A resposta curta
Sim, pode preparar parte do passaporte do produto digital por sua conta: a recolha de dados do produto, a manutenção da documentação técnica e a determinação de que informações a regulamentação solicita para o seu grupo de produtos. Onde fica mais complicado é na parte técnica: o passaporte deve estar num formato estabelecido e rastreável, permanecer acessível durante dez anos ou mais através de um código QR de dados, e manter-se actualizado enquanto o produto estiver no mercado. Este último requer hospedagem, controlo de versões e uma ligação funcional entre produto e dados — algo que a maioria das empresas não tem como actividade principal.
Se organizar por sua conta faz sentido para a sua situação depende de quantos produtos e grupos de produtos tem, com que frequência as especificações mudam e quanto tempo pode disponibilizar internamente para a sua manutenção. Não é uma questão jurídica mas uma avaliação prática, que é melhor fazer após um primeiro inventário do que lhe é exactamente pedido.
O que pode fazer por si próprio
A recolha dos dados básicos é trabalho que ninguém mais pode fazer por si: apenas você sabe de que materiais é constituído o seu produto, quais os fornecedores envolvidos e qual a documentação técnica que já existe. Designar um responsável dentro da sua organização — alguém que saiba de onde vêm os dados e que seja o ponto de contacto para perguntas — é algo que organiza por sua conta, independentemente de subcontratar o resto.
Para além disso, pode descobrir por si próprio quais são exactamente as obrigações para o seu grupo de produtos. A regulamentação funciona com actos delegados por categoria de produto, e nem todas as categorias recebem um passaporte ao mesmo tempo ou da mesma forma. Quem quiser investigar isto por conta própria encontra em a base de conhecimento com explicações por tópico uma visão geral por situação, incluindo a localização no texto oficial.
Onde termina a organização por conta própria
A regulamentação estabelece requisitos para como o passaporte é tecnicamente apresentado: um número de identificação único, um código de dados que permaneça digitalizável e uma estrutura que as máquinas possam ler sem que uma pessoa tenha de interpretar o texto. Não é uma questão de colocar um PDF no seu site. Tem de haver um sistema por trás que mantenha os dados disponíveis a longo prazo, mesmo que o seu próprio site mude, o seu fornecedor de hospedagem deixe de funcionar ou a sua empresa mude de sistema administrativo.
Acrescentamos que os dados devem permanecer actualizados. Se uma especificação mudar, o passaporte deve mudar também sem que o código QR ou o número de identificação mude — caso contrário, a ligação entre o produto e o passaporte deixa de estar correcta. Para uma empresa com uma única linha de produtos, é controlável. Para uma empresa com produtos em múltiplas categorias, cada uma com as suas próprias regras e próprios momentos de alteração, a manutenção rapidamente se torna uma tarefa que permanece ao lado da operação diária do negócio.
O que um fornecedor lhe retira
Uma plataforma como prodpas.eu monta o passaporte a partir dos dados que fornece, aloja-o durante o período exigido e fornece o código QR de dados que cumpre os requisitos técnicos. O trabalho que permanece é exactamente a parte que apenas você pode fazer: fornecer os dados corretos e mantê-los actualizados quando algo muda. Para quem quer ver como essa divisão funciona na prática, em uma explicação sobre onde vêm os dados e como são processados uma descrição passo-a-passo.
O que um fornecedor não o retira é a responsabilidade pela precisão dos dados em si. Quer construa o passaporte por si próprio ou o mande compor, o fabricante ou importador permanece responsável pelo conteúdo nele indicado. Subcontratar desloca assim o trabalho técnico, não a responsabilidade por informações incorrectas ou desactualizadas.
Fazer sozinho, fazer em parte ou subcontratar
Para empresas com um único produto simples e poucas alterações, organizar-se a si próprio pode ser uma opção realista, desde que haja alguém que possa garantir o cumprimento dos requisitos técnicos do suporte de dados. Para empresas com múltiplos grupos de produtos, especificações variáveis ou pouca capacidade interna, faz sentido terceirizar a parte técnica e manter o controlo sobre os dados. Qual situação se aplica à sua empresa não pode ser respondida em termos gerais — depende dos seus produtos, dos seus processos e das categorias em que atua.
Quem tem dúvidas sobre como a sua situação se encaixa, encontra em as perguntas mais frequentes sobre este regulamento resposta a vários casos de dúvida recorrentes. Para uma avaliação individual da sua própria responsabilidade, um jurista ou a autoridade competente de supervisão continua a ser o contacto apropriado.
Quer primeiro ver aproximadamente onde a sua empresa se encontra antes de escolher entre fazer a si próprio e terceirizar? Com uma breve análise que em algumas questões dá uma indicação obtém gratuitamente uma primeira imagem, sem necessidade de uma conta para isso.