La risposta breve
Sì, potete preparare autonomamente una parte del passaporto digitale del prodotto: la raccolta dei dati del prodotto, il mantenimento della documentazione tecnica e la determinazione di quali informazioni la normativa richiede per la vostra categoria di prodotto. Dove diventa più difficile è la parte tecnica: il passaporto deve essere in un formato stabilito e tracciabile, deve rimanere accessibile per dieci anni o più tramite un datacarrier QR, e deve essere mantenuto aggiornato finché il prodotto è sul mercato. Quest'ultimo aspetto richiede hosting, gestione delle versioni e un collegamento funzionante tra il prodotto e i dati — qualcosa che la maggior parte delle aziende non ha come attività principale.
Se è prudente gestire autonomamente la vostra situazione dipende da quanti prodotti e categorie di prodotti avete, da quanto spesso cambiano le specifiche e da quanto tempo potete liberare internamente per il loro mantenimento. Non è una questione giuridica ma una valutazione pratica, che farete al meglio dopo un primo inventario di ciò che vi viene esattamente richiesto.
Cosa potete fare autonomamente
La raccolta dei dati di base è un lavoro che nessun altro può fare per voi: solo voi sapete di quali materiali è composto il vostro prodotto, quali fornitori sono coinvolti e quale documentazione tecnica esiste già. Anche l'individuazione di un responsabile all'interno della vostra organizzazione — qualcuno che sa da dove provengono i dati e chi è il punto di contatto per le domande — è qualcosa che regolate voi stessi, indipendentemente dal fatto che esternalizziate il resto.
Inoltre, potete autonomamente scoprire quali obblighi si applicano esattamente alla vostra categoria di prodotto. La normativa funziona con atti delegati per categoria di prodotto, e non ogni categoria riceve un passaporto contemporaneamente o nello stesso modo. Chi vuole scoprirlo autonomamente, troverà in la knowledge base con spiegazioni per argomento una panoramica per situazione, inclusa la fonte nel testo ufficiale.
Dove la gestione autonoma si ferma
La normativa pone requisiti su come il passaporto deve essere presentato tecnicamente: un numero di identificazione univoco, un datacarrier che rimane scansionabile e una struttura che le macchine possono leggere senza che un essere umano debba interpretare il testo. Non è una questione di mettere un PDF sul vostro sito web. Deve esserci un sistema dietro che mantiene i dati disponibili a lungo termine, anche se il vostro sito web cambia, il vostro provider di hosting smette di operare, o la vostra azienda cambia sistema amministrativo.
A ciò si aggiunge che i dati devono rimanere aggiornati. Se una specifica cambia, il passaporto deve adeguarsi senza che il codice QR o il numero di identificazione cambino — altrimenti il collegamento tra il prodotto e il passaporto non è più corretto. Per un'azienda con una sola linea di prodotti è gestibile. Per un'azienda con prodotti in più categorie, ognuna con regole proprie e momenti di modifica diversi, mantenere i dati aggiornati diventa presto un compito che rimane al di fuori delle operazioni quotidiane dell'azienda.
Cosa un fornitore assume per voi
Una piattaforma come prodpas.eu compone il passaporto dai dati che fornite, lo ospita per il periodo richiesto e fornisce il datacarrier QR che soddisfa i requisiti tecnici. Il lavoro che rimane è esattamente la parte che solo voi potete fare: fornire i dati corretti e mantenerli aggiornati quando qualcosa cambia. Per chi vuole vedere come questa divisione appare nella pratica, troverà in una spiegazione su dove provengono i dati e come vengono elaborati una descrizione passo dopo passo.
Ciò che un fornitore non assume da voi è la responsabilità dell'esattezza dei dati stessi. Sia che costruiate autonomamente il passaporto sia che lo fate compilare, il fabbricante o l'importatore rimane responsabile dei contenuti che vi figurano. L'esternalizzazione sposta quindi il lavoro tecnico, non la responsabilità per informazioni errate o obsolete.
Fare autonomamente, fare in parte, o esternalizzare
Per le aziende con un unico prodotto semplice e pochi cambiamenti, l'autogestione può essere un'opzione realistica, purché sia disponibile una persona in grado di garantire il rispetto dei requisiti tecnici del supporto dati. Per le aziende con più gruppi di prodotti, specifiche variabili o scarsa capacità interna, è logico esternalizzare la parte tecnica mantenendo il controllo dei dati. Quale situazione si applica alla vostra azienda non può essere risolta in termini generali — dipende dai vostri prodotti, dai vostri processi e dalle categorie in cui siete attivi.
Chi ha dubbi su come si presenta la propria situazione, trova in le domande più frequenti su questo regolamento risposta a un numero di dubbi ricorrenti. Per una valutazione individuale della propria responsabilità, un legale o l'autorità di controllo competente rimangono l'indirizzo appropriato.
Volete prima vedere dove si trova approssimativamente la vostra azienda prima di scegliere tra l'autogestione e l'esternalizzazione? Con una breve scansione che in poche domande fornisce un'indicazione ottenete gratuitamente una prima idea, senza aver bisogno di un account.