Was ist der häufigste Fehler beim Eingeben eines digitalen Produktpasses?
Der häufigste Fehler, den Unternehmen bei der Einführung eines digitalen Produktpasses machen, liegt nicht in der Technik und auch nicht im rechtlichen Text. Das Problem beginnt bei den Grundlagen: Niemand in der Organisation ist Eigentümer der Daten, die in den Pass aufgenommen werden müssen. Die Beschaffung hat die Lieferantenliste, die Qualität hat die Testberichte, und der technische Dienst weiß, welche Komponenten tatsächlich im Produkt enthalten sind. Ohne jemanden, der das zusammenbringt, bleibt die Einführung bei der Sammlung von Informationen stecken, die eigentlich bereits im Haus vorhanden waren.
Die Folge ist vorhersehbar: ein halbes Jahr hin- und hergehende E-Mails, sich widersprechende Daten und letztendlich ein Pass, der auf der Grundlage der Informationen zusammengestellt wird, die zufällig am schnellsten vorlagen. Das ist nicht unbedingt falsch, aber es ist auch nicht die solideste Grundlage für etwas, das zehn Jahre lang online verfügbar sein soll.
Warum dieser Fehler so häufig auftritt
Die Verordnung für digitale Produktpässe legt die Verantwortung beim Hersteller oder Importeur, sagt aber nichts darüber, wie ein Unternehmen dies intern organisiert. Bei größeren Unternehmen sind Produktinformationen oft auf mehrere Abteilungen und Systeme verteilt, die nie zu diesem Zweck miteinander verbunden wurden. Bei kleineren Unternehmen fehlt manchmal sogar ein System ganz, und das Wissen sitzt in den Köpfen einiger weniger Menschen. In beiden Fällen ist der erste Reflex, die Frage an denjenigen weiterzuleiten, der zufällig dem Thema am nächsten steht, normalerweise jemand aus dem Einkauf oder der Qualität, der die Aufgabe dann ohne Mandat zur Steuerung anderer Abteilungen erhält.
Was schiefgeht, wenn niemand Eigentümer der Daten ist
Ohne klaren Eigentümer entstehen drei Probleme, die sich gegenseitig verstärken. Erstens dauert die Datenerfassung länger als nötig, weil jede Abteilung wartet, bis eine andere den ersten Schritt macht. Zweitens gibt es niemanden, der überprüft, ob die bereitgestellten Informationen korrekt und aktuell sind, so dass Fehler erst auffallen, wenn der Pass bereits veröffentlicht ist. Drittens fehlt ein fester Ansprechpartner für die Partei, die den Pass technisch zusammenstellt, was das Gespräch mit einem Softwareanbieter oder Dienstleister unnötig umständlich macht.
Dies ist auch der Moment, in dem Unternehmen bemerken, dass ein Produktpass kein einmaliges Dokument ist, sondern ein Datenstrom, der solange stimmen muss, wie das Produkt auf dem Markt ist. Wer dies vorher nicht geklärt hat, entdeckt es normalerweise erst bei der ersten Änderung: ein neuer Lieferant, eine geänderte Zusammensetzung oder eine Korrektur an einem zuvor eingegebenen Datum.
Wie Sie diesen Fehler vermeiden
Der Kern der Lösung ist einfach zu formulieren, auch wenn die Umsetzung Zeit braucht: Weisen Sie eine Person oder ein kleines Team an, das für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Produktdaten verantwortlich ist, mit ausreichendem Mandat, um andere Abteilungen um Bereitstellung zu bitten. Diese Verantwortung muss nicht bei einem Juristen oder IT-Spezialisten liegen; in der Praxis funktioniert es oft am besten bei jemandem, der bereits einen Überblick über das Produkt hat, wie ein Produktmanager oder jemand aus dem Qualitätsmanagement.
Es hilft, vorher abzubilden, welche Daten erforderlich sind und wo sie bereits vorhanden sind, bevor Sie mit einem Anbieter oder einer Plattform über die technische Umsetzung sprechen. Mit ein paar Fragen, die Ihnen bereits einen Hinweis geben erhalten Sie schnell einen Überblick über Ihre eigenen Produkte, ohne dass Sie dafür zunächst alles herausfinden müssen.
Was dies für die Zusammenarbeit mit Ihrem Softwareanbieter bedeutet
Sobald die Verantwortung intern geklärt ist, verläuft das Gespräch mit einem Softwareanbieter oder einer Plattform erheblich reibungsloser. Sie können dann konkrete Fragen darüber stellen, welche Daten übernommen werden, wie Änderungen durchgeführt werden und wer für deren Richtigkeit verantwortlich ist. Letzteres bleibt immer beim Hersteller oder Importeur, auch wenn die technische Verarbeitung ausgelagert ist. In der Wissensdatenbank nach Thema Sie finden den Hintergrund zu dieser Verteilung der Verantwortung, einschließlich der Fundstelle im offiziellen Text.
Es lohnt sich auch, vorab zu überprüfen, wie eine Plattform mit den von Ihnen bereitgestellten Daten umgeht, besonders wenn es um geschäftssensible Informationen geht. Auf der Seite über wie Daten gespeichert und geschützt werden lesen Sie, worauf zu achten ist.
Abschließend
Der häufigste Fehler bei der Einführung eines digitalen Produktpasses liegt also nicht in komplizierten Vorschriften, sondern in einem einfachen organisatorischen Schritt, der übersprungen wird: jemanden benennen, der die Daten zusammenbringt und aktuell hält. Bei der Frage, welche Verpflichtungen genau für Ihre Produkte gelten, bleiben der offizielle Text oder ein Jurist die richtige Anlaufstelle. Wenn Sie sich zunächst selbst ein Bild davon machen möchten, wo Sie stehen, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die anderen Themen in der Wissensdatenbank.