haya alguien que pueda garantizar el cumplimiento de los requisitos técnicos del soporte de datos. Para empresas con varios grupos de productos, especificaciones variables o poca capacidad interna, tiene sentido subcontratar la parte técnica y mantener el control sobre los datos. Qué situación es aplicable a su empresa no puede responderse en términos generales — depende de sus productos, sus procesos y las categorías en las que opera.
Quien dude sobre dónde se sitúa su propia situación, encontrará en las preguntas más frecuentes sobre este reglamento respuesta a una serie de casos de duda recurrentes. Para una evaluación individual de su propia responsabilidad, un abogado o la autoridad competente de vigilancia siguen siendo la dirección indicada.
¿Desea ver primero aproximadamente dónde se sitúa su empresa antes de elegir entre autogestionarse y subcontratar? Con un escaneo breve que en unas pocas preguntas proporciona una indicación obtiene de forma gratuita una primera idea, sin necesidad de una cuenta para ello.