Kas saan tootetunnistuse oma ERP- või varude süsteemiga ühendada?

Sidemine on võimalik, tingimusel et andmed tarnitakse struktureeritud kujul

Tootepassi sidumamine ERP- või varustussüsteemiga on sisuliselt võimalik, kuna ESPR ette näeb, et digitaalne tootepas on tehislikult ehitatud sel viisil, et andmete vahetus toimub interoperaablelt ja masinloetavalt (ESPR artikkel 11, määrus (EL) 2024/1781). See tähendab, et andmed, mis asuvad juba ERP- või varustussüsteemis — materjalide koostis, päritolu, komponendid, partii- või seerianumbrid — võivad põhimõtteliselt olla allikaks, millest passer koostatakse. Sidemine ei ole siis otsene, reaalajaline ühendus kahe süsteemi vahel, vaid asjaolu, et samad andmed, mida ettevõte siseselt juba säilitab, tarnitakse passi jaoks sobivas vormingus.

Milliste andmete puhul see toimib ja milliste puhul mitte

See käsitleb andmeid, mis asuvad juba kuskil ja mis on asjakohased konkreetse toote passi jaoks: tehnilistest spetsifikatsioonidest, materjaliteabest, parandus- ja hooldusteabest või päritoluteabest. Selliste andmete puhul on struktureeritud tarnimine olemasolevast süsteemist loogiline. Tegemist ei ole üldise, püsiva süsteemisideemisega, mida ESPR ette näeb — määrus ei kohusta ühegi tootja ega importöri kasutama konkreetset tehnoloogiat, API-t ega tarkvarapaketti. Artikkel 11 käsitleb passi enda tehnilist ülesseadistamist: kuidas on andmete kandjaid, registrit ja andmete juurdepääsu korraldatud. See ei määratle, kuidas ettevõte oma ERP-süsteemi ülesseadistab ega eksporteerib. Samuti oluline: millised andmed peaksid täpselt passis asuma, varieerub toterühm tooterühma järgi ja on iga tooterühma puhul eraldi delegeeritud õigusaktis välja töötatud. Mis ühe toote puhul on asjakohane ERP-väli (näiteks materjali protsent), ei pruugi teise tooterühma puhul kohalduda.

Tehnilistele nõuetele vastavus kehtib juba, toterühma täitmine mitte kõikjal

ESPR ise, kus on digitaalse tootepassi üldeeskirjad (artikkel 10) ja selle tehniline ülesseadistamine (artikkel 11), on vastu võetud ja moodustavad raamistiku, milles iga tootepas peab toimima. Millal konkreetne toode tegelikult passi vajab ja millised andmed sinna täpselt peaksid asuma, reguleeritakse eraldi iga tooterühma puhul. Paljude tooterühmade puhul ei ole see täpsustamine veel avaldatud ega veel jõustunud. Kuni hetkeni, mil tooterühma puhul on selge, millised andmed on kohustuslikud, ei ole seega veel konkreetset kohustust ERP-süsteemist sideme või andmevoo sisseseadistamiseks — siiski on mõttekas juba teada saada, kust asjaomased andmed siseselt tuleksid, et kohustuslikkuse alusel ei peaks nullist alustama.

Kuidas seda praktikas nõutakse

Esimene samm on kontrollida, millised andmed on teie ERP- või varude haldustarkvara süsteemis juba olemas ja mis puudutavad seda, mida passiivne dokumentatsioon tavaliselt sisaldab: toote identifitseerimise, materjalikoostu, päritolu, osade loetelu, garantii- või remondi-informatsiooni. Seejärel on otstarbekas vaadata, kuidas neid andmeid süsteemist eksportida on võimalik — failina, aruandena või struktureeritud integreerimise kaudu — kujul, mis on loetav ja ülekantav, kooskõlas avatud ja interoperatiivsete võimalustega, mille pasportidele ette näeb artikkel 11. Järgnevalt on oluline siduda andmed ainulaadse tootidentifitseerimisega, mida passiivne dokument nõuab artikli 10 kohaselt, nii et iga passiivne dokument on tõendatavalt õige tootega seotud. Kuna passiivne dokument peab jääma kajastatud kogu toote elutsükli jooksul, on praktiline arvestada ka korduvprotsessiga: kuidas kantakse muudatus ERP-süsteemis (näiteks kohandatud osa või uus hankija) mingil hetkel passiivse dokumendi sisse. See ei pea olema tingimata reaalajas — perioodiline andmete esitamine, näiteks muudatuste või uute tootmiste puhul, vastab enamikul juhtudel väga hästi. Platvorm, mis koostavad passiivses dokumendi esitatud andmetest, nagu prodpas.eu, saavad need andmed tavaliselt just sel viisil: struktureeritud esitamisena tootja või importöö olemasolevast administratsioonist, mitte kui kahepoolne reaalajas seos kahe süsteemi vahel.

Kust see tuleneb: artikkel 10 ja 11 ESPR-ist

Digitaalse tootepassi interoperatiivsuse ja masinloetavuse kohustus on sätestatud ESPR artikli 11-s (Määrus (EL) 2024/1781), mis reguleerib passi tehnilist seadistust ja tööd. Sama määruse artikkel 10 kirjeldab üldiseid nõudeid, millele passiivne dokument peab vastama, sealhulgas selle sidumine ainulaadse tootidentifitseerimisega. Koos need artiklid moodustavad aluse, miks olemasolevast süsteemist pärit lähtekandmed, kui need on struktureeritult esitatud, sobivad sobivaks sisendiks passiivses dokumendis — ilma et määrus ette näeks, millist tehnikat või süsteemi ettevõte selleks siseselt kasutab.

Kellel on tahe juba ettevalmistatakse, saab alustada oma ERP- või varude haldustarkvara süsteemis olevate tooteandmete ja nende eksportimisvormi ülevaatega. Kui oma tootekategooriale on selge, millised andmed passiivsel dokumendil peab olema, on see esitamine olemasolevast administratsioonist tavaliselt praktiline alguspunkt.