Mikä on yleisin virhe digitaalisen tuotepassin syöttämisessä?
Virhe, joka esiintyy useimmin yrityksissä, jotka ottavat käyttöön digitaalisen tuotepassin, ei ole tekniikassa eikä juridisessa tekstissä. Ongelma on perusasioissa: kukaan organisaatiossa ei ole tietojen omistaja, jotka tulee sisällyttää pasportiin. Hankinnoilla on toimittajaluettelo, laadulla on testiraportit, ja tekninen osasto tietää, mitkä osat todella ovat tuotteessa. Ilman henkilöä, joka yhdistää nämä, käyttöönotto jumiutuu tietojen keräämiseen, jotka olivat jo jonkun muun hallussa.
Seuraus on ennakoitavissa: puoli vuotta edestakaisin lähetettäviä sähköposteja, ristiriitaisia tietoja ja lopulta passaportti, joka kootaan tietoista, jotka sattumalta nousivat pintaan nopeimmin. Se ei välttämättä ole virheellinen, mutta se ei ole myöskään vankin perusta jollekin, joka on oltava online kymmenen vuotta.
Miksi tämä virhe esiintyy niin usein
Digitaalisten tuotepassien asetus sijoittaa vastuun valmistajalle tai maahantuojalle, mutta ei kerro, miten yritys järjestää sen sisäisesti. Suuremmissa yrityksissä tuotetiedot ovat usein hajallaan useiden osastojen ja järjestelmien välillä, joita ei ole koskaan kytketty yhteen tätä tarkoitusta varten. Pienemmissä yrityksissä puuttuu joskus kokonaan järjestelmä, ja tieto on muutaman ihmisen päässä. Molemmissa tapauksissa ensimmäinen reaktio on siirtää kysymys sille, joka sattuu olemaan lähimpänä aihetta, yleensä henkilölle hankinnoista tai laadusta, joka saa tehtävän ilman mandaattia muiden osastojen johtamiseen.
Mitä menee pieleen, kun kukaan ei omista tietoja
Ilman selkeää omistajaa syntyy kolme ongelma, jotka vahvistavat toisiaan. Ensinnäkin tietojen kerääminen kestää kauemmin kuin on tarpeen, koska jokainen osasto odottaa, että joku muu tekee ensimmäisen askeleen. Toiseksi ei ole ketään, joka tarkistaa, ovatko toimitetut tiedot oikein ja ajantasaisia, minkä vuoksi virheet paljastuvat vasta, kun passaportti on jo julkaistu. Kolmanneksi puuttuu kiinteä yhteyshenkilö sille osapuolelle, joka kokoaa passaportin teknisesti, mikä tekee keskustelusta ohjelmistotoimittajan tai palveluntarjoajan kanssa tarpeettoman hankalaa.
Tämä on myös hetki, jolloin yritykset huomaavat, että tuotepassi ei ole kertaluonteinen asiakirja, vaan datatvirta, joka on pysyttävä kunnossa niin kauan kuin tuote on markkinoilla. Kuka ei ole hoitanut tätä etukäteen, huomaa sen yleensä ensimmäisellä muutoksella: uusi toimittaja, muutettu koostumus tai korjaus aiemmin syötettyyn tietoon.
Kuinka välttää virheen
Ratkaisun ydin on yksinkertainen muotoilla, vaikka toteutus vie aikaa: nimeä yksi henkilö tai pieni tiimi, joka vastaa tuotetietojen täydellisyydestä ja oikeellisuudesta, ja jolla on riittävä valtuutus pyytää muita osastoja toimittamaan tietoja. Tämä vastuu ei tarvitse kuulua juristille tai IT-asiantuntijalle; käytännössä se toimii usein parhaiten henkilöllä, jolla on jo yleiskuva tuotteesta, kuten tuotejohtajalla tai laadunhallinnon henkilöllä.
Auttaa, jos kartoitat etukäteen, mitä tietoja tarvitaan ja mistä ne jo löytyvät, ennen kuin keskustelet toimittajan tai alustan kanssa teknisestä käyttöönotosta. Jos muutamaa kysymystä, jotka antavat sinulle jo jonkin käsityksen saat nopeasti käsityksen siitä, missä olet omillesi tuotteidesi osalta, ilman että sinun tarvitsee ensin selvittää kaikkea.
Mitä tämä tarkoittaa yhteistyölle ohjelmistotoimittajasi kanssa
Kun omistajuus on järjestetty sisäisesti, keskustelu ohjelmistotoimittajan tai alustan kanssa sujuu huomattavasti sujuvammin. Voit sitten esittää konkreettisia kysymyksiä siitä, mitkä tiedot siirretään, kuinka muutokset tehdään ja kuka vastaa niiden oikeellisuudesta. Jälkimmäinen vastuu jää aina valmistajalle tai maahantuojalle, vaikka tekninen käsittely olisi ulkoistettu. Tunti Tietovarastossa aiheittain löydät taustan vastuualueista, mukaan lukien virallisen tekstin lähteen.
Kannattaa myös esikatsella etukäteen, miten alusta käsittelee toimittamiasi tietoja, varsinkin jos kyse on liikesalaisuuksista. Sivulla miten tietoja säilytetään ja suojataan voit lukea, mihin kiinnittää huomiota.
Lopuksi
Yleisin virhe digitaalisen tuotepassin käyttöönotossa ei siis ole monimutkainen säännöstö, vaan yksinkertainen organisatorinen askel, joka jätetään väliin: jonkun nimeäminen keräämään ja ylläpitämään tietoja ajantasaisina. Kysymykseen siitä, mitkä velvollisuudet täsmälleen koskevat tuotteitasi, virallinen teksti tai lakimies on oikea yhteyshenkilö. Halutessasi ensin saada itse kuvan tilanteestasi, tee ilmainen pikakysely tai lue muita aiheita tietopankista.