Ποια είναι το πιο συνηθισμένο λάθος κατά την εισαγωγή ενός ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος;
Το λάθος που εμφανίζεται συχνότερα στις επιχειρήσεις που πρόκειται να εφαρμόσουν ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος δεν βρίσκεται στην τεχνολογία ούτε στο νομικό κείμενο. Το πρόβλημα ξεκινά από τη βάση: κανείς στην οργάνωση δεν είναι ιδιοκτήτης των δεδομένων που πρέπει να περιλαμβάνονται στο διαβατήριο. Η Προμήθεια διαθέτει τον κατάλογο προμηθευτών, η Ποιότητα έχει τις εκθέσεις δοκιμών, και η Τεχνική Υπηρεσία γνωρίζει ποια εξαρτήματα βρίσκονται πραγματικά στο προϊόν. Χωρίς κάποιον που να συνδυάζει αυτά τα στοιχεία, η υλοποίηση παραμένει κολλημένη στη συλλογή πληροφοριών που στην πραγματικότητα ήταν ήδη κάπου εντός της εταιρείας.
Η συνέπεια είναι προβλέψιμη: έξι μήνες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, δεδομένα που αντιφάσκουν μεταξύ τους, και τελικά ένα διαβατήριο που συντάσσεται βάσει των πληροφοριών που τυχαίνει να προέκυψαν πιο γρήγορα. Αυτό δεν είναι απαραίτητα εσφαλμένο, αλλά δεν είναι ούτε η πιο στέρεη βάση για κάτι που πρέπει να παραμείνει διαδικτυακό για δέκα χρόνια.
Γιατί αυτό το λάθος συμβαίνει τόσο συχνά
Ο κανονισμός για τα ψηφιακά διαβατήρια προϊόντων τοποθετεί την ευθύνη στον κατασκευαστή ή στον εισαγωγέα, αλλά δεν λέει τίποτα για το πώς μια επιχείρηση το οργανώνει εσωτερικά. Στις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, οι πληροφορίες προϊόντος είναι συχνά διασκορπισμένες σε διάφορα τμήματα και συστήματα που δεν είχαν ποτέ συνδεθεί για αυτό το σκοπό. Στις μικρότερες επιχειρήσεις, μερικές φορές λείπει εντελώς ένα σύστημα, και η γνώση κατέχεται στα κεφάλια μερικών ανθρώπων. Και στις δύο περιπτώσεις, το πρώτο αντανακλαστικό είναι να περάσει το ερώτημα σε όποιον τυχαίνει να είναι πιο κοντά στο θέμα, συνήθως κάποιον στη Προμήθεια ή στη Ποιότητα που τότε παίρνει μια εργασία χωρίς εντολή να διευθύνει άλλα τμήματα.
Τι πάει στραβά όταν κανείς δεν είναι ιδιοκτήτης των δεδομένων
Χωρίς σαφή ιδιοκτήτη, προκύπτουν τρία προβλήματα που αλληλοενισχύονται. Πρώτον, η συλλογή δεδομένων διαρκεί περισσότερο από το απαιτούμενο, διότι κάθε τμήμα περιμένει ένα άλλο να κάνει το πρώτο βήμα. Δεύτερον, δεν υπάρχει κανείς που να ελέγχει αν τα παρεχόμενα στοιχεία είναι σωστά και ενημερωμένα, γεγονός που έχει ως συνέπεια τα λάθη να εμφανίζονται μόνο αφού το διαβατήριο έχει ήδη δημοσιευθεί. Τρίτον, δεν υπάρχει σταθερό σημείο επικοινωνίας για τον φορέα που συνθέτει το διαβατήριο τεχνικά, κάτι που καθιστά τη συνομιλία με έναν προμηθευτή λογισμικού ή έναν πάροχο υπηρεσιών περιττώς περίπλοκη.
Αυτό είναι επίσης το σημείο όπου οι επιχειρήσεις αντιλαμβάνονται ότι ένα διαβατήριο προϊόντος δεν είναι ένα μοναδικό έγγραφο, αλλά μια ροή δεδομένων που πρέπει να παραμείνει σωστή όσο το προϊόν είναι στην αγορά. Όποιος δεν το έχει ανατεθεί εκ των προτέρων, συνήθως το ανακαλύπτει μόνο κατά την πρώτη αλλαγή: ένας νέος προμηθευτής, μια τροποποιημένη σύνθεση, ή μια διόρθωση σε ένα προηγουμένως καταχωρισμένο στοιχείο.
Πώς να αποφύγετε αυτό το λάθος
Το κύριο σημείο της λύσης είναι απλό να διατυπωθεί, αν και η εκτέλεση απαιτεί χρόνο: ορίστε ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα που είναι υπεύθυνη για την πληρότητα και την ακρίβεια των δεδομένων προϊόντος, με επαρκή εξουσίες ώστε να ζητήσει από άλλα τμήματα να παράσχουν τα στοιχεία. Αυτή η ευθύνη δεν χρειάζεται να ανατεθεί σε ένα νομικό σύμβουλο ή έναν IT ειδικό· στην πράξη, συχνά λειτουργεί καλύτερα όταν ανατεθεί σε κάποιον που ήδη έχει μια εικόνα του προϊόντος, όπως ένας υπεύθυνος διαχείρισης προϊόντος ή κάποιος από τη Ποιότητα.
Βοηθά να χαρτογραφήσετε εκ των προτέρων ποια δεδομένα είναι απαραίτητα και πού είναι ήδη καταγεγραμμένα, πριν μιλήσετε με έναν προμηθευτή ή μια πλατφόρμα για την τεχνική υλοποίηση. Με μερικές ερωτήσεις που θα σας δώσουν ήδη μια ένδειξη θα λάβετε γρήγορα μια εικόνα του σημείου όπου βρίσκεστε για τα δικά σας προϊόντα, χωρίς να χρειάζεται πρώτα να ανακαλύψετε τα πάντα.
Τι σημαίνει αυτό για τη συνεργασία με τον προμηθευτή λογισμικού σας
Μόλις η ιδιοκτησία ανατεθεί εσωτερικά, η συνομιλία με έναν προμηθευτή λογισμικού ή μια πλατφόρμα διενεργείται σημαντικά πιο ομαλά. Μπορείτε τότε να θέσετε συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με ποια δεδομένα θα ληφθούν, πώς θα εισαχθούν οι αλλαγές, και ποιος παραμένει υπεύθυνος για την ακρίβειά τους. Η τελευταία ευθύνη παραμένει πάντα στον κατασκευαστή ή στον εισαγωγέα, ακόμα και αν η τεχνική επεξεργασία έχει εξωτερικευθεί. Στο τράπεζα γνώσης ανά θέμα θα βρείτε το υπόβαθρο αυτής της διανομής των ευθυνών, συμπεριλαμβανομένης της θέσης στο επίσημο κείμενο.
Είναι επίσης απαραίτητο να προεπισκοπηθεί εκ των προτέρων ο τρόπος με τον οποίο μια πλατφόρμα χειρίζεται τα δεδομένα που παρέχετε, ιδίως όταν πρόκειται για πληροφορίες που είναι ευαίσθητες για την επιχείρηση. Στη σελίδα σχετικά με πώς αποθηκεύονται και προστατεύονται τα δεδομένα θα διαβάσετε σε τι πρέπει να προσέξετε.
Τέλος
Το πιο συνηθισμένο λάθος κατά την εισαγωγή ενός ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος δεν βρίσκεται λοιπόν σε περίπλοκη νομοθεσία, αλλά σε ένα απλό οργανωτικό βήμα που παραλείπεται: η ορισμός κάποιου που θα συγκεντρώνει και θα ενημερώνει τα δεδομένα. Για το ερώτημα ποιες ακριβώς υποχρεώσεις ισχύουν για τα προϊόντα σας, το επίσημο κείμενο ή ένας δικηγόρος παραμένει το σωστό σημείο επικοινωνίας. Αν θέλετε πρώτα να έχετε μια εικόνα του που βρίσκεστε, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε τα άλλα θέματα στη βάση γνώσης.