Qual è l'errore più comune nell'inserimento di un passaporto digitale dei prodotti?
L'errore più frequente nelle aziende che stanno implementando un passaporto digitale del prodotto non risiede nella tecnologia né nel testo giuridico. Il problema inizia dalle fondamenta: nessuno all'interno dell'organizzazione è responsabile dei dati che devono figurare nel passaporto. L'ufficio acquisti ha l'elenco dei fornitori, la qualità ha i rapporti di prova e il servizio tecnico sa quali componenti si trovano effettivamente nel prodotto. Senza qualcuno che riunisca tutto questo, l'implementazione rimane bloccata nella raccolta di informazioni che in realtà erano già in casa.
La conseguenza è prevedibile: sei mesi di e-mail avanti e indietro, dati che si contraddicono, e alla fine un passaporto compilato sulla base delle informazioni che casualmente sono emerse più rapidamente. Non è necessariamente scorretto, ma non è nemmeno la base più solida per qualcosa che deve rimanere online per dieci anni.
Perché questo errore è così frequente
Il regolamento sui passaporti digitali dei prodotti attribuisce la responsabilità al fabbricante o all'importatore, ma non dice come un'azienda deve organizzarsi internamente. Nelle aziende più grandi, le informazioni sui prodotti sono spesso distribuite su più dipartimenti e sistemi che non sono mai stati collegati per questo scopo. Nelle aziende più piccole, a volte manca completamente un sistema e la conoscenza risiede nella testa di poche persone. In entrambi i casi, il primo riflesso è quello di trasferire la domanda a chi casualmente è più vicino all'argomento, di solito qualcuno degli acquisti o della qualità a cui viene assegnato il compito senza mandato di coordinare altri dipartimenti.
Cosa succede quando nessuno è responsabile dei dati
Senza un chiaro proprietario dei dati, si verificano tre problemi che si rafforzano a vicenda. In primo luogo, la raccolta dei dati richiede più tempo del necessario, perché ogni dipartimento aspetta che un altro faccia il primo passo. In secondo luogo, non c'è nessuno che controlli se le informazioni fornite sono corrette e aggiornate, quindi gli errori vengono scoperti solo dopo la pubblicazione del passaporto. In terzo luogo, manca un punto di contatto fisso per la parte che assembla tecnicamente il passaporto, il che rende la comunicazione con un fornitore di software o un prestatore di servizi inutilmente complicata.
È anche il momento in cui le aziende si rendono conto che un passaporto del prodotto non è un documento una tantum, ma un flusso di dati che deve rimanere corretto finché il prodotto rimane sul mercato. Chi non l'ha assegnato in anticipo di solito lo scopre solo al primo cambiamento: un nuovo fornitore, una composizione modificata o una correzione di un dato precedentemente inserito.
Come evitare questo errore
Il nucleo della soluzione è semplice da formulare, anche se l'implementazione richiede tempo: designare una persona o un piccolo team responsabile della completezza e della correttezza dei dati del prodotto, con mandato sufficiente per chiedere ai vari dipartimenti di fornire i dati. Questa responsabilità non deve necessariamente spettare a un giurista o a uno specialista IT; in pratica, funziona spesso meglio con qualcuno che ha già una visione generale del prodotto, come un product manager o qualcuno dell'assicurazione della qualità.
Aiuta mappare in anticipo quali dati sono necessari e dove sono già archiviati, prima di parlare con un fornitore o una piattaforma dell'implementazione tecnica. Con alcune domande che vi daranno già un'indicazione otterrete rapidamente una visione della situazione per i vostri prodotti, senza dovere prima scoprire tutto.
Cosa significa per la collaborazione con il vostro fornitore di software
Una volta che la responsabilità è assegnata internamente, la comunicazione con un fornitore di software o una piattaforma procede molto più agevolmente. Potrete quindi porre domande concrete su quali dati vengono acquisiti, come vengono implementate le modifiche e chi rimane responsabile della loro correttezza. Quest'ultimo rimane sempre presso il fabbricante o l'importatore, anche se l'elaborazione tecnica è esternalizzata. Nel database per argomento troverete lo sfondo di questa divisione delle responsabilità, inclusa la ubicazione nel testo ufficiale.
Vale anche la pena di visualizzare in anteprima come una piattaforma gestisce i dati che fornite, soprattutto quando si tratta di informazioni sensibili per l'azienda. Sulla pagina su come i dati vengono archiviati e protetti leggete a cosa fare attenzione.
Infine
L'errore più comune nell'implementazione di un passaporto digitale del prodotto non si trova quindi in una normativa complicata, ma in un semplice passaggio organizzativo che viene saltato: designare qualcuno che raccolga e mantenga aggiornati i dati. Per la questione di quali obblighi si applicano esattamente ai vostri prodotti, il testo ufficiale o un avvocato rimangono il punto di contatto corretto. Se volete prima farvi un'idea della vostra situazione, fate la scansione rapida gratuita o leggete gli altri argomenti nella banca dati delle conoscenze.