Qual é o erro mais comum ao inserir um passaporte digital de produto?
O erro mais comum entre empresas que vão implementar um passaporte de produto digital não está na tecnologia nem no texto jurídico. O problema está na base: ninguém dentro da organização é responsável pelos dados que devem constar no passaporte. A compra tem a lista de fornecedores, a qualidade tem os relatórios de testes, e o departamento técnico sabe quais componentes estão realmente no produto. Sem alguém que reúna essas informações, a implementação fica presa na recolha de informações que na verdade já existiam algures na empresa.
A consequência é previsível: seis meses de e-mails de um lado para o outro, dados que se contradizem, e finalmente um passaporte que é compilado com base nas informações que casualmente apareceram primeiro. Isso não é necessariamente incorrecto, mas também não é a base mais sólida para algo que tem de permanecer online durante dez anos.
Porque é que este erro ocorre tão frequentemente
O regulamento relativo aos passaportes de produtos digitais coloca a responsabilidade no fabricante ou importador, mas não diz nada sobre como uma empresa o organiza internamente. Nas empresas maiores, a informação sobre produtos está frequentemente dispersa por vários departamentos e sistemas que nunca foram ligados para este fim. Nas empresas mais pequenas, por vezes falta completamente um sistema, e o conhecimento está na cabeça de algumas pessoas. Em ambos os casos, o primeiro reflexo é passar a questão para quem casualmente está mais próximo do tema, geralmente alguém da compra ou qualidade que recebe então uma tarefa sem mandato para coordenar outros departamentos.
O que corre mal quando ninguém é responsável pelos dados
Sem um responsável claro, surgem três problemas que se reforçam mutuamente. Em primeiro lugar, a recolha de dados demora mais tempo do que o necessário, porque cada departamento espera que outro dê o primeiro passo. Em segundo lugar, não há ninguém que verifique se a informação fornecida está correcta e actualizada, pelo que os erros só são detectados após a publicação do passaporte. Em terceiro lugar, falta um ponto de contacto fixo para a parte que tecnicamente compila o passaporte, o que torna a conversa com um fornecedor de software ou prestador de serviços desnecessariamente complicada.
É também neste momento que as empresas se apercebem de que um passaporte de produto não é um documento único, mas um fluxo de dados que tem de permanecer correcto enquanto o produto estiver no mercado. Quem não o tiver organizado antecipadamente, geralmente só o descobre na primeira alteração: um novo fornecedor, uma composição alterada, ou uma correcção a um dado anteriormente introduzido.
Como evitar o erro
O núcleo da solução é simples de formular, ainda que a execução exija tempo: designe uma pessoa ou uma pequena equipa responsável pela completude e exactidão dos dados do produto, com mandato suficiente para solicitar informações de outros departamentos. Esta responsabilidade não precisa de caber a um jurista ou a um especialista em TI; na prática, funciona frequentemente melhor com alguém que já tenha uma visão geral do produto, como um gestor de produto ou alguém da qualidade.
Ajuda traçar previamente quais os dados necessários e onde estão já registados, antes de falar com um fornecedor ou plataforma sobre a implementação técnica. Com algumas perguntas que lhe podem dar uma indicação obtém rapidamente uma ideia de onde está para os seus próprios produtos, sem necessidade de resolver tudo antecipadamente.
O que isto significa para a cooperação com o seu fornecedor de software
Assim que a responsabilidade estiver atribuída internamente, a conversa com um fornecedor de software ou plataforma corre muito mais suavemente. Pode então colocar questões concretas sobre quais os dados que são transferidos, como são processadas as alterações, e quem permanece responsável pela sua exactidão. Esta última responsabilidade permanece sempre com o fabricante ou importador, mesmo que o processamento técnico tenha sido subcontratado. Na base de conhecimento por tema encontre o contexto desta divisão de responsabilidades, incluindo a localização no texto oficial.
Vale também a pena visualizar antecipadamente como uma plataforma lida com os dados que fornece, especialmente quando se trata de informações sensíveis à empresa. Na página sobre como os dados são armazenados e protegidos leia o que deve observar.
Por fim
O erro mais comum ao introduzir um passaporte digital do produto não reside em regulamentações complicadas, mas numa simples etapa organizacional que é omitida: designar alguém que reúna os dados e os mantenha atualizados. Para a questão de quais obrigações se aplicam exatamente aos seus produtos, o texto oficial ou um jurista continua a ser o ponto de contacto correto. Se pretender primeiro ter uma visão geral da sua situação, efetue a quick-scan gratuita ou leia os outros tópicos na base de conhecimentos.