Hvad er den mest almindelige fejl ved indgivelse af et digitalt produktpas?
Den fejl, der oftest ses hos virksomheder, der skal implementere et digitalt produktpaspoort, ligger ikke i teknikken og heller ikke i den juridiske tekst. Det går galt ved grundlaget: ingen inden for organisationen ejer de data, som skal indgå i passet. Indkøb har leverandørlisten, kvalitet har testrapporterne, og den tekniske tjeneste ved, hvilke komponenter der faktisk sidder i produktet. Uden nogen, der samler det, bliver implementeringen hængende ved at samle information, der egentlig allerede var til stede internt.
Konsekvensen er forudsigelig: et halvt år med mails frem og tilbage, data der modsiger hinanden, og i sidste ende et paspoort, der sammensættes på baggrund af de informationer, der tilfældigvis kom frem først. Det er ikke nødvendigvis forkert, men det er heller ikke det mest solideste grundlag for noget, der skal være online i ti år.
Hvorfor denne fejl forekommer så ofte
Forordningen for digitale produktpasporter lægger ansvaret hos producenten eller importøren, men siger ikke noget om, hvordan en virksomhed organiserer det internt. I større virksomheder er produktinformation ofte spredt over flere afdelinger og systemer, der aldrig har været forbundet til dette formål. I mindre virksomheder mangler der nogle gange ligefrem et system helt, og kendskabet sidder i hovederne på et par personer. I begge tilfælde er den første reaktion at videregive spørgsmålet til den, der tilfældigvis står nærmest emnet, normalt nogen fra indkøb eller kvalitet, der så får en opgave uden mandat til at styre andre afdelinger.
Hvad der går galt, når ingen ejer dataene
Uden klar ejer opstår der tre problemer, der forstærker hinanden. For det første tager indsamlingen af data længere tid end nødvendigt, fordi hver afdeling venter på, at en anden tager det første skridt. For det andet er der ingen, der kontrollerer, om de leverede oplysninger er korrekte og aktuelle, hvorfor fejl først bliver opdaget, når passet er blevet publiceret. For det tredje mangler der et fast kontaktpunkt for den part, der teknisk sammensætter passet, hvilket gør samtalen med en softwareleverandør eller serviceudbyder unødvendigt besværlig.
Det er også det moment, hvor virksomheder opdager, at et produktpaspoort ikke er et engangs-dokument, men en datastrøm, der skal forblive korrekt, så længe produktet er på markedet. Hvis det ikke er blevet delegeret på forhånd, opdager man det normalt først ved den første ændring: en ny leverandør, en ændret sammensætning eller en korrektion på tidligere indtastede data.
Sådan undgår du fejlen
Kernen i løsningen er simpel at formulere, selvom gennemførelsen kræver tid: udpeg én person eller ét lille team, der er ansvarlig for fuldstændigheden og korrektionen af produktdataene, med tilstrækkeligt mandat til at bede andre afdelinger om at levere oplysninger. Det ansvar behøver ikke at ligge hos en jurist eller en IT-specialist; i praksis fungerer det ofte bedst hos nogen, der allerede har overblik over produktet, som en produktleder eller nogen fra kvalitetssagerne.
Det hjælper at kortlægge på forhånd, hvilke data der er nødvendige, og hvor disse allerede er gemt, før du taler med en leverandør eller platform om den tekniske implementering. Med et par spørgsmål, der allerede giver dig en indikation, får du hurtigt overblik over, hvor du står for dine egne produkter, uden at du først behøver at finde ud af alt.
Hvad dette betyder for samarbejdet med din softwareleverandør
Når ejerskabet er delegeret internt, forløber samtalen med en softwareleverandør eller platform betydeligt smidigere. Du kan så stille konkrete spørgsmål om, hvilke data der bliver overført, hvordan ændringer gennemføres, og hvem der forbliver ansvarlig for deres korrekthed. Det sidste forbliver altid hos producenten eller importøren, selv hvis den tekniske behandling er outsourcet. I videnbanken pr. emne Find the background information for this distribution of responsibilities, including the location in the official text.
It is also worth previewing beforehand how a platform handles the data you provide, especially when it comes to business-sensitive information. On the page about how data is stored and secured you can read what to pay attention to.
Finally
The most common mistake when implementing a digital product passport is therefore not in complicated regulations, but in a simple organizational step that is skipped: designating someone who brings the data together and keeps it up to date. For the question of which obligations precisely apply to your products, the official text or a lawyer remains the right point of contact. Do you want to first get an idea of where you stand yourself, then take the free quick-scan or read the other topics in the knowledge base.