Voinko linkittää tuotepassin ERP- tai varastojärjestelmääni?

Kytkeminen on mahdollista, mikäli tiedot toimitetaan strukturoidussa muodossa

Digitaalisen tuotepassin kytkeminen ERP- tai varastointijärjestelmään on periaatteessa mahdollista, koska ESPR määrää, että digitaalinen tuotepassi rakennetaan teknisesti siten, että tietojenvaihto on yhteensopivaa ja konepuolelta luettavaa (ESPR:n 11 artikla, asetus (EU) 2024/1781). Se tarkoittaa, että tiedot, jotka ovat jo ERP- tai varastointijärjestelmässä — materiaalien koostumus, alkuperä, osat, erä- tai sarjanumerot — voivat periaatteessa olla lähteenä, josta passi kootaan. Kytkeminen ei ole suora, reaaliaikainen yhteys kahden järjestelmän välillä, vaan se perustuu siihen, että samat sisäisesti jo ylläpidetyt tiedot toimitetaan sopivassa muodossa passille.

Mitkä tiedot tämä toimii, ja mitkä eivät

Tämä koskee tietoja, jotka ovat jo tallennettuina jonnekin ja jotka ovat merkityksellisiä tietyn tuotteen passille: tekniset määritelmät, materiaalitiedot, korjaus- ja huoltotiedot tai alkuperätiedot. Tämäntyyppisille tiedoille strukturoitu toimitus olemassa olevasta järjestelmästä on loogista. Kysymys ei ole yleisestä, pysyvästä järjestelmäkytkennästä, jonka ESPR määrää — asetus ei velvoita mitään valmistajaa tai maahantuojaa tiettyyn teknologiaan, sovellusliittymään tai ohjelmistopakettiin. 11 artikla koskee itse passin teknistä rakentamista: miten tietojen siirtoväline, rekisteri ja tietojen saatavuus on järjestetty. Se ei määrää, miten yritys järjestää tai vie omaa ERP-järjestelmäänsä. On myös tärkeää huomata, että ne tiedot, jotka täsmälleen on oltava passissa, vaihtelevat tuoteryhmittäin ja ne laaditaan tuoteryhmäkohtaisesti delegoidulla säädöksellä. Se, mikä on yhdelle tuotteelle merkityksellinen ERP-kenttä (esimerkiksi materiaalien prosenttiosuus), ei välttämättä ole toisen tuoteryhmän kannalta sovellettavissa.

Tekniset vaatimukset ovat jo voimassa, tuoteryhmäkohtainen täsmentäminen ei ole vielä kaikkialla

Itse ESPR, jonka yleiset vaatimukset digitaalisesta tuotepassista (10 artikla) ja sen tekninen rakentaminen (11 artikla), on vahvistettu ja muodostaa kehyksen, jossa jokaisen tuotepassin on toimittava jatkossa. Se, milloin konkreetti tuote todella tarvitsee passin ja mitkä tiedot sen on täsmälleen sisällettävä, järjestetään erikseen tuoteryhmittäin. Monille tuoteryhmille tämä täsmentäminen on vielä julkaisematta tai vielä voimassa olevaa. Siihen asti, kunnes tuoteryhmälle on vahvistettu, mitkä tiedot ovat pakollisia, ei siis ole vielä konkreettista velvoitetta järjestää kytkentää tai tietovirtaa ERP-järjestelmästä — on kuitenkin hyödyllistä jo tietää, mistä relevantit tiedot sisäisesti tulisivat, jotta velvoitteen alkamisen yhteydessä ei tarvitse aloittaa nollasta.

Miten tämä käytännössä toteutetaan

Ensimmäinen vaihe on tarkistaa, mitä tietoja ERP- tai varastojärjestelmässä on jo olemassa ja jotka liittyvät siihen, mitä passi tyypillisesti sisältää: tuotetunnistus, materiaalin koostumus, alkuperä, osat, takuu- tai korjaustiedot. Sen jälkeen on tarkoituksenmukaista tarkastella, kuinka nämä tiedot voidaan viedä järjestelmästä — tiedostona, raportteina tai strukturoidun rajapinnan kautta — muodossa, joka on luettavissa ja siirrettävissä, artiklan 11 mukaisesti, jonka mukaan passi on avoin ja yhteentoimiva. Seuraavaksi on tärkeää yhdistää tiedot artiklan 10 mukaisesti vaadittuun ainutlaatuiseen tuotetunnukseen, jotta jokainen passi on selvästi osoitettavissa oikeaan tuotteeseen. Koska passissa on oltava tuotteen koko elinkaaren ajan ajantasaista tietoa, on käytännöllistä pohtia myös toistuva prosessi: kuinka muutos ERP-järjestelmässä (esimerkiksi muutettu osa tai uusi toimittaja) toimitetaan tietyllä hetkellä passin tietoihin. Tämän ei tarvitse tapahtua välttämättä reaaliajassa — säännöllinen toimitus, esimerkiksi muutosten tai uusien tuotantojen yhteydessä, riittää useimmissa tapauksissa hyvin. Alusta, joka kokoaa passeita toimitetuista tiedoista, kuten prodpas.eu, vastaanottaa nämä tiedot yleensä juuri tällä tavalla: strukturoiduksi toimitukseksi valmistajan tai tuojan olemassa olevasta hallinnosta, ei pysyvänä live-yhteytenä kahden järjestelmän välillä.

Mistä tämä johtuu: ESPR:n artiklan 10 ja 11

Digitaalisen tuotepassin yhteentoimivuus ja koneiden luettavuus on määrätty ESPR:n (EU:n asetus 2024/1781) 11 artiklassa, joka säätää passin tekniikasta ja toiminnasta. Saman asetuksen 10 artikla kuvaa yleiset vaatimukset, joita passin on täytettävä, mukaan lukien koppaaminen ainutlaatuiseen tuotetunnukseen. Nämä artiklaluokat muodostavat yhdessä perustan sille, miksi olemassa olevasta järjestelmästä peräisin olevat lähdetiedot voivat olla sopiva tulo passia varten, kunhan ne toimitetaan strukturoidussa muodossa — ilman että asetus määrää, mitä tekniikkaa tai järjestelmää yritys sisäisesti käyttää.

Jos haluat ryhtyä varautumistoimiin jo nyt, on parasta aloittaa tekemällä yleiskatsaus siitä, mitä tuotetietoja omasta ERP- tai varastojärjestelmästä löytyy ja missä muodossa ne voidaan viedä. Kun omalle tuoteryhmälle on selvää, mitä tietoja passin on sisällettävä, on tietojen toimitus olemassa olevasta hallinnosta yleensä käytännöllinen lähtökohta.